DocsInBox информирует - ФСРАР перенес дату релиза ЕГАИС 3.0 на 15 марта! У вас есть чуть больше двух недель на подготовку и переход на регистр 3.

До 15.03.18 можно работать по второму регистру. По ранее направленный накладным второго регистра будет предоставлена возможность направления актов приема, отказа, расхождений, далее все будет идти по новому регистру 3.

Нам так же сообщают - “Обращаем внимание, что в настоящее время накладная 3 версии не требует обязательного указания значений федеральных специальных или акцизных марок по отгружаемой продукции.”

Будьте спокойны. DocsInBox активно отслеживает все нововведения от государства.

Вот ссылка на официальную информацию - http://egais.ru/news/view?id=1538

Друзья, всем привет. Я как-то рассказывал на одном из вебинаров по ЕГАИС про новый термин «фейковое вскрытие».
Суть вот в чем. В одном ресторане была проверка по остаткам ЕГАИС. Проверка нашла вскрытую, но полную бутылку ликера. По словам ресторатора, он открыл бутылку, отлил из нее 10 мл в коктейль и списал в ЕГАИС. Проверка сочла это нарушением и оштрафовала на 100 000 рублей.

Я всегда раньше всем клиентам советовал вскрывать всю алкашку в баре и списывать ее сразу - так проще. Но, этот прецедент делает такой подход вне закона.
Мы решили разобраться в этом вопросе и написали официальный запрос в РАР. Вот что нам ответили.

Письмо от РАР

В общем, вскрытая бутылка считается по нарушенной упаковке, а не по количеству отлитого алкоголя. Если столкнетесь с такой проблемой при проверке - покажите им эти документы и отправьте на три буквы в РАР.

Определение факта вскрытия тары осуществляется путем производства визуального осмотра тары невооруженным или вооруженным глазом, без использования или с использованием специальных приспособлений, которые не влекут нарушения целостности или деформации укупорочного средства, но позволяют визуально определить факт вскрытия тары.

“В случае возникновения сомнений по факту вскрытия упаковки Приказом Минсельхоза РФ от 01.02.2006 № 18 утверждена Методика визуального определения факта вскрытия тары алкогольной продукции», которая устанавливает способы визуального определения факта вскрытия тары и условия, при которых тара считается вскрытой.”

Приказ Росалкогольрегулирования от 12.05.2010 N 32н

1. Доработки в разделе «Заказы»

- Раньше, чтобы подключить заказы, нужно было звонить в поддержку. Теперь каждый наш пользователь может начать пользоваться ими самостоятельно.

- Теперь при работе с поставщиком DocsInBox умеет работать на всех платформах. Так же можно выбрать нужного менеджера из списка или добавить нового, ну или выбрать вариант “Я не знаю своего менеджера” и тогда DocsInBox будет искать всех менеджеров этого поставщика.

- При создании нового заказа – выбор менеджера поставщика запоминается и его данные подгружаются автоматически

- Для поиска конкретного заказа мы добавили расширенный поиск: по ЮЛ поставщика, ресторана и диапазон дат поставки.

2. Доработана работа с ВЕГАИС.

- Исправлены ошибки, ускорена работа с документами.

3. Реализована загрузка накладных от поставщиков из SH.

- Для поставщиков, которые используют Store House, наша тех.поддержка может сделать OLE - соединение и DocsInBox будет автоматом запрашивать накладные.
По данному проекту DocsInBox уже работает с ИП Лемкина, Выпечка 1, Паруса, Ассамблея.

4. По декларациям:

- Если при формировании декларации в поле поставщик/импортер не подтягивается нужное ЮЛ, то его можно внести вручную и обновить справочник.

- В декларациях доработан процесс перехода на последний шаг через “Прогресс-бар”. Теперь при данном способе перехода происходит сохранение декларации и ее проверка;

Несколько трендов в сфере работы с поставщиками.

Это важная тема, мы намеренно ее вставляем в середине нашей цепочки про закупки. В следующих сериях будем на это опираться. Поехали.

• Консолидация закупок и сокращение количества поставщиков. Все наши клиенты хотят, чтобы у них было как можно меньше поставщиков. У нас есть сети, у которых 100 поставщиков на 80 ресторанов, а есть сети на 20 ресторанов, у которых всего 8 поставщиков. Знаем мы и сеть, у которой стоит цель - ОДИН поставщик. Это, конечно, радикально, но очень полезно. Чем меньше поставщиков, тем проще договариваться, контролировать, принимать поставки, делать заказы. Это хотят и рестораны и поставщики, поэтому тут все сходится.
• Переход на электронные накладные. Этот тренд мы создаем сами. И, я вас уверяю, с нами или без нас, но через 5 лет все поставки в ресторанах будут сопровождаться электронными накладными.
• Автоматизация доставки заказов и подтверждения заказов. Таких решений стало появляться много, постепенно рестораны привыкают как-то электронно делать заказы и получать от поставщика отбивку о том, что заказ принят и будет доставлен. Да-да, вотсап тоже считается и пока это самая популярная система автоматизации заказов поставщикам.
• Планирование закупок и автозаказ. Тут нет никаких высших сил, в ритейле это работает уже лет 10. Три года назад мы не верили, что можно это создать в ресторанах. Теперь верим, знаем как сделать и выпустим первую версию в этом году. Но, и без нас, рестораторы учатся планировать заказы и каким-то образом автоматически их создавать.
• Параметризация поставщиков. Оказывается, когда работаешь в длинной стратегии, то долгое плодотворное сотрудничество с поставщиком важнее погони за более низкой ценой на конкретную поставку. Рестораны начинают оценивать поставщиков не по цене. Наиболее частые параметры:
• Процент недовоза (любишь заказы принимать, люби и исполнять их на 100%, чтобы повара не бегали в Магнит докупаться).
• Минимальная сумма поставки (аренда дорогая, холодильников мало, лучше часто и по чутка закупаться, чем вагонами).
• Способность принять заказ в неурочное время. Это в 23:00 понедельника и в 5 утра субботы. Если вы поставщик и читаете это, сделайте прием заказа 24/7 - это 80% успеха и я не понимаю, почему это до сих пор не повсеместная практика.
• Подтверждение заказа. Здесь все просто. Поставщики сейчас делятся на две группы. Одни подтверждают получение заказов. Вторые нет. Вторых не любят, ибо неприятно узнавать, что рукколы нет в момент поставки.

