Сверка остатков пива в декларации и ЕГАИС или как избежать ненужных проблем

Ярким примером таких новых возможностей ФСРАР стала сверка данных по ЕГАИС с данными по алкогольным декларациям за первый квартал 2018 года. Давайте вместе проанализируем тот алгоритм, по которому была проведена эта сверка, чтобы понимать на какие аспекты учета алкоголя теперь необходимо уделять особое внимание.

На первом этапе такая сверка остатков была произведена по пиву – рестораны и бары, у которых остатки немаркируемой алкогольной продукции (пиво или сидр) в ЕГАИС и в декларации имели расхождения более 100 литров получили предупреждение примерно такого содержания:

«В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ "О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции" (далее – Закон № 171-ФЗ) учет объема оборота алкогольной продукции должен осуществляться с использованием ЕГАИС, за исключением случаем предусмотренных пунктом 2.1 указанной статьи Федерального закона № 171-ФЗ

Вместе с тем, на основании декларационной компании 1 квартала 2018 года выявлено, что в Вашей организации по состоянию на 01.04.2018 зафиксированы остатки немаркируемой алкогольной продукции (пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи) в объемах, несоответствующих данным объемных деклараций. Подробная информация доступна в новостном сообщении от 26.04.2018 в Вашем Личном кабинете на портале.

Пиво в качестве первой цели было выбрано не случайно. Долгое время продажи пива и сидра не подлежали учету в ЕГАИС и огромное число компаний фиксировали только закупки такого алкоголя, подтверждая приходы от поставщиков через ЕГАИС. Продажи не списывались. В результате на остатках ЕГАИС организаций скопились огромные «виртуальные запасы» пива, которые по факту были давно распроданы. Информационные письма от ФСРАР о необходимости приведения остатков немаркируемого алкоголя в ЕГАИС к реальным, особого эффекта не приносили. И тогда ФСРАР решил пустить в ход «тяжелую артиллерию».

Требования к порядку учета алкоголя в ЕГАИС и в декларации об объеме розничной продажи пива и пивных напитков немного отличаются друг от друга. Так, например, поступление алкоголя от поставщика в ЕГАИС может отличатся от даты этого же поступления по декларации, и один и тот же документ от поставщика в декларации может попасть в разные отчетные периоды и сильно повлиять на остатки. Аналогичная ситуация с продажами – в ЕГАИС фактом списания алкоголя является вскрытие тары (кеги пива), а в декларации – фактическая продажа пива. Если строго следовать этим правилам, то данные об остатках в декларации просто не могут совпасть с данными в ЕГАИС.

Чтобы учесть разные алгоритмы учета алкоголя в декларации и в ЕГАИС ФСРАР проводит предварительную подготовку данных для анализа:

Фиксируется сумма остатков по каждому алкокоду в ЕГАИС на 1 и 2 регистрах на конец отчетного квартала.

Чтобы убрать расхождения в связи с разной методологией учета из остатков по декларациям вычитаются по номеру накладной все накладные из ЕГАИС не подтвержденные покупателем. Таким образом убираются «товары в пути» - отгруженные поставщиком, но не принятые покупателем.

Из остатков по ЕГАИС вычитаются все объемы списанной продукции по актам списания, полученным в период до 3-его числа следующего отчетного периода, но с датами актов прошлого периода. Таким образом в ЕГАИС убираются все списания, отправленные «задним числом».

И если после всех этих манипуляций разница в остатках ЕГАИС и в декларации по алкокоду превысит 100 дал, то вас посчитают нарушителем требований к учету алкоголя с передачей информации территориальному управлению ФСРАР для проведения выездной проверки. Если выездная проверка подтвердит факт правонарушения, то предприятие ждут санкции по КоАП 14.17.1– штраф от 100 до 150 тыс. рублей.

Понятно, что в первую очередь целью такой проверки стали те компании, которые накопили огромные расхождения, свидетельствующие о полном пренебрежении требований к учету алкоголя в ресторане. И своей цели ФСРАР добился – первые письма были массово разосланы 28 апреля 2018 года и уже за май остатки пива в ЕГАИС по всем предприятиям страны сократились на 25%. Но и эта картина все еще далека от идеала, поэтому такие сверки данных ЕГАИС и деклараций станут ежеквартальными. Что сделать, чтобы не попасть в зону особого внимания ФСРАР?

