Внедрение электронного документооборота или как работать ресторану

Справка о заказчике:

Один из учредителей нашей компании Open Service Андрей Анфиногенов, дополнительно занимается управлением двух заведений: Light Family и Open Family. Первое заведение является уютным семейным рестораном состоящим из двух залов и одной огромной детской комнатой, а второй представляет собой европейский свадебный комплекс из двух площадок на территории яхт-клуба.

Описание проблемы:

Поток гостей и банкетов достигает больших оборотов, что соответственно говорит о колоссальной нагрузки всех подразделений и расходов огромного количества товаров. Дабы, не погрязнуть в бумажной рутине, встал вопрос оптимизации процессов документооборота, да плюсом ко всему, по счастливой случайности, бухгалтер – калькулятор отправляется на заслуженный отпуск под названием «декретный»!

Возник вопрос:

Как исключить всю бумажную работу с документами и организовать возможность бухгалтеру- калькулятору работать удаленно?

Процесс выбора поставщика:

В виду того, что оба ресторана используют ПО iiko, было принято решение задействовать все её возможности, внедрить собственный продукт DocsInBox по автоматизации заведения накладных в iiko, так же плюсом оказалось то, что государство уже придумало за нас – это подключение программы ЕГАИС.

Описание проекта:

1. Максимально все вести силами линейного персонала (повара, бармены, администраторы);
2. Бухгалтер - калькулятор работает удаленно (консультирует персонал ресторана, заводит все словари системы, контролирует учет и составляет итоговые отчеты).

Схема проекта:

Внедрение полного электронного документооборота в ресторанах:

установка дополнительной лицензии iikoKitchen, которая полностью исключает бумажную работу сотрудников и позволяет проводить сию секундные: акты списания, внутренние перемещения, быстрые инвентаризации с помощью подключенных весов;
оприходование накладных с помощью программ: ЕГАИС и DocsInBox.

Дополнительные положительные стороны внедрения проекта:

МОЛ (повара, бармены) на месте контролируют свои приходы и списания;
администраторы контролируют документы прихода (если нет прихода, то нет оплаты и нет новой отгрузки; документы не теряются, акты сверки делаются оперативнее);
весь документооборот ведут люди которые фактически принимают/списывают товар по факту;
бухгалтер - калькулятор контролирует учет товаров по нормам, его заключение независимо от МОЛ.

За два месяца ведения проекта:

была оптимизирована работа бухгалтера-калькулятора в 2,5 раза за счёт программы DocsInBox и ЕГАИС;
исключение человеческого фактора и ручного ввода в iiko таких документов, как: накладные, акты списания и перемещения, занесение товарных остатков и полуфабрикатов;
увеличилось время на такую аналитическую работу, как: проведение ABC-анализа блюд, закупочных цен, себестоимости и др. финансовых показателей.

Отзыв клиента:

Когда у тебя два очень активных заведения с высокими оборотами, и к тому же еще и бухгалтер- калькулятор в декретном отпуске, чувствуя, как поджимает со всех сторон, волей неволей начинаешь оптимизировать все внутренние процессы, убирать все барьеры для увеличения скорости и эффективности работы. Данное решение проекта позволило воплотить в жизнь все задуманные идеи и при этом всём, удалось сохранить целостность самых важных активов – сотрудников ресторана!

С уважением, Анфиногенов А.А.
У нас еще много статей
Close