В этом тренде мы видим, что поставщики, которые хорошо отрабатывают по описанным выше параметрам поставляют стабильнее, чем другие. Священный LTV.

Регулярные тендеры и фиксация ценовых соглашений. Да, это правда происходит. Системные сети на всякий случай постоянно проводят тендеры. Чтобы не пропустить важное изменение на рынке. И да, они же фиксируют цены в договорах. Так правильно. Мы ресторанам в этом помогаем тем, что даем списки активных поставщиков по группам товаров в регионах с актуальными прайсами, чтобы рестораны меньше тратили времени на поиск. О том как это работает написано здесь. Выглядеть это может вот так.

Если вы ресторанный поставщик и читаете эти строки, то у меня к вам есть еще кое-что. Мы проводили обширное исследование и у меня есть данные о потребностях ресторана в работе с поставщиками. Мы уже применили эти данные сами (мы поставляем IT в рестораны) и выросли за 2017 год в два раза. Напишите мне на l.komissarov@docsinbox.ru и я с радостью с вами поделюсь результатами исследования.

К нам часто обращаются начинающие рестораторы, которые ищут поставщиков для своего нового ресторана. Также обращаются и опытные, чтобы проверить свою закупочную политику, цены и все такое.

Мы решили написать о том, как именно мы это делаем на примере кейса прошлой недели. Опытный ресторатор Василий открывал новый ресторан и хотел БЫСТРО перебрать всех поставщиков овощей и мяса, чтобы выбрать себе продукты. Василий обратился к нам, потому что перед открытием у него поменялась команда поваров и взгляд на меню. Открываться нужно было через несколько дней и устраивать долгие поиски просто не было времени.

Мы посмотрели по базе поставщиков в DocsInBox самых активных поставщиков в городе по количеству клиентов и накладных. Много клиентов и накладных = поставщик активный и популярный. Мы выбрали 4 поставщиков по овощам и 7 по мясу. После мы сами связались с поставщиками, рассказали про формат ресторана и попросили сделать коммерческие предложения. Упаковав все это вместе в один ексель файл (да-да, мы и не пытаемся пока тут избавиться от екселя) мы выслали Василию результат. Смотрите, как это выглядит.

Внимательный читатель заметит, что прайсы на отдельных вкладках не очень удобны - сложно сравнивать между собой. И будет прав. Однако при выборе мяса и овощей - цена далеко не самое главное, а качества в прайсе не видно. Поэтому мы даже не делали попыток сравнить поставщиков между собой. Далее Василий уже самостоятельно прозвонил поставщиков, назначил пробные поставки, проработал и выбрал себе основного и запасного поставщика. В общей сложности вместо недель поисков процесс занял полдня на нашей стороне и два часа у Василия на первые прозвоны.

Если вдруг у вас есть потребность посмотреть на поставщиков вокруг, поискать что-то получше, чтобы сравнить цены или качество, то оставить заявку можно здесь: begginer.docsinbox.ru/price

В закупочной деятельности очень важной метрикой является оптимальное соотношение цены и качества. Многие рестораторы хотят планировать закупочную цену заранее, чтобы правильно отстраивать ценообразование в меню.

Когда мы планируем закупку по группе товаров, нам важно перемножить все возможные цены на объем из прошлого периода, чтобы выбрать оптимального поставщика. Часто у поставщиков на разные позиции разные цены и нужно смотреть на ситуацию целиком. Мы рекомендуем делать примерно такие подсчеты. Эта диаграмма наглядно показывает разницу в общих затратах на группу товаров. Но, она не учитывает качество продуктов и качество поставщика. Эти вопросы мы разберем отдельно в следующих выпусках.

Сейчас в DocsInBox.Закупки мы сделали следующее. Когда мы делаем заказ, цена на товар у нас подставляется двумя способами:

1. Если есть подписанное с поставщиком ценовое соглашение и оно внесено в систему, то мы берем цену заказа из прайса.

2. Если такого соглашения нет, то мы берем цену из прошлой поставки.

Когда поставщик получает заказ с ценой, у ресторана появляется такое упреждающее изменение цены воздействие, которое, по нашей статистике, очень эффективно. Более 2/3 накладных исполняется по цене заказа.

Мы считаем, что подписывать ценовые соглашения с поставщиками в наше время - это просто правила хорошего тона. Безусловно, по всем позициям это делать крайне сложно. Однако, многие сети ресторанов это делают. В закупках правила Парето тоже исполняются. Оказывается, каждый ресторан тратит половину своего закупочного бюджета всего на 15 товаров. Выявить эти топ-15 товаров можно с помощью легендарной таблицы Шагина*. Когда вы знаете эти товары, вы можете консолидировать закупки по ним в одного-двух поставщиков и зафиксировать цену на какой-либо период. На сегодня все, до встречи в следующих выпусках.

*Сергей Шагин - это один из первых официантов первого ресторана основателей DocsInBox LightFamily. Поработав официантом, Сергей отлично закончил факультет технической кибернетики СПБГПУ, после чего нехило потрудился на внедрениях систем автоматизации в рестораны. Сложно назвать город, в котором Шагин что-то не внедрял. Во время долгих перелетов Сергей и создал несколько таблиц Шагина, которые помогают выявлять топ товары, разбирать инвентаризации, анализировать учет и многое другое. Если вас это заинтересовало, напишите нам в личку, мы вам пришлем эти таблицы. Сейчас Сергей Шагин работает в команде DocsInBox и разрабатывает все, что касается ЕГАИС.

В прошлый раз мы перебрали варианты формирования заказов. Давайте сегодня посмотрим как мы его отправляем, куда он приходит и что дальше вообще.

Мы делаем заказ и нажимаем кнопочку отправить. В этот момент система отправляет два письма. Одно - закупщику, или что важнее Главному Сетевому Закупщику, если он есть. В сетевых структурах в центре всегда хотят знать, что там повара поназаказывали.

Второе письмо получает менеджер поставщика. У него в письме есть и сам заказ (в обеих номенклатурах) и комментарии, и, что самое главное - ексель файл с заказом, который можно загрузить в 1С (Когда поставщику надоедает грузить заказы из екселя, он делает интеграцию с DocsInBox и начинает получать заказы прямо к себе в учетную систему).

