Сколько в вашем ресторане тратится времени на ввод накладных? По нашим подсчетам, ежемесячно рестораны в России тратят около миллиона человеко-часов на ручную работу с накладными. Получается, значительная часть рабочего дня бухгалтера уходит на внесение данных в систему, подписание и сверку накладных, общение с поставщиком, а потом, если повезет, останется время на инвентаризацию или даже фудкост. А если в накладной была замечена ошибка? Отлично, у менеджера появились планы на вечер! Такие трудозатраты стоят бизнесу не только времени, но и денег. Рассмотрим подробнее.
Группа компаний обратилась к нам с конкретной проблемой: бухгалтеры тратят слишком много времени на оформление документов при работе с поставщиками. В процессе выяснилось, что они арендуют 2 склада для хранения документов, из-за чего теряют документы. Поиск нужной накладной при этом – трудоемкий и долгий процесс. Как следствие, долгие сверки с поставщиками приводят к тому, что компания не может вовремя закрыть отчетный период.
Подключив ЭДО, компания автоматизировала часть работы с поставщиками. Это помогло:
Работы, которую они заменили с помощью последующего подключения UseDocs, оказалось примерно 30% от всего объема. Суммарно компания сэкономила 5 часов в неделю каждого из четырех калькуляторов (80 часов в месяц на весь отдел бухгалтерии)
Как результат: сеть провела расширение без затрат на расширение штата и поиск новых решений.
Сервис заменяет бумажные документы: вы можете получить, подписать и выгрузить накладные в один клик.
С UseDocs ресторанам нужно будет только оформить электронную подпись и освободить шкафы – архив с папками больше не понадобится.
Мы работаем с помощью проверенных и аккредитованных провайдеров ЭДО. Все бумаги подходят как для налоговой, так и для суда.
Менеджер сможет принять накладную в один клик с любого устройства. Планшет, телефон, терминал – это не важно. Система автоматически сверяет накладные с документами поставщика и подсказывает менеджеру следующий шаг. После внесения правок система выгружает накладные в базу и отправляет их поставщику.
С UseDocs владелец бизнеса сохранит ресурсы сотрудников и деньги на аренду архива, а также получит отчеты вовремя. Подключив DocsInBox.ЭДО, ресторатор сэкономит до 1,5% оборота на контроле цен и сократит время работы с документами в два раза.
UseDocs разгрузит не только архив, но и рабочий день бухгалтера:
Выгрузку накладных можно настроить в iiko, StoreHouse, Quick Resto, Tillypad и др. А если вы не нашли свою систему в списке, напишите нам – мы подключим ее.
Процесс внедрения системы Меркурий многие рестораны проводили в последний момент, а кто-то – даже после получения первых штрафов. Настроить маркировку в Честном знаке за 1 день по инструкции невозможно – для внедрения обязательно подключение к юридически значимому ЭДО. Процесс достаточно долгий и включает подписания договоров с поставщиками, настройку электронного документооборота и другие трудозатратные задачи. К тому же большинство поставщиков во избежание рисков уже сейчас не готовы отправлять продукцию ресторанам без маркировки. Дотянуть до августа 2022 года можно, но остаться без продукции будет как минимум неприятно.
Поэтому мы рекомендуем всем начать продумывать этапы внедрения маркировки заранее. Наша команда к этому процессу уже готовится и помогает ресторанам зарегистрироваться в Честном знаке и перейти на юридически значимый ЭДО. Мы автоматизируем документооборот всего за 7 месяцев: к осени ресторан будет готов к маркировке в Честном знаке. А еще в разработке новый продукт, который позволит максимально автоматизировать процесс работы с маркированными товарами.
Узнать подробнее про UseDocs вы можете, записавшись на бесплатную консультацию с нашим экспертом.