Что такое ЭДО и как его подключить

Ежедневно компании обмениваются десятками разноплановых документов. Их составление в ручном режиме занимает немало рабочего времени и даже может заставить руководство нанять дополнительного сотрудника в штат. Всё это приводит лишь к увеличению издержек и к риску ошибок в первичных документах.

Решением этой проблемы стало внедрение электронного документооборота (ЭДО), на который уже перешли сотни тысяч предприятий малого, среднего и крупного бизнеса. Он помогает избежать бумажной волокиты и обмениваться документами в течение нескольких секунд, которые уходят на отправку данных через Интернет. О том, что представляет собой система электронного документооборота СЭД и как перейти на нее без накладок и недоразумений, расскажет эта консультация.

Что представляет собой электронный документооборот

Электронный документооборот — это составление и обмен документами с контрагентами в электронном формате без обязательного ручного заполнения и визирования. Процесс полностью аналогичен отправке писем на конкретный адрес электронной почты: одна сторона составляет документ и в один клик отправляет его деловому партнеру. На доставку тратятся считанные минуты, в течение которых бланк можно получить, просмотреть, проверить и внести в учётную систему.

Внедрение ЭДО в повседневную работу предприятий и организаций ставит перед собой цель в разы увеличить скорость обмена данными в рамках коммерческой или иной деятельности. Для большинства компаний переход на электронный формат обязателен — это необходимо для всестороннего государственного контроля и снижения риска уклонения от налогов. Но большинство юридических лиц охотно переходят на ЭДО в добровольном порядке, по достоинству оценив многочисленные преимущества системы и значительное сокращение затрат, которые она гарантирует.

Принцип работы с электронными документами в рамках ЭДО

Документооборот ЭДО — это система, позволяющая не только создавать, но и обрабатывать документы: редактировать, форматировать, заверять подписью и отправлять получателю. В электронной системе учёта к виртуальному бланку можно прикрепить скан бумажного документа. Кроме того, с помощью системы электронного документооборота значительно упрощается взаимодействие с ФНС и другими контролирующими органами. На запрос о предоставлении бумаг достаточно выгрузить из ЭДО затребованные бланки и отправить их на указанный электронный адрес. При этом любой электронный документ, заверенный цифровой подписью, обладает такой же юридической силой, как и его бумажный аналог.

Схема обмена электронными документами в рамках
ЭДО выглядит так:

  • уполномоченный сотрудник компании формирует документ в сервисе;
  • готовый бланк заверяется электронной подписью;
  • новый документ отправляется контрагенту;
  • сотрудник компании-получателя принимает документ, проверяет его содержание и заверяет электронной подписью;
  • одновременно отправитель получает информацию о том, что отправленный бланк принят и заверен контрагентом. В результате документ приобретает полную юридическую силу и может проводиться по системе бухучёта.
Схема обмена ЭДО
Важно: если в электронный документ вносятся какие-либо изменения, он утрачивает юридическую силу. Поэтому все корректировки нужно подтвердить электронной подписью, которая сделает бланк действительным.

Разновидности электронного документооборота

В зависимости от адресатов для отправки документов внутри системы ЭДО различают:
  • Внутренний электронный документооборот, который осуществляется внутри компании между руководителями разных уровней, отделами, подчинёнными и подразделениями. Чаще источником данных являются приказы, внутренние протоколы, служебные записки, объявления и т. д. Для заверения бланков используют обычную электронную цифровую подпись. Порядок внутреннего документооборота разрабатывается руководством и не имеет внешних регламентов.
  • Внешний документооборот подразумевает обмен данными с контрагентами, деловыми партнёрами всех уровней, заказчиками, поставщиками. Для заверения электронных документов применяется усиленная электронная подпись. В перечне документов, которые отправляют по ЭДО, — накладные, счета-фактуры, протоколы, акты, бланки договоров и дополнительные соглашения.
  • Документооборот с государственными органами. Это ФНС, различные фонды, органы статистики и другие организации, в компетенции которых находится проверка деятельности предприятий. Благодаря использованию системы ЭДО можно отправлять налоговую отчетность, принимать участие в торгах и государственных закупках, участвовать в обороте маркированных товаров.
В зависимости от назначения и места составления электронных документов системы ЭДО делят на:
  • Бухгалтерский документооборот — это все документы, которые составляет и принимает бухгалтерия: кадровые, приходные, расходные, кассовые и т. д.
  • Кадровый документооборот — весь объем сведений, который касается найма и учёта работы персонала.
  • Складской документооборот охватывает документы, которые помогают учитывать движение материальных ценностей.
  • Управленческий документооборот — приказы, регламенты и прочие сведения, которые регулируют деятельность компании.