У менеджера из письма есть три варианта развития событий:

Нажать кнопку «Принять заказ». В этом случае тот, кто делал заказ получает уведомление, что все ок, заказ принят.

Если заказ полностью исполнен быть не может, или еще что-то пошло не так, менеджер может позвонить, чтобы проговорить устно, может написать письмо в ответ.

Менеджер может перейти в интерфейс DocsInBox и начать переписку с закупщиком по каждой позиции прямо в системе. Как только все улажено, заказ подтверждается.

Далее начинается томительное ожидание доставки заказа. Обычно, поставщик делает накладную в этот же день, накануне отправки. Накладная с помощью документопровода DocsInBox попадает к нам и приемщик на месте уже видит, что привезут.

Приемщик, или закупщик может заранее сопоставить накладную с заказом, увидеть процент недовоза и начать суетиться заранее, чтобы докупить где-то будущий недовоз. Все это позволяет избегать недопоставок, а вместе с ними стоп-листов, а вместе с ними потерь в продажах.

Раз в месяц талантливые закупщики любят поговорить с поставщиками по душам, чтобы обсудить, как сделать взаимодействие лучше. Тут-то и пригождается нам отчет по недовозам. Отчет по недовозам - это уникальная штука, которая позволяет общение в духе «вы все время фигово возите», конвертировать в разговор «Вот смотрите, у нас в прошлом месяце с вами заказы исполнялись на 70%, давайте целиться в 90%, что лично я могу сделать, чтобы вам помочь»? Согласитесь, так конструктивнее.

На сегодня все. В следующих выпусках поговорим о том, как сделать плановую закупочную цену фактической в 100% поставок.

В прошлый раз мы поговорили о планировании денег на поставки. Сегодня расскажу о способах формирования заказа. Итак, первое что мы можем сделать - это сформировать заказ автоматом по последним поставкам. При нажатии на эту волшебную кнопку список позиций заказа формируется исходя из последних поставок за 2 мес назад. В 9 случаях из 10 этого вполне достаточно.

Далее ползем. Бывает так, что поставок еще особо не было, мы только начинаем дружить с поставщиком. В этом случае мы щелкаем кнопку «Заполнить по номенклатуре поставщика». Система загрузит в заказ 100 позиций поставщика по алфавиту. Вы просто проставляете количество и отправляете.

Бывает так, что у этого поставщика мы покупали ранее разные апельсины. В нашей системе учета, в iiko там или store_house это будут одни апельсины. Но нам не все равно какие апельсины привезут в этот раз. Чтобы избежать двояких толкований, мы можем поступить двумя способами:

1. DocsInBox предложит выбрать какие именно апельсины нужны и вы просто кликнете.

2. Вы можете перейти в чатик с менеджером поставщика и написать под строкой заказа что угодно. Ответы менеджера поставщика будут попадать сюда же.

А еще бывает так, что вы хотите просто сделать такой же заказ, как был ранее. Один к одному. Для этого мы сделали отдельную кнопочку и по нашей статистике ее часто нажимают. В этом же сценарии бывает так, что очень хочется сделать заказ не по заказу, а прямо по предыдущей приходной накладной - есть и такое.

Как видите, делать заказ можно кучей способов и мы сделали для этого очень много кнопок. Кнопок не просто много, а слишком много. И мы знаем, как сократить их количество. В итоге мы придем к тому, что будет одна большая кнопка «Доксики, закажите нормально так, чтобы хватило, но и не испортилось». И Доксы закажут. О таинстве автоматических заказов поговорим в следующих выпусках.

В 2015-м году мы внедряли у нас в ресторанах систему конвертов для управления финансовыми потоками.

Мы решали проблему распределения и прогнозирования денег

Все умные способы не работали. Либо работали, но требовали значительных усилий для контроля. Для нашего маленького кафе они как из пушки по воробьям. А система конвертов отлично прижилась.

Что мы сделали:
1. Разбили крупные платежи по неделям. Не один транш, а четыре.
2. Создали конверты:
- Аренда
- ЗП
- Продукты
- Прочие расходы
- Дивиденды

Теперь выручка делится в некоторой пропорции и сразу раскладывается по конвертам.

Самым сложным оказалось решить с продуктами.

Поначалу деньги приходилось гонять из конверта в конверт. Порой путались и ничего не сходилось. Повара все время перетаривались, чем ломали все конверты. Более того, они закупаются на "горку в яме". Это когда на выручку понедельника нужно купить продукты для выходных.

Приезжает поставка, денег в конверте «Продукты» не хватает, приходится в аренду залезать, или не дай бог в дивиденды.

Тогда был исправлен бланк закупки. Там появилось количество, цена!, и внимание!!!! оценочная стоимость заказа.

До этого кухня тарилась в штуках, не обращая внимания на деньги. В общем-то это решило проблему, но все равно было не очень удобно.

Теперь это в прошлом. В DocsInbox.Закупки сумма заказа считается сама по ценовому соглашению или предыдущим поставкам. Тот, кто делает заказ, теперь видит на какую сумму он набегает. А управляющий в одном месте видит все заказы на конкретную дату с суммами и может готовить деньги. Вливайтесь, попробовать наши Закупки можно 7 дней бесплатно. О том, как мы работаем с поставками с отсрочкой платежа, расскажу в следующих выпусках.

Задумывая систему, которая будет кидать накладные от поставщиков в программу ресторана, мы не могли не думать о заказах. Конечно же наша мечта - сделать заказы полностью автоматическими. Именно с этой задачи и начинался наш проект. Но, тогда, годы назад, мы столкнулись с кучей проблем, которые не имели решение и ушли в сторону накладных.

На пути к нашей мечте все еще очень много задач. Нужно добиться верных остатков в iiko или store house, Нужно знать минимальный и максимальный остаток по каждому товару, нужно знать кратность поставок и много других факторов. Сейчас у нас есть способы решения этих задач и мы идем к нашей мечте большими шагами.

Одна из фундаментальных задач заключается в том, что рестораны хотят делать заказы в своей номенклатуре, а поставщики в своей. Можно конечно какую-то из сторон заставить плясать под чью-то дудку, но это слишком скучно. Мы решили, что каждый должен делать так, как ему удобно, а мы организуем перевод. Он уже работает и сейчас ресторан может делать заказ в одной номеклатуре, а поставщик получать его в другой. Это происходит благодаря великой магии сопоставления номенклатуры при приходовании накладных. Велкам. Продукт можно бесплатно попробовать 7 дней.

