Бесплатный вебинар
МЕНЮ
Ресторанам Для поставщиков Дилерам Блог О нас Контакты
Бесплатный вебинар 8 (800) 333-36-18
12.06.2019

Как съесть слона в оптимизации закупок

Как съесть слона.jpg

Закупки активно работающего ресторана - это сложный процесс, в котором могут быть задействованы десятки поставщиков, сотни товарных позиций, запутанные графики платежей и условий поставки. Глядя на эту «гору задач» у любого владельца могут «опуститься руки» - пусть все идет как идет. Кухня работает более-менее стабильно, закупёр все делает самостоятельно и пусть в этом непонятном процессе явно «зависают» деньги, но если что-то начать менять и оптимизировать, то точно что-то сломается и приведет к сбоям и в закупках, и в работе всего ресторана. Замечали такое состояние, когда «страшно начинать»?

Это нормальный страх перед началом работы с «большой и непонятной задачей». Закупки в ресторане – хороший пример такой задачи. В управлении ресторанов таких задачи много и есть хорошая техника, как с такими задачами работать. Что нужно сделать, чтобы «съесть слона»? Он большой и это сложная, пугающая задача. Поэтому его нужно просто разделить на части и «есть» по таким небольшим частям! Разделяем закупочный процесс на части и начинаем их оптимизировать такими небольшими частями.

И тут начинается настоящая магия! Оказывается, вам не надо есть «всего слона»! Чтобы получить реальный эффект от оптимизации закупок вам нужно в первую очередь обратить внимание всего на 15-20 товаров! И знаете почему? Именно на эти 15-20 товаров приходится примерно половина вашего закупочного оборота, выраженного в деньгах. Это означает, что если вы сможете в первую очередь оптимизировать закупки этих товаров, то получите половину всего финансового эффекта от оптимизации всех остальных закупок! Чудеса?

У этого «чуда» даже есть экономическое обоснование, связанное с правилом Паретто. На этом же принципе работает, например, ABC-анализ. Но и в жизни мы часто сталкиваемся с такой математикой. Этот принцип можно сформулировать так: «20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – оставшиеся 20% результата». В среднем ресторане в постоянном обороте находится примерно 400 товарных позиций. 20% от этого числа в среднем составляют 80 товарных позиций. А вот первые 15-20 товарных позиций из этого списка и обеспечивают как раз половину закупочного оборота, дальше по списку суммы быстро сокращаются. Не верите? Посчитайте сами! Ну или спросите нас, мы поможем вам это сделать.

15 товаров.jpg

Что дальше делать с этой информацией и этими «золотыми товарами»? Самое первое и самое понятное – провести ревизию закупочных цен и начать их жестко контролировать. Для пользователей DocsInBox есть возможность запросить у нас анализ цен от разных поставщиков по избранным товарным позициям. Дальше вы просто выбираете нового поставщика или договариваетесь со своим текущим поставщиком. Причем делать такой анализ нужно регулярно, потому что цены меняются вместе с сезоном и рыночной ситуацией. Мы рекомендуем проводить такую ревизию цен хотя бы раз в квартал.

Как только вы договорились с поставщиком о ценах их нужно зафиксировать и научиться контролировать. Зафиксируйте ценовые соглашения (формальные или неформальные) прямо в DocsInBox! Тогда система будет автоматически проверять цены в приходных накладных с вашими текущими договоренностями и в случае отклонения на заданный процент предупреждать вас об этом или автоматически отклонять такие накладные.

Фиксация закупочной цены в DocsInBox имеет еще одно удивительное свойство – вы начинаете автоматически отправлять поставщику заказы с этой ценой и каждый раз напоминаете ему о том, что вы помните и заметите любую попытку манипуляции с поставкой. Такая «профилактика честности» творит просто чудеса! Мы заметили, что это на 80% повышает стабильность соблюдения ценовых договоренностей.

Ну и хорошим дополнением механизма контроля цен «золотого товара» будет автоматический отчет по ценам, который DocsInBox самостоятельно формирует каждую неделю и отправляет по нужным адресам. Когда точек закупки много, как в сетевых заведениях, это сильно помогает все их держать под жестким контролем.

Мониторинг цен.JPG

Вот так, просто тщательно проработав вопрос условий поставки всего 15 товаров из вашей закупки вы сможете серьезно оптимизировать свой закупочный бюджет. Точно таким вот образом мы за один-два месяца полностью окупали все затраты на внедрение DocsInBox в ресторанную сетку на 8 заведений. Нам кажется, что это отличный эффект от вопроса «как съесть слона» в задаче оптимизации закупок!

Хотите узнать больше?

Запишитесь на онлайн-встречу с экспертом
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности.


Бесплатный
вебинар Получить
Получить материалы,
которые помогут избежать
ошибок учета, проблем,
штрафов. Получить