Как провести инвентаризацию бара

Расхождения в учёте могут накапливаться и со временем вызывать серьёзные проблемы, поэтому важно их минимизировать. Один из самых действенных способов это сделать — оптимизировать инвентаризацию. Вместе с Павлом Шитовым, приглашённым преподавателем университета гостеприимства Swissam с десятилетним опытом управления барами, рассказываем о главных аспектах эффективной инвентаризации.

Процесс инвентаризации часто вызывает негатив у сотрудников: им приходится приходить на работу слишком рано или, наоборот, задерживаться после смены, а то и разбираться с остатками в выходной день. Этот стресс можно минимизировать на старте и закончить всё за пару часов.

В первую очередь, для этого нужно соблюдать порядок в номенклатуре. Этим нужно начинать заниматься с самого начала работы заведения и введения учётной системы. Все позиции должны быть однородными и корректными, чтобы вы могли быстро находить товары и не путались.

Лучше не держать в заведении много товаров в ассортименте, потому что это лишает вас возможности проследить за движением конкретных продуктов. Лучше завести отдельные позиции, например, для всех видов чая.

Также необходимо заранее организовать пространство на складе и в зоне приёмке и поддерживать там порядок. Товары должны быть расположены в удобном доступе, желательно подписать все полки и шкафы.

Удобнее всего будет запланировать инвентаризацию на конец месяца. Так вы сможете подвести итоги периода и связать их с подведением общих экономических результатов к 1 числу.

В первую очередь нужно выполнить организационные задачи и настроить сотрудников на работу:

Желательно снимать инвентаризацию в нерабочее время, с утра. Процесс должен проводиться слева направо, сверху вниз. Данные лучше заносить в электронную таблицу, чтобы не тратить время на перелистывание десятков страниц со списками товаров.

После первого дня работа у вас будет сличительная ведомость. Здесь вы сможете найти проблемные позиции с расхождениями более 1,5% от оборота. Именно на них нужно сфокусировать внимание при анализе, а также до следующей инвентаризации. Чтобы анализ был максимально эффективным, выполните ещё несколько действий.

Избегайте списаний с основанием «Пересортица»: если себестоимость товаров, которые вы используете вместо друг друга, значительно отличается, это приведёт к большим расхождениям по инвентаризации.

При регулярных расхождениях в какой-то категории или определённом товаре изучите рецепты с продуктом: какой процент отхода для него установлен, соответствует ли станционная карта и ТТК? Например, при постоянных недостачах лимонов изучите историю продукта:

После выполнения всех этих действий и получения полной картины товарооборота согласуйте закрытие инвентаризации. Распишите суммы по закрытию инвентаризации (изменения меню, потери от порчи, технические потери, маркетинг, служебное питание и т. д.), сопроводите каждую позицию комментарием. Это можно сделать в таблице с проблемной продукцией:

Это поможет вам не просто найти проблемы, но и спланировать их решение.

На этом этапе необходимо максимально глубоко изучить все проблемные позиции и повторяющиеся ошибки, а также изучить изменения излишков и недостач. Благодаря этому ваши сотрудники будут лучше знать, на какие позиции обратить внимание и что делать с ними в следующем периоде.

Сведите ключевые результаты инвентаризации в один документ, который будет содержать самые важные аспекты:

Так вы получите чёткую картину товарооборота и составите план действий на будущее — таблицу товаров, на которые нужно обратить внимание:

Благодаря системности и использованию полезных инструментов каждая инвентаризация будет предоставлять вам максимально полную картину вашего заведения (а не просто список продуктов на складе). Это поможет вам скорректировать меню и оптимизировать закупки, чтобы снизить издержки.

P. S. Проводить инвентаризацию можно в одном удобном приложении DocsInBox. А еще там можно отправлять заказы поставщикам, контролировать закупочные цены, принимать накладные и автоматически составлять алкодекларации.

Оставьте заявку здесь, чтобы попробовать все возможности сервиса и автоматизировать документооборот.