В следующих постах серии про закупочную деятельность ресторана расскажу про остальные лайф хаки.

Осталось совсем мало времени до очередной сдачи алкодеклараций и команда DocsInBox выпускает очередной релиз обновлений. Все доработки существенно упростят работу по заказам и в системе в целом.

По заказам мы реализовали следующее:

- Упростилась система формирования заказа

Теперь не обязательно помнить, как у поставщика называется нужный ему товар. Можно набрать свое название и DocsInBox предложит варианты номенклатуры поставщика, которые он заказывал ранее.

- Проверка позиций заказа

DocsInBox научился проверять ваш заказ. Теперь если по вашему заказу пришло недостаточное количество продуктов по какой-либо позиции, то на вкладке “Заказ” можно увидеть эту информацию. Теперь ваш закупщик сможет оперативно отреагировать, докупив недостающее количество продуктов.

- Двойное уведомление о заказе

При отправке уведомления менеджеру поставщика о заказе, к письму будет прикладываться файл Excel с вашим заказом. Мы не ограничиваем поставщика почтой. Теперь он может сохранить заказ у себя на компьютере для дальнейшей работы.

- Двойное оповещение о приемке накладных

Некоторые поставщики хотят получать от клиентов фидбэк по поставкам. Теперь они смогут увидеть, все ли принято клиентом и есть ли замечания по качеству поставки в день отгрузки, не дожидаясь бумажной накладной.

Теперь про новинки в системе.

Из новых функций:

1. Ускорение работы с прайс-листом

Теперь загрузка прайс-листа возможна из excel-файла. Некоторые рестораны уже могут вести какие-то прайс-листы в своей учетной системе. Вместо того чтобы вручную переносить их из своей учетной системы в DocsinBox, прайс можно сохранить в excel и загрузить к нам.

2. Загрузка акта сверки от поставщика в формате Excel

При формировании декларации требуется подгрузить информацию о поставках, но большинство поставщиков могут отправить акт сверки только в формате excel - теперь для нас это не проблема.

По остальным доработкам - мы решили около 30 дополнительных задач, которые всплывали при работе с ЕГАИС. Стали еще стабильнее, еще быстрее и еще лучше

Совсем недавно, точнее сказать 20 июля вышло очередное обновление DocsInBox.
Чего нового:

- Возможность добавления заказа на основании прошлого.

Теперь не нужно ничего вносить заново. Просто нажать кнопку “Повторить заказ” и откорректировать заказ

- Автозаполнение полей

“Реквизиты заказа” - при выборе ресторана заполняется таблица поставщиков по данным последних поставок ресторана. Из этих поставщиков предлагается быстрый выбор для формирования заказа.

“Состав заказа” - заполнение таблицы сразу по данным прошлых поставок конкретного ресторана с ценами.

• поправили общую верстку таблицы
• добавили отдельный блок для текстового описания требования поставки
• написали доп.информацию по прошлой поставке номенклатуры

Поправили почти все замечания пользователей по таблице, кроме проблемы с незаполненной единицей измерения поставщика. Но это будет скоро исправлено.

- Исправление ошибок с e-mail рассылками о заказах и доступом поставщика

- Сделали исправление ошибок и улучшение интерфейса

Мы учли все пожелания наших пользователей и стали лучше.

Необходимость фиксации розничные продажи алкоголя в ЕГАИС, создала неожиданные проблемы для отельеров. Некоторые общепринятые привычные действия гостиниц и отелей стали вне правового поля. В частности – продажа алкоголя в мини-барах. Сканировать бутылку перед выкладкой в мини-бар нельзя, так как при розничной продаже, зафиксированной в ЕГАИС, компания обязана выдать покупателю чек, по которому он сможет проверить подлинность товара.

Как же быть с учетом в мини-барах?

Считать реализованной по факту списания со склада?

Ведь искать одну конкретную бутылку в номерах нереально... А могут прийти и потребовать показать... Либо отказаться от алкоголя в мини-барах и поставить автомат в холле?

В этом случае, как вести журнал? По факту- со склада списана, но не реализована… Говорят, что списывает сразу после вскрытия коробки - "упаковка нарушена".

Особенности DocsInBox – поддержка ЕГАИС и полная автоматизация. Вам больше не нужно думать про алкодекларацию и сроки подачи, искать потерянные бутылки и терпеть убытки.

Наш продукт помогает уже более 1000 ресторанам и отелям при работе с алкодекларацией.

Для таких клиентов у нас разработаны несколько способов списания:

1. При уборке номера - в мобильном приложении. Каждый раз при проверке мини-бара, указать количество и название бутылки, которых не хватает - отправить акт списания.

2. Ежедневные инвентаризации на складе, указывать фактический остаток, разницу спишет сам.

3. По приходу сразу же, а инвентаризациями раз в неделю приводить расчетное количество к фактическому.

4. Весь алкоголь при заполнении мини-бара. Как только в мини-бар добавляется позиция - можно считать ее списанной и отправить акт списания.

Всем привет! Мы сегодня завезли классные фичи и делимся "селфи" прямиком из примерочной отдела разработки.

ЕГАИС - совершенству нет предела.
Как мы уже недавно писали, необходимость списания конкретно со второго регистра - давно развеянный миф, поэтому поддержка 2го регистра в DocsInBox изначально не намечалась. Однако время идет, список клиентов растет и недавно мы столкнулись с тем, что все последние клиенты уже пытались работать с другими программами автоматизации для ЕГАИС и наперемещали так, что тех поддержка днями напролет проводила операции со 2ым регистром вручную (Что очень круто, по-моему. Квалификация!). Но мы пришли в ЕГАИС автоматизировать, поэтому с 05.06 DocsInBox поддерживает функциональность 2го регистра. Это не значит, что вам придется думать о перемещениях! Те, кто работают с нами с самого начала даже не заметят новых обозначений.

С 01.07 ЕГАИС целиком переходит на 2ой формат XSD схем для своих документов. DocsInBox уже готов. Когда вы вдруг услышите страшный набор букв "ИКС ЭС ДЭ ДВА", просто вспомните, что вы на DocsInBox.

