Бесплатный вебинар
МЕНЮ
Ресторанам Для поставщиков Дилерам Блог О нас Контакты
Бесплатный вебинар 8-800-333-36-18
14.02.2019

Шаблоны наименования для номенклатуры ресторана

Правила работы с номенклатурой.jpgНаша компания выросла из первого ресторана, который мы открыли в Санкт-Петербурге в 2006 году. Мы были молодые и продвинутые, поэтому на этом ресторане попробовали самые разные программы, гаджеты и технологии. Нам хотелось сделать свою работу простой, интересной и прибыльной. Что-то получалось не с первого раза, что-то не получалось совсем. В итоге мы так увлеклись «диджитализацей» ресторанной жизни, что все это выросло сразу в несколько самостоятельных направлений по автоматизации бизнеса и продолжает активно расти. Docsinbox, кстати, один из таких бизнесов, который стал следствием желания отказаться от ручного ввода накладных от поставщиков для наших ресторанов. Но сегодня речь не про это.

На своем опыте управления ресторанами мы определили четкую грань, когда все усилия по автоматизации заведения теряют смысл. Это момент, когда управляющий или владелец ресторана перестают доверять данным, которые ему предоставляет информационная система. Когда «плывут остатки» и это никого не беспокоит, когда отчетность сдают с задержками и постоянными исправлениями, когда за ответом о запасах идут в кладовую, а не к ноутбуку. В этот момент наступает «точка невозврата», когда все сломать, уволить и начать заново бывает проще, чем исправить, научить, пересчитать и проверить.

Избежать такой ситуации помогают правила работы. Рассмотрим их на примере самой частой причины пересорта при занесении данных в систему – дублирование номенклатуры. Это ситуация, когда одному и тому же товару в ресторане соответствуют несколько номенклатурных карточек в системе. Например, «Кетчуп Хайнц» и «Heinz кетчуп классический, 0,5 л. саше». И еще несколько других вариантов описания одного и того же продукта от разных поставщиков. Если ваш калькулятор ориентируется на наименование номенклатуры «как у поставщика», то от разных поставщиков он получит разные варианты одного и того же наименования. В результате один и тот же товар может попасть в систему в разном виде, формируя дубли и ломая остатки

У вас годами работает постоянный калькулятор, который хорошо знает вашу номенклатуру и ваших поставщиков? Что наступает, когда он от вас уходит? На его место приходит новый сотрудник и начинает формировать номенклатуру под свои привычки. И если такое происходит несколько раз, то ваша база товаров в системе превращается «в помойку». В самом частом варианте реальные остатки по одной позиции номенклатуры в системе будут «размазаны» по нескольким учетным карточкам. Как можно нормально работать с такой учетной системой?

Избегать такой ситуации помогает простое правило формирования наименования в справочнике товаров «по шаблонам». Для каждой товарной группы шаблон может быть свой – для овощей, алкоголя, мяса, полуфабрикатов, напитков и т.д. Вот простой пример шаблона: «Вид продукции» + «Бренд» + «Наименование» + «Емкость». По такому шаблону пример с кетчупом получил бы всего один вариант наименования: «Кетчуп Heinze классический, 0.5 л.».

Также мы рекомендуем заранее определить для себя, как вы используете названия бренда – в русском или оригинальном написании. Оригинальное написание не позволит ошибиться в написании, русская транскрипция упрощает работу оператору. Выбирать вам.

Главное требование к работе с шаблонами – они должны быть согласованы, утверждены и применяться строго и повсеместно. Особенно это актуально для сетевых заведений, когда у справочника «Номенклатура» сразу несколько хозяев на разных объектах сети. В этом случае мы часто рекомендуем давать права на создание новых элементов номенклатуры только проверенным и надежным сотрудникам, иначе ситуация очень быстро выйдет из-под контроля и убьёт нормальный учет.

Создавая наш DocsInBox мы сразу учли такую ситуацию и создали встроенный механизм поиска и сопоставления номенклатуры ваших поставщиков с данными вашей базы. При получении накладной от нового поставщика система попробует сама найти аналоги в вашем справочнике номенклатуры или предложит вам сделать это самостоятельно. Затем она занесет такое сопоставление в свою базу данных и в следующий раз этот товар поставщика будет автоматически заменен на правильный товар. Для каждого товара поставщика такое сопоставление нужно сделать только один раз, и все - больше никаких ошибок точно не будет!

Сопоставление номенклатуры.JPG

 

On-line кассы, на которые мы все были вынуждены перейти в последние годы, принесли с собой еще одну возможность для нашей автоматизации. Теперь наш самый главный поставщик, «магазин через дорогу», тоже стал выгружать свои чеки в ОФД, в каждом чеке передавая купленный нами товар, его количество и стоимость. Эту информацию вы можете очень быстро загрузить через Docsinbox, просто отсканировав QR-код кассового чека.

 

Загрузка чека.JPG

А дальше все, как и в случае с «большим поставщиком» - автоматическое сопоставление номенклатуры из чека с вашей базой и правильное заполнение приходной накладной в вашей системе учета!

Таким образом при помощи шаблонов вы контролируете создание новых элементов номенклатуры и прекращаете их бесконтрольное размножение, а при помощи DocsInBox делаете так, чтобы ваш калькулятор никогда не ошибался и четко приходывал товар по правильным номенклатурным позициям даже пришедший от разных поставщиков.

Такое правило работы с номенклатурой имеет четко измеримый показатель эффективности, который легко выражается в рублевом эквиваленте.

Кейс от Docsinbox.jpg

Docsinbox – это система, созданная рестораторами для рестораторов. Мы делали ее для себя, а когда поняли, что у нас получился действительно полезный классный продукт, стали продавать и устанавливать ее в других ресторанах. Но наша система не имеет смысла, если вы не готовы к работе по правилам, не готовы внедрять порядок и контроль. Готовы попробовать?



Бесплатный
вебинар Получить
Получить материалы,
которые помогут избежать
ошибок учета, проблем,
штрафов. Получить