Как провести инвентаризацию в баре быстро и без ошибок
Расхождения в учёте могут накапливаться и со временем вызывать серьёзные проблемы, поэтому важно их минимизировать. Один из самых действенных способов это сделать — оптимизировать инвентаризацию. Вместе с Павлом Шитовым, приглашённым преподавателем университета гостеприимства Swissam с десятилетним опытом управления барами, рассказываем о главных аспектах эффективной инвентаризации.

Подготовка

Процесс инвентаризации часто вызывает негатив у сотрудников: им приходится приходить на работу слишком рано или, наоборот, задерживаться после смены, а то и разбираться с остатками в выходной день. Этот стресс можно минимизировать на старте и закончить всё за пару часов.
В первую очередь, для этого нужно соблюдать порядок в номенклатуре. Этим нужно начинать заниматься с самого начала работы заведения и введения учётной системы. Все позиции должны быть однородными и корректными, чтобы вы могли быстро находить товары и не путались.

Лучше не держать в заведении много товаров в ассортименте, потому что это лишает вас возможности проследить за движением конкретных продуктов. Лучше завести отдельные позиции, например, для всех видов чая.

Также необходимо заранее организовать пространство на складе и в зоне приёмке и поддерживать там порядок. Товары должны быть расположены в удобном доступе, желательно подписать все полки и шкафы.
Ещё пара важных задач перед инвентаризацией:
  • провести приходы и списания,
  • закрыть столы,
  • подготовить бланки,
  • проверить измерительное оборудование и кнопки,
  • определить дату, время и участников инвентаризации.
Удобнее всего будет запланировать инвентаризацию на конец месяца. Так вы сможете подвести итоги периода и связать их с подведением общих экономических результатов к 1 числу.

День 1. Инвентаризация

В первую очередь нужно выполнить организационные задачи и настроить сотрудников на работу:
  1. Проконтролировать выход группы.
  2. Провести информационно-координирующий брифинг (кто, что и где взвешивает и считает).
  3. Проконтролировать измерение продуктов и полуфабрикатов с занесением в бланк инвентаризации.
Желательно снимать инвентаризацию в нерабочее время, с утра. Процесс должен проводиться слева направо, сверху вниз. Данные лучше заносить в электронную таблицу, чтобы не тратить время на перелистывание десятков страниц со списками товаров.
После подсчётов проверьте, как данные занесены в бланк, и найдите недочёты:
  • некорректные цифры,
  • неверные знаки препинания,
  • ошибки при вводе цифр (несоответствие ячейке),
  • неправильное использование формул.

День 2. Поиск ошибок

После первого дня работа у вас будет сличительная ведомость. Здесь вы сможете найти проблемные позиции с расхождениями более 1,5% от оборота. Именно на них нужно сфокусировать внимание при анализе, а также до следующей инвентаризации. Чтобы анализ был максимально эффективным, выполните ещё несколько действий.
В случае ошибок при проведении инвентаризации:
  • допускается внесение изменений,
  • можно провести подснятие на текущую дату,
  • всегда сопровождается фотографиями товара в общую группу.
Проверьте акты списания:
  • порча,
  • бракераж,
  • технологические потери,
  • маркетинг,
  • удержания у сотрудников,
  • продажа сотрудникам,
  • проработка блюд и продуктов,
  • обучение персонала,
  • служебное питание,
  • комплименты гостям.

Избегайте списаний с основанием «Пересортица»: если себестоимость товаров, которые вы используете вместо друг друга, значительно отличается, это приведёт к большим расхождениям по инвентаризации.

Изучите движение товаров:
  • приходные накладные,
  • внутренние перемещения,
  • перемещения между ресторанами,
  • списания,
  • продажи,
  • расходные накладные,
  • возвратные накладные,
  • переделанные накладные.
При регулярных расхождениях в какой-то категории или определённом товаре изучите рецепты с продуктом: какой процент отхода для него установлен, соответствует ли станционная карта и ТТК? Например, при постоянных недостачах лимонов изучите историю продукта:
  • отклонения процента отхода от нормы;
  • проблемы с поставками продукта (возвраты, продажи, бонусы);
  • проблемы с качеством продукта;
  • проблемы с оборудованием (неисправности);
  • неправильная работа с продуктом;
  • нарушение технологии приготовления;
  • нарушение условий и правил хранения сырья.
После выполнения всех этих действий и получения полной картины товарооборота согласуйте закрытие инвентаризации. Распишите суммы по закрытию инвентаризации (изменения меню, потери от порчи, технические потери, маркетинг, служебное питание и т. д.), сопроводите каждую позицию комментарием. Это можно сделать в таблице с проблемной продукцией:
  • продукты, продукция и полуфабрикаты;
  • расхождения;
  • оборот продукта за месяц;
  • результат предыдущей инвентаризации;
  • причина расхождений;
  • план мероприятий.
Это поможет вам не просто найти проблемы, но и спланировать их решение.

День 3. Постбрифинг

На этом этапе необходимо максимально глубоко изучить все проблемные позиции и повторяющиеся ошибки, а также изучить изменения излишков и недостач. Благодаря этому ваши сотрудники будут лучше знать, на какие позиции обратить внимание и что делать с ними в следующем периоде.
Сведите ключевые результаты инвентаризации в один документ, который будет содержать самые важные аспекты:
  • Итоги инвентаризации (недостачи, излишки).
  • Комментарии по проблемным позициям.
  • Итоговые суммы по актам списания: порча, технологические потери, удержание по итогам инвентаризации и удержание у сотрудников.
Так вы получите чёткую картину товарооборота и составите план действий на будущее — таблицу товаров, на которые нужно обратить внимание:
  • наименование,
  • объём,
  • сумма,
  • причина,
  • решение,
  • ответственный,
  • сроки.

Благодаря системности и использованию полезных инструментов каждая инвентаризация будет предоставлять вам максимально полную картину вашего заведения (а не просто список продуктов на складе). Это поможет вам скорректировать меню и оптимизировать закупки, чтобы снизить издержки. А проводить инвентаризацию в одном удобном приложении вам поможет система DocsInBox. В приложении также можно отправлять заказы поставщикам, контролировать закупочные цены, принимать накладные и автоматически составлять алкодекларации. Оставьте заявку на сайте, чтобы попробовать все возможности сервиса и автоматизировать документооборот.