Мы сточили множество углов этим обновлением. Обязательно загляните в алкожурнал и акты перемещений. Даже декларация теперь сохраняется каждые 20 секунд автоматом! А расширенный поиск теперь корректно срабатывает по поставщику.

Большой брат следит за тобой!
Сложно уследить за всем, когда в сети более 10 точек. Мы открыли для вас доступ к оперативному отчету, который наглядно отображает статус соединения с вашими УТМ и серверами учетной системы. Крайне полезная штука для вашего системного администратора или тех. специалиста.

Замкнутый цикл документопровода.
А что если, вы сможете не только принимать накладные, но и отправлять заказы поставщику внутри одной программы? Да, все верно, заказы официально, как говорится, конфермд! Подробнее можете узнать по телефону
8-800-333-36-18

Итак, по нашему мнению, убеждение о том, что ресторан должен обязательно делать перемещения между регистрами и списывать алкоголь именно со второго регистра - это миф. В методике РАРа написано, что это желательно, но не обязательно. Концепция 1-го и 2-го регистра напоминает связку Основной склад - Склад Бар - Склад Кухня. А мы глубоко убеждены в том, что количество складов в учете должно соответствовать количеству складов в реальном мире. Если в ресторане нет отдельного основного склада, то и в учете он не нужен. Поэтому, если у вас алкоголь весь хранится в баре, можно и нужно избегать виртуальных перемещений между регистрами.

В DocsInBox мы всегда работали с 1-м регистром. Приходовали на него и списывали с него. Мы очень НЕ хотели даже делать поддержку второго регистра и сопротивлялись как могли. Однако, в последнее время к нам переходят очень много ресторанов с других программ и у них второй регистр уже "испачкан". В общем, нам пришлось и мы это сделали. Теперь в DocsInBox тоже есть второй регистр. Но работает он иначе.

1. Запрашивая остатки мы всегда запрашиваем остатки сразу обоих регистров. Это нужно, чтобы бухгалтер нажимал на кнопку как можно меньше раз. Мы любим бухгалтеров. В особенности калькуляторов.

2. Остатки второго регистра хранятся вместе с остатками первого, отображаются в нашей форме среза остатков с пустыми формами А и Б. Такие остатки списываются в первую очередь. Бухгалтеру не нужно думать о регистрах и перемещать. Доксики умные и делают все это сами.

3. Остатки и первого и второго регистра могут быть добавлены в один акт списания. При этом в ЕГАИС отправляется два акта. Для их отслеживания, в акт списания добавлены статусы ЕГАИС, в которых отображается статус каждого акта. На случай, если один акт принят, а второй нет - для редактирования и повторной отправки будут доступны только строки непринятого акта.

Вы знаете, нас безумно вставляет делать решение, которое работает иначе. И нам вдвойне приятно, когда клиенты это отмечают. Вот, недавно, из компании "Вежливые люди" нам прислали вот такой отзыв:

При работе все понятно и удобно, можно даже работать со многими подразделениями сразу, делать перемещение между КПП. Все устраивает, рекомендую ресторанам с алкоголем и вообще всем!

Спасибо за внимание. На сегодня все. В следующих постах будут другие функции новой версии DocsInBox, которая выйдет в свет сегодня на закате.

В конце той недели ЕГАИС ошарашил всех новыми правилами для формирования даты в документах, запретив подписание оных "задним числом". На фоне общей паники команда DocsInBox хранила полное молчание, но это было не страусиное зарывание в песок, а спокойствие удава. Все это время мы досконально исследовали детали, поэтому все, что описано ниже, проверено нами лично на нескольких платформах автоматизации работы с ЕГАИС.

Что же произошло?
ЕГАИС ввел ограничение на отправку значимых документов с указанной датой старше трех дней.

В какие сроки нужно подтверждать получение алкоголя?
Получение алкоголя нужно подтверждать в течение трех рабочих дней с момента фактического получения продукции для городов и семи рабочих дней для сельских поселений.

Прошу обратить внимание, что чисто технически, вы можете принять накладную старше 3 дней, но документ приемки будет сформирован текущей датой. Введенные ограничения на подписание "задним числом" - очевидный сигнал о том, что государство действительно планирует вести контрольную деятельность на основе данных из ЕГАИС. Команда DocsInBox крайне рекомендует соблюдать регламентные сроки и не принимать старые документы (хотя физически эта возможность сохранилась)

А еще мы ждем вас на вебинаре от Леонида Комиссарова 31 мая.
Регистрация и подробности по ссылке.
https://openservice.formstack.com/forms/dxbx

Если у вас остались какие-то вопросы о нововведениях или просто вопросы о ЕГАИС, вы можете обратиться по телефону или на почту:
support@docsinbox.ru
+7 800 555 96 79

1. Последняя версия DocsInBox разрабатывалась полтора месяца и вышла в свет в начале недели. Количество доработок весьма значительное.

Произошло значительное расширение функционала работы с ЕГАИС:

- Добавлена возможность постановки алкоголя на баланс 1-го регистра.

- Появилась возможность списать алкоголь сразу при приемке накладной.

- Реализована возможность перемещать остатки ЕГАИС между КПП.

- Добавлена функция формирования алкожурнала в печатную форму excel.

- Добавлена функция формирования актов сверки в формате excel. Про сверки хочется рассказать подробнее, но мы лучше приложим отзыв одного нашего клиента.

2. Выпустили вторую версии мобильного приложения DxBx.Бармен, доступного теперь и для iOS (неделька). Список функий также расширился - теперь станет возможным добавление позиций путем выбора из списка остатков и удаление ранее добавленных позиций из акта путем повторного сканирования.

3. Успешно проведена интеграция с различными семействами 1С (Трактир, Рарус Общепит, Бухгалтерия и т.п.).

Электронный бармен

Теперь это не миф, а реальность. С новым приложением DocsInBox.Бармен каждый бармен может стать электронным. Приложение уже можно скачать в маркете для андроида. IOS версия будет позже. Главная функция приложения - пикать бутылки с алкоголем для списания в ЕГАИС. Многие наши клиенты уже попробовали и говорят, что это удобнее (да-да, несмотря на то, что бармены могут иногда забывать пикать).
В следующих версиях появится полноценная инвентаризация и заказы поставщикам. Поэтому к приложению нужно привыкать - оно будет супер полезным. Инструкция по работе с приложением находится здесь.

