Как провести инвентаризацию в баре быстро и без ошибок
Расхождения в учёте могут накапливаться и со временем вызывать серьёзные проблемы, поэтому важно их минимизировать. Один из самых действенных способов это сделать — оптимизировать инвентаризацию. Вместе с Павлом Шитовым, приглашённым преподавателем университета гостеприимства Swissam с десятилетним опытом управления барами, рассказываем о главных аспектах эффективной инвентаризации.
Подготовка
Процесс инвентаризации часто вызывает негатив у сотрудников: им приходится приходить на работу слишком рано или, наоборот, задерживаться после смены, а то и разбираться с остатками в выходной день. Этот стресс можно минимизировать на старте и закончить всё за пару часов.
В первую очередь, для этого нужно соблюдать порядок в номенклатуре. Этим нужно начинать заниматься с самого начала работы заведения и введения учётной системы. Все позиции должны быть однородными и корректными, чтобы вы могли быстро находить товары и не путались.
Лучше не держать в заведении много товаров в ассортименте, потому что это лишает вас возможности проследить за движением конкретных продуктов. Лучше завести отдельные позиции, например, для всех видов чая.
Также необходимо заранее организовать пространство на складе и в зоне приёмке и поддерживать там порядок. Товары должны быть расположены в удобном доступе, желательно подписать все полки и шкафы.
Ещё пара важных задач перед инвентаризацией:
- провести приходы и списания,
- закрыть столы,
- подготовить бланки,
- проверить измерительное оборудование и кнопки,
- определить дату, время и участников инвентаризации.
Удобнее всего будет запланировать инвентаризацию на конец месяца. Так вы сможете подвести итоги периода и связать их с подведением общих экономических результатов к 1 числу.
День 1. Инвентаризация
В первую очередь нужно выполнить организационные задачи и настроить сотрудников на работу:
- Проконтролировать выход группы.
- Провести информационно-координирующий брифинг (кто, что и где взвешивает и считает).
- Проконтролировать измерение продуктов и полуфабрикатов с занесением в бланк инвентаризации.
Желательно снимать инвентаризацию в нерабочее время, с утра. Процесс должен проводиться слева направо, сверху вниз. Данные лучше заносить в электронную таблицу, чтобы не тратить время на перелистывание десятков страниц со списками товаров.
После подсчётов проверьте, как данные занесены в бланк, и найдите недочёты:
- некорректные цифры,
- неверные знаки препинания,
- ошибки при вводе цифр (несоответствие ячейке),
- неправильное использование формул.
День 2. Поиск ошибок
После первого дня работа у вас будет сличительная ведомость. Здесь вы сможете найти проблемные позиции с расхождениями более 1,5% от оборота. Именно на них нужно сфокусировать внимание при анализе, а также до следующей инвентаризации. Чтобы анализ был максимально эффективным, выполните ещё несколько действий.
В случае ошибок при проведении инвентаризации:
- допускается внесение изменений,
- можно провести подснятие на текущую дату,
- всегда сопровождается фотографиями товара в общую группу.
Проверьте акты списания:
- порча,
- бракераж,
- технологические потери,
- маркетинг,
- удержания у сотрудников,
- продажа сотрудникам,
- проработка блюд и продуктов,
- обучение персонала,
- служебное питание,
- комплименты гостям.
Избегайте списаний с основанием «Пересортица»: если себестоимость товаров, которые вы используете вместо друг друга, значительно отличается, это приведёт к большим расхождениям по инвентаризации.
Изучите движение товаров:
- приходные накладные,
- внутренние перемещения,
- перемещения между ресторанами,
- списания,
- продажи,
- расходные накладные,
- возвратные накладные,
- переделанные накладные.
При регулярных расхождениях в какой-то категории или определённом товаре изучите рецепты с продуктом: какой процент отхода для него установлен, соответствует ли станционная карта и ТТК? Например, при постоянных недостачах лимонов изучите историю продукта:
- отклонения процента отхода от нормы;
- проблемы с поставками продукта (возвраты, продажи, бонусы);
- проблемы с качеством продукта;
- проблемы с оборудованием (неисправности);
- неправильная работа с продуктом;
- нарушение технологии приготовления;
- нарушение условий и правил хранения сырья.
После выполнения всех этих действий и получения полной картины товарооборота согласуйте закрытие инвентаризации. Распишите суммы по закрытию инвентаризации (изменения меню, потери от порчи, технические потери, маркетинг, служебное питание и т. д.), сопроводите каждую позицию комментарием. Это можно сделать в таблице с проблемной продукцией:
- продукты, продукция и полуфабрикаты;
- расхождения;
- оборот продукта за месяц;
- результат предыдущей инвентаризации;
- причина расхождений;
- план мероприятий.
Это поможет вам не просто найти проблемы, но и спланировать их решение.
День 3. Постбрифинг
На этом этапе необходимо максимально глубоко изучить все проблемные позиции и повторяющиеся ошибки, а также изучить изменения излишков и недостач. Благодаря этому ваши сотрудники будут лучше знать, на какие позиции обратить внимание и что делать с ними в следующем периоде.
Сведите ключевые результаты инвентаризации в один документ, который будет содержать самые важные аспекты:
- Итоги инвентаризации (недостачи, излишки).
- Комментарии по проблемным позициям.
- Итоговые суммы по актам списания: порча, технологические потери, удержание по итогам инвентаризации и удержание у сотрудников.
Так вы получите чёткую картину товарооборота и составите план действий на будущее — таблицу товаров, на которые нужно обратить внимание:
- наименование,
- объём,
- сумма,
- причина,
- решение,
- ответственный,
- сроки.
Благодаря системности и использованию полезных инструментов каждая инвентаризация будет предоставлять вам максимально полную картину вашего заведения (а не просто список продуктов на складе). Это поможет вам скорректировать меню и оптимизировать закупки, чтобы снизить издержки. А проводить инвентаризацию в одном удобном приложении вам поможет система DocsInBox. В приложении также можно отправлять заказы поставщикам, контролировать закупочные цены, принимать накладные и автоматически составлять алкодекларации. Оставьте заявку на сайте, чтобы попробовать все возможности сервиса и автоматизировать документооборот.