Второе письмо получает менеджер поставщика. У него в письме есть и сам заказ (в обеих номенклатурах) и комментарии, и, что самое главное - ексель файл с заказом, который можно загрузить в 1С (Когда поставщику надоедает грузить заказы из екселя, он делает интеграцию с DocsInBox и начинает получать заказы прямо к себе в учетную систему).
У менеджера из письма есть три варианта развития событий:
Нажать кнопку «Принять заказ». В этом случае тот, кто делал заказ получает уведомление, что все ок, заказ принят.
Если заказ полностью исполнен быть не может, или еще что-то пошло не так, менеджер может позвонить, чтобы проговорить устно, может написать письмо в ответ.
Менеджер может перейти в интерфейс DocsInBox и начать переписку с закупщиком по каждой позиции прямо в системе. Как только все улажено, заказ подтверждается.
Далее начинается томительное ожидание доставки заказа. Обычно, поставщик делает накладную в этот же день, накануне отправки. Накладная с помощью документопровода DocsInBox попадает к нам и приемщик на месте уже видит, что привезут.
Приемщик, или закупщик может заранее сопоставить накладную с заказом, увидеть процент недовоза и начать суетиться заранее, чтобы докупить где-то будущий недовоз. Все это позволяет избегать недопоставок, а вместе с ними стоп-листов, а вместе с ними потерь в продажах.
Раз в месяц талантливые закупщики любят поговорить с поставщиками по душам, чтобы обсудить, как сделать взаимодействие лучше. Тут-то и пригождается нам отчет по недовозам. Отчет по недовозам - это уникальная штука, которая позволяет общение в духе «вы все время фигово возите», конвертировать в разговор «Вот смотрите, у нас в прошлом месяце с вами заказы исполнялись на 70%, давайте целиться в 90%, что лично я могу сделать, чтобы вам помочь»? Согласитесь, так конструктивнее.
На сегодня все. В следующих выпусках поговорим о том, как сделать плановую закупочную цену фактической в 100% поставок.