Вебинар про ЕГАИС 2,0 лайф хаки

Недавно мы собрали весь наш опыт и провели вебинар. Очень рекомендую его просмотреть тем, кто работает с ЕГАИС каждый день. Там есть все - главные проблемы, решения, советы и рекомендации по работе с ЕГАИС и УТМ. Мы со своей стороны начали делать свой собственный DocsInBox.УТМ, чтобы наше решение было системным, а бухгалтеру не нужно было утро начинать с перезагрузки джакарты. На подходе акт постановки на баланс и еще несколько ЕГАИС примочек. Запись ниже по кнопке.

DocsInBox.Продукты

1С Автомат. Мы выпустили автоматические 1С обработки для поставщиков для семейства 1С 8-х версий. Теперь поступление накладных не зависит от человеческого фактора и это великолепно, ибо накладная должна быть в доксах до дедлайна. Дедлайном мы называем момент, когда товар заходит в ресторан на руках экспедитора.

Много адресов на одном ООО. В Питере и Москве этого мало, а в других городах очень часто 5-10 ресторанов висят на одном юр лице. Это приводит к тому, что бухгалтерии не понимает, какой точке какая накладная принадлежит.

Закон Паретто или не все поставщики одинаково полезны. Ранее мы оценивали свою работу перед вами по кол-ву подключенных поставщиков. Но, оказалось это не совсем верный отчет. Ибо поставщик бывает подключен, но шлет накладные плохо. Или поставщик подключен, но у него всего одна накладная в месяц. Мы разработали новый отчет, который будем отправлять вам регулярно. Из него будет видно, какую пользу вам принесли DocsInBox с точки зрения процента электронных накладных. Это гораздо правдивее и эффективнее.

DocsInBox.Заказы

Очень долго наша система состояла из 5 модулей. Начал зарождаться 6-й. Мы узнали от наших клиентов следующие проблемы в заказах поставщикам:
1. Часто ресторан до конца не знает, приедет ли товар вообще.
2. Если у поставщика есть не все, об этом узнают в момент поставки.
Это приводит к недопоставкам, стоп-листам и прочим неприятностям. Мы хотим это исправить. Первая версия выйдет в марте. Не переключайтесь!

Более подробную информацию можно получить на сайте docsinbox.ru Запишитесь на онлайн демонстрацию на сайте и мы расскажем вам все лично, голосом по скайпу.
DocsInBox - уникальное решение для ресторанов, которое закрывает все вопросы с ЕГАИС и отчетностью по алкоголю в ресторане с выгрузкой в iiko, RKeeper и 1С.

Доставочная сеть в регионе с оборотом по накладным примерно 7000 накладных в месяц. До внедрения с учетом справлялось 5 калькуляторов с долгом по накладным в две недели. Ситуация усугублялась тем, что одна сотрудница только что ушла в декрет и нужно было срочно брать замену. Вместо этого сначала решили внедрить DocsInBox.Продукты.

Теперь 80% первички вводится в он-лайне. Освободившееся время калькуляторов направили на удвоение частоты инвентаризация (управляющий сети давно хотел это сделать, но ранее это было невозможно) и на проработки. Теперь калькуляторы раз в неделю проводят полдня на производствах, проверяя проценты отходов.

Новенького калькулятора все равно взяли. Раньше стажировкой калькуляторов занимался старший калькулятор и это занимало в среднем 3 недели. Самое сложное в этом - загрузить в голову новенького базу сопоставлений.
При работе через DocsInBox база сопоставлений хранится не в головах калькулятора, а в облаке. Это создало очень интересный эффект. Стажировка нового сотрудника заняла всего один день. Старший калькулятор был особенно доволен.

Присылайте список своих поставщиков на почту sales@docsinbox.ru и мы расскажем, какую пользу мы сможем принести именно вам.

Чуть ранее я уже писал о том, что клиенты используют DocsInBox по-разному. Выяснили мы это пообщавшись как следует. Местами так и планировались, но некоторые вещи удивили даже нас.

Одним из наших открытий недавно стал контроль цен. Мы опросили примерно 100 рестораторов и выяснили следующее.

1. Почти все так или иначе пытаются контролировать входящие цены.

2. Все хотят делать это чаще, но текущие инструменты не очень удобны и требуют много сил. Какие есть инструменты сейчас:

2.1. Метод визуального сканирования. Самый популярный. Тот, кто вносит накладные руками просто видит цены и помнит их. Работает метод неплохо, особенно в небольших заведениях.

2.2. Прайсы в iiko. Отличный способ. Для тех, у кого есть iiko.

2.3. Совмещение в конце месяца кучи километров ексель таблиц, чтобы сделать вывод о том, как дела с ценами. Метод системный, но самый трудоемкий.

3. Те, кто контролируют цены ходят с маком или айпадом. Чаще всего просто с айфоном. В этих условиях заходить в то или иное нативное виндоус приложение сложновато.

4. Если взять ресторан с выручкой 2.000.000 в месяц. То его закупочный оборот составит примерно 700.000 руб. в месяц. Рестораторы, которые внимательно относится к контролю цен утверждают, что процесс контроля цен помогает им сэкономить 10 % закупочного оборота. Таким образом для среднего ресторана ценность от процесса контроля цены составляет 70.000 руб. в месяц.

Всем привет. Меня зовут Вероника. Я руковожу проектом DocsInBox. Вы читаете ежемесячный дайджест, посвященный нашей идее электронного документооборота в ресторанах. Мы продолжаем делать лучшее решение в России для ЕГАИС и в этом письме много новостей по этому поводу

Самое важное, что случилось за месяц - мы поговорили с клиентами и выяснили, как они используют DocsInBox. Отчет об этом можно прочитать в блоге.

3. Мы переехали на новые сервера. Теперь мы готовы к нагрузкам в 100 000 накладных в день. Если вдруг, кому интересно, то могу добавить, что сервера у нас теперь на Linux, а база на Postgre SQL. Я то девочка и не знаю, что это значит. Но наш сисадмин этому очень рад. У сисадминов вообще первые 40 лет детства самые тяжелые:)

4. Мы переделали внутреннюю нумерацию накладных. Теперь выгрузка из iiko в 1С работает как надо.

