Добавлять сотрудников во ФГИС «Меркурий» должен пользователь, которому предоставлены соответствующие административные права. Для нового сотрудника нужно создать отдельную учётную запись, указать персональные данные и назначить роль в зависимости от того, какие операции он будет выполнять в системе.
Перед регистрацией сотрудника определите его задачи: например, приёмка ветеринарных сопроводительных документов, оформление возвратов или работа с другими операциями во ФГИС «
Меркурий». Это поможет правильно выбрать полномочия и не предоставить сотруднику лишний доступ.
Какие роли могут понадобиться сотрудникамРоль определяет, какие действия пользователь сможет выполнять во ФГИС «Меркурий». Поэтому перед добавлением сотрудника важно сопоставить его должностные обязанности с необходимыми полномочиями.
В зависимости от задач организации сотруднику может потребоваться доступ для:
- работы с ветеринарными сопроводительными документами;
- приёмки продукции и гашения ВСД;
- оформления возвратов и других операций с подконтрольной продукцией;
- выполнения административных действий, если сотрудник отвечает за работу организации в системе.
Не стоит предоставлять всем сотрудникам административные права. Доступ лучше назначать по принципу минимально необходимых полномочий: сотрудник получает только те права, которые нужны ему для выполнения рабочих задач.
Что подготовить для добавления сотрудникаПеред регистрацией нового пользователя подготовьте:
- ФИО сотрудника;
- данные, необходимые для создания его учётной записи;
- действующий адрес электронной почты, если он требуется для регистрации и получения уведомлений;
- сведения о должности и рабочих задачах сотрудника;
- перечень операций, которые он должен выполнять во ФГИС «Меркурий»;
- необходимые полномочия и роль.
Если сотрудник будет действовать от имени организации в электронном документообороте, отдельно проверьте вопрос представительства и оформления машиночитаемой доверенности (МЧД). Подробнее о том, как оформить МЧД для работы с «Меркурием», читайте в
инструкции по оформлению МЧД.
Важно: логин и пароль другого пользователя нельзя передавать сотрудникам. Для каждого человека, который работает во ФГИС «Меркурий», должен быть создан собственный доступ.Как зарегистрировать нового сотрудникаПорядок добавления зависит от прав текущего пользователя и способа работы организации во ФГИС «Меркурий». В общем случае администратор:
- открывает раздел управления пользователями;
- выбирает добавление нового сотрудника;
- указывает персональные данные пользователя;
- назначает ему необходимые права и роль;
- проверяет введённые сведения;
- сохраняет данные и передаёт сотруднику его индивидуальные данные для входа.
После регистрации нового пользователя проверьте, что ему доступны именно те операции, которые необходимы для работы. Если сотруднику требуется представлять интересы организации в электронном документообороте, убедитесь также, что оформлена соответствующая МЧД.
Что делать при увольнении сотрудникаЕсли сотрудник перестал работать в организации, его доступ к ФГИС «
Меркурий» нужно своевременно прекратить или изменить. Не оставляйте учётную запись активной «на всякий случай»: бывший сотрудник не должен сохранять доступ к системе и операциям организации.
При увольнении:
- проверьте, какие права и роли были назначены сотруднику;
- отключите или удалите его доступ в соответствии с возможностями системы;
- при необходимости отзовите или прекратите действие МЧД, если сотрудник представлял организацию по доверенности;
- убедитесь, что все необходимые рабочие операции переданы другому сотруднику с соответствующими полномочиями.
Если вместо уволившегося сотрудника начинает работать новый специалист, для него создайте отдельную учётную запись. Не используйте логин и пароль бывшего сотрудника.