Рекомендации по учету алкоголя от Docsinbox

Как видно из алгоритма сверки остатков даже добросовестная компания может попасть под расхождения. Чтобы избежать такой ситуации наша система электронного обмена документами Docsinbox формирует данные для декларации на основании накладных поставщика в ЕГАИС. Такой подход позволяет полностью исключить расхождения в данных по приходу алкоголя – все то, что есть в ЕГАИС автоматически попадет в графу поступлений декларации об объеме розничной продажи пива и пивной продукции.

Но данные об остатках формируются не только на основании данных о поступлении алкогольной продукции. Нам также важно корректно учесть и все продажи, возвраты и списания алкоголя за отчетный период. Тут мы также советуем синхронизировать данные для декларации с данными для ЕГАИС. Для этого в Docsinbox реализовано четыре алгоритма работы с реализациями алкоголя:

Полная инвентаризация

Получаем остатки из ЕГАИС, вносим фактические остатки, разница списывается. Либо сканируем все бутылки, которые есть в наличии, а разница спишется автоматически. Второй вариант будет не удобным для учета пива, т.к. его придется пересчитывать, потому что на пиве нет акцизных марок. Но такой способ отлично подойдет для инвентаризации бара.

Мы рекомендуем делать полную инвентаризацию алкоголя хотя бы один раз в квартал, а лучше чаще. Причин для расхождения остатков может быть много и перекрыть их все очень сложно. Гораздо эффективнее регулярно проводить инвентаризации и на основании полученных данных делать выводы.

Частичная инвентаризация

Такой способ будет полезен для оперативного исправления остатков, когда на полную инвентаризацию времени не хватает или ее невозможно провести по техническим причинам. При таком способе вы просто сканируете марки или подбираете позиции по остаткам в ЕГАИС и пересчитываете их фактическое наличие.

Списание при приемке

Идеально подходит для небольших пивных баров. При таком способе все поступившее через ЕГАИС пиво полностью списывается как проданное. Если поставка небольшая, то такой способ очень близок к реальному, потому что фактом продажи пива для ЕГАИС является момент вскрытия кеги. В небольших помещениях практически нет места хранить запасы, все что пришло тут же подключается к системе разлива. Это самый простой способ учета продаж и их одновременного отражения и в декларации, и в ЕГАИС.

Списание по мере продаж

В момент вскрытия тары бармен сканирует код с любого мобильного устройства, например, со своего телефона, на который устанавливает наше мобильное приложение. При вскрытии кеги сканировать нечего, на ней нет акцизной марки, но система позволит отразить этот факт и «в ручном режиме». Это самый правильный и самый точный способ учета продаж алкоголя в ресторане. Даже внезапная выездная проверка не сможет найти повод придраться к предприятию при таком уровне автоматизации учета алкоголя.

Но при этом такой способ является и самым трудозатратным – на бармена помимо его основной работы ложится необходимость фиксировать в режиме реального времени продажи алкоголя в помарочном режиме. А в моменты «запары» даже на такую простую операцию времени может и не найтись. Поэтому метод списания в момент продажи мы также рекомендуем дополнять частичными или полными инвентаризациями алкоголя в баре.

Залогом успешной работы по учету алкоголя в ресторане является внимание к каждой детали на каждом этапе движения продукции в ресторане. Наша задача сделать так, чтобы этот процесс был удобен, логичен и понятен.

Взаимосвязь данных в декларации и в ЕГАИС, реализованная в Docsinbox, позволяет избежать любого расхождения остатков алкоголя в этих системах, а значит исключает вероятность получения «писем счастья» от ФСРАР. Можно с уверенностью сказать, что с каждым годом требования к точности и своевременности отчетности в разного рода государственных информационных системах будут только расти. Для нас всех наступает эра «Больших Данных» и наша задача сделать так, чтобы эти данные были точны и для вашей компании это принесло только пользу.