5. Запилили полноценные инструкции. Велкам к изучению.

6. Исправили еще 100500 ошибок и залили в код системы примерно 600 обновлений.

Охват по поставщикам.

Мы научились работать с поставщиками на 1С Бухгалтерия предприятия. Подключили и десяток поставщиков. Из последних знаменитостей - Интегрита.

Дилеры.

Количество партнеров растет и я с радостью представляю их список.

Соучредители проекта и дилеры по Уралу - ARBUS

Дилер в Сибири - Аква Байт

Самара и Тольятти - Стандарт Мастер

Тюмень - компания Рест Аудит

Дальний Восток - компания ТехноСтафф

Москва, Питер, Казань - Open Service

Ростов, Краснодар - Флагман

Под письмом находится наша фейсбук кнопочка. Можно ее лайкнуть, чтобы быть всегда в курсе новых подключенных поставщиков и ресторанов.

А ниже видео с последнего вебинара

Начнем с нескольких вопросов:

• 1. Часто ли ваш калькулятор делает вам АБЦ-анализ продаж и закупок?
• 2. Знает ли ваш калькулятор те самые 10–15 товаров, которые генерируют 50% фудкоста в деньгах?
• 3. Анализирует ли ваш калькулятор изменение себестоимости каждого блюда в течение месяца?
• 4. Выдает ли ваш калькулятор советы управляющему на тему того, как сократить фудкост?

Если хотя бы на два из этих вопросов вы ответили положительно, дальше можно не читать. Эта статья не для вас. Согласно данным компании по автоматизации ресторанов Open Service, распределение рабочего времени калькулятора выглядит в среднем таким образом. Общие трудозатраты на складской учет в месяц — 80 часов. Из них 40 часов приходится на введение первичных документов. 30 часов на разбор инвентаризаций и их коррективку. И 10 часов на анализ данных, формирование отчетов, составление рекомендаций по оптимизации фудкоста. Мы предлагаем другой подход к этому процессу. С помощью системы DocsInBox можно получать в iiko все приходные накладные от поставщиков в электронном виде автоматически. А применив iikoKitchen, можно перенести формирование бóльшей части внутренних документов (актов списаний, перемещений и инвентаризаций) на су-шефов, барменов, администраторов. Таким образом, освобождается 50% рабочего времени калькулятора. Освободившееся время можно направить на те самые четыре вопроса в начале статьи.

Как работает DocsInBox:

• 1. Поставщик отправляет накладные в DocsInBox удобным ему способом.
• 2. В ресторане ответственный за приемку открывает накладную с планшета или телефона и делает приемку по количеству. Если в накладной есть алкоголь, то данные в ЕГАИС отправляются автоматически.
• 3. Калькулятор получает принятую накладную и проверяет, правильно ли сопоставилась номенклатура (в первый раз нужно будет выбрать соответствие между номенклатурой поставщика и iiko).
• 4. Накладная отправляется в iiko.

Стоит это удовольствие всего 4900 в месяц с одного ресторана. На данный момент в Санкт-Петербурге к DocsInBox подключены все алкогольные поставщики и 50 поставщиков упаковки и продуктов. Присоединяйтесь!

Всем привет. Меня зовут Леонид. Я один из основателей DocsInBox. Вы читаете ежемесячный дайджест, посвященный нашей идее электронного документооборота в ресторанах.

DocsInBox развивается и с каждым днем все больше и больше ресторанов и поставщиков обмениваются документами в электронном виде. Количество активных контрагентов измеряется сотнями, а накладных - тысячами в неделю.

В этом выпуске хотелось бы рассказать о нескольких важных новостях.

Новые функции.

1. Поддержали такие версии 1С как:

• 1С: Хлебобулочное и кондитерское производство
• 1С: Управление производственным предприятием, редакция 1.3 1
• 1С: Комплексная автоматизация, редакция 1.1
• 1С: Бухгалтерия предприятия (ред. 2.0)
• 1С: Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0)
• Несколько конфигураций 1С 7,7

2. Сделали мощное API, с помощью которого любой поставщик с самой сложной системой может отправлять накладные в dxbx. В данный момент идет интеграция с Axapta, SAP и Navision.

3. Мы научились принимать накладные через ексель по форме УПД и это позволяет любому поставщику отравить первые накладные очень быстро. Наш рекорд - это 5 минут. От времени обращения до момента, как накладная упала в iiko.

4. Многие спрашивают про интеграцию с другими учетными системами ресторанов. Например, Сторхаус. Мы подготовили DocsInBox технически для работы с любыми системами и в данный момент ждем благословления на интеграцию от компании UCS.

5. Мы добавили функционал возвратов и поддержали схему, когда у одного юридического лица много УТМ.

Работа с документами.

Прокачан бизнес-процесс работы с документами. И теперь он супер гибкий, многостадийный по желанию ресторана. Или очень простой, опять же по желанию. Мы твердо решили пока не ставить рамок.

Легкость ЕГАИСа.

Отдельно упоминания заслуживают наши изыскания на тему ЕГАИС. Мобильная приемка, расширенное логирование и подключение УТМ без внешнего ip. А также пробивка документов по базе ФСРАР прямо из DocsInBox. Все это делает ЕГАИС проще и понятнее.

Благодарность.

На самом деле у нас много сложных задач, так как мы местами первопроходцы на этом рынке. Справлятся с ними помогает исключительно поддержка от проактивных поставщиков и ресторанов, которые согласны с нашей идеей и сами спешат в светлое будущее. Спасибо вам за это.

Основатель DocsInBox Леонид Комиссаров провел вебинар по теме электронного документооборота в ресторанах.

Запись вебинара вы можете посмотреть ниже.

Как-то так вышло, что за последние два спринта в нашей системе не появилось новых больших функций, но мы в общей сложности сделали 467 изменений. Это наш абсолютный рекорд. Мы занимались оптимизацией системы, ускорением ее работы и прочими мелкими но важными вещами.

Новые штуки все же есть. Теперь накладные из ЕГАИС падают в DocsInBox сами. Не нужно нажимать на эту всеми любимую нам кнопку руками:) Это значит, что теперь бармен, когда встречает товар, просто открывает мобильный интерфейс приемки, а накладная уже там.

Очень часто нам звонили в поддержку с таким запросом: "Как вернуть накладную, а то я случайно не туда нажала и подвердила ее?". Чтобы решить эту проблему, мы теперь спрашиваем "Точно подтвердить?".

Отдельно и много внимания мы уделили вопросам расследования ситуация с ЕГАИС. Могу точно сказать, что теперь, благодаря улучшенному логированию мы можем очень четко понять что, кто, когда и где подтвердил, что на это ответил ЕГАИС и вообще, что происходит. Это очень важно, чтобы можно было спать спокойно будучи уверенным в том, что накладные подтверждены в срок.

На сегодня все, до встречи в следующих версиях.

P.S. Кстати, все эти новомодные спринты и прочие скрам дела мы используем не только в разработке, но и в ведении обычных проектов. Например, в нашем Light Family по спринтам делается ребрендинг, а Open Service по этой технологии внедряет в рестораны складской и финансовый учет. Если интересно, как это работает - напишите нам, мы с радостью расскажем.

Справка о заказчике:

Один из учредителей нашей компании Open Service Андрей Анфиногенов, дополнительно занимается управлением двух заведений: Light Family и Open Family. Первое заведение является уютным семейным рестораном состоящим из двух залов и одной огромной детской комнатой, а второй представляет собой европейский свадебный комплекс из двух площадок на территории яхт-клуба.

Описание проблемы:

Поток гостей и банкетов достигает больших оборотов, что соответственно говорит о колоссальной нагрузки всех подразделений и расходов огромного количества товаров. Дабы, не погрязнуть в бумажной рутине, встал вопрос оптимизации процессов документооборота, да плюсом ко всему, по счастливой случайности, бухгалтер – калькулятор отправляется на заслуженный отпуск под названием «декретный»!

Возник вопрос:

Как исключить всю бумажную работу с документами и организовать возможность бухгалтеру- калькулятору работать удаленно?

Процесс выбора поставщика:

В виду того, что оба ресторана используют ПО iiko, было принято решение задействовать все её возможности, внедрить собственный продукт DocsInBox по автоматизации заведения накладных в iiko, так же плюсом оказалось то, что государство уже придумало за нас – это подключение программы ЕГАИС.

Описание проекта:

1. 1. Максимально все вести силами линейного персонала (повара, бармены, администраторы);
2. 2. Бухгалтер - калькулятор работает удаленно (консультирует персонал ресторана, заводит все словари системы, контролирует учет и составляет итоговые отчеты).

Схема проекта:

Внедрение полного электронного документооборота в ресторанах:

• установка дополнительной лицензии iikoKitchen, которая полностью исключает бумажную работу сотрудников и позволяет проводить сию секундные: акты списания, внутренние перемещения, быстрые инвентаризации с помощью подключенных весов;
• оприходование накладных с помощью программ: ЕГАИС и DocsInBox.

Дополнительные положительные стороны внедрения проекта:

• МОЛ (повара, бармены) на месте контролируют свои приходы и списания;
• администраторы контролируют документы прихода (если нет прихода, то нет оплаты и нет новой отгрузки; документы не теряются, акты сверки делаются оперативнее);
• весь документооборот ведут люди которые фактически принимают/списывают товар по факту;
• бухгалтер - калькулятор контролирует учет товаров по нормам, его заключение независимо от МОЛ.

Результат проекта:

За два месяца ведения проекта:

• была оптимизирована работа бухгалтера-калькулятора в 2,5 раза за счёт программы DocsInBox и ЕГАИС;
• исключение человеческого фактора и ручного ввода в iiko таких документов, как: накладные, акты списания и перемещения, занесение товарных остатков и полуфабрикатов;
• увеличилось время на такую аналитическую работу, как: проведение ABC-анализа блюд, закупочных цен, себестоимости и др. финансовых показателей.

Компания "Богатая" из Владивостока подключилась к DocsInbox и может отправлять накладные ресторанам прямо в iiko.

Вот, что они пишут о себе.
Компания «Богатая» является оптовым поставщиком бытовой химии, хозтоваров и моющих средств от ведущих российских производителей. Прямой контакт с российскими производителями дает уникальную возможность предложить нашим покупателям высококачественный товар бытового предназначения по самым выгодным ценам. Бесплатная доставка позволяет привезти бытовую химию со склада компании без лишних затрат. Общественная организация России – «Ассоциация Участников Закупок» проверила нашу организацию, в результате которой подтвердила нашу финансовую устойчивость и надежность, и выдала нам Свидетельство о включении нашей компании в реестр проверенных поставщиков России. Сотрудничество с ООО «БОГАТОЕ»

1. Мы работаем без НДС.
2. Отсрочка платежа по договоренности.
3. Переписка и обмен информации о поставке товара осуществляется по электронной почте allsale11@mail.ru, телефонам 29-000-84, +7-914-701-7009
4. Доставка по г.Владивостоку БЕСПЛАТНАЯ

Сайт компании: http://www.компаниябогатая.рф

Компания Гудвин помогает ресторанам, поставляя широкий спектр инвентаря, расходников, канц и хоз товаров. Подробнее на сайте http://www.gudvinspb.ru Накладные от Гудвина могут попадать в iiko через DocsInbox автоматически.

При приемке товаров в ресторанах часто возникает необходимость вычеркнуть строку из накладной, или исправить количество (например, что-то не довезли). Обычно в этом случае бумажная накладная чирикается ручкой, потом относится куда-то в бухгалтерию, где ждет своего часа пока не приедет новая, исправленная. Иногда замена накладной занимает неделю, а учет простаивает.

Для решения этой проблемы мы реализовали в доксах систему работы с такими накладными.

1. К нам приходит накладная.
2. Мы находим ошибку и не принимаем накладную (устанавливая статус Аннулирована)
3. Когда приходит новая накладная, мы видим, что у нее есть дубликаты и количество этих дубликатов.
4. Также мы отображаем версию накладной прямо в шапке и меняем номер накладной при импорте накладной в iiko, чтобы калькулятору было наглядно, какую накладную удалить, а какую оставить.

Теперь учет приближен к он-лайну, а процесс вычерков под контролем IT системы. DocsInbox помогает калькулятору, в том числе и по работе с ЕГАИС. Подключаетесь на сайте http://docsinbox.ru