Кому следует перейти на электронный документооборот

Важное достоинство ЭДО — его универсальность, возможность применения в условиях осуществления любых видов деятельности: от небольших предприятий до крупных корпораций и объединений с тысячами сотрудников. При этом есть часть субъектов бизнеса, для которых переход на электронный документооборот будет особенно полезен.

  • В крупных предприятиях благодаря подключению к ЭДО и электронному формату работы с документами удаётся снизить риск ошибок и просчётов, что позволяет избежать значительных штрафных санкций. Кроме того, удаётся согласовывать документы в сжатые сроки, а сотрудники учётного отдела избавляются от необходимости ручного составления сотен бланков.
  • В малых и средних предприятиях ЭДО гарантирует сокращение времени на оформление сделок и получение оплаты за товары, работы и услуги.
Важно: если компания работает с минимальным документооборотом, особой потребности в переходе на ЭДО нет. Если же ежедневно предприятие отправляет и получает десятки накладных, договоров и актов, без электронного рабочего формата не обойтись. Тем более что он гарантирует ощутимую экономию и рациональное расходование времени на более важные задачи.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Предприятия, уже успевшие перейти и наладить работу с ЭДО, отмечают среди многочисленных преимуществ системы:
  • Сжатые сроки согласования документов. Если бумажные бланки могут идти до адресата неделями и даже затеряться, электронные данные поступают в течение нескольких секунд, и их согласование требует минимум времени.
  • Оптимизацию процесса хранения основных учетных документов. Огромные архивы с бумажными бланками уже неактуальных — вместо них используются электронные базы данных, которые не требуют выделения отдельного места. А поиск нужной информации осуществляется в считанные минуты.
  • Доступ к базе в любое удобное время. ЭДО предоставляет круглосуточный доступ к документам с любого рабочего компьютера. В свою очередь, просмотреть и выбрать нужные бумажные бланки можно только в рабочее время.
  • Схожий режим создания и редактирования. Все электронные документы проходят одинаковую обработку и имеют схожий формат, что упрощает их хранение и внесение в учётную базу.
  • Постоянный контроль. Благодаря внедрению ЭДО можно в любой момент уточнить стадию формирования или согласования документов.
  • Снижение затрат на почтовые и курьерские услуги. Отправка документов в электронном формате в разы доступнее, чем пересылка по почте или через курьера.
  • Уменьшение объёма рутинных операций. Персонал может перераспределить рабочее время на решение более актуальных задач, чем составление и проверка документации.
Некоторые ограничения в применении ЭДО для обмена документами с контрагентами, партнерами и надзорными органами связаны со следующими моментами:
  • Внедрение ЭДО требует некоторых затрат на оплату услуг оператора по подключению, настройке и отладке системы под особенности работы конкретного предприятия. Кроме того, предстоят расходы на приобретение и периодическое обновление электронной подписи.
  • Сотрудников, которые будут работать с ЭДО, нужно направить на обучение. Это может быть самостоятельное изучение системы электронного документооборота или занятия во внерабочее время, где курс будет вести опытный инструктор.
  • Потребуется изменение условий сотрудничества с контрагентами. В договорах необходимо будет прописать пункт о том, что все электронные документы обладают полной юридической силой. Кроме того, не все деловые партнеры будут готовы по вашему примеру перейти на ЭДО, и сотрудничество с ними будет затруднительным.
Важно: современный формат системы ЭДО полностью соответствует стандартам безопасности. Поэтому отказываться от её применения, опасаясь утечки или исчезновения важной деловой информации, не приходится.

Какие субъекты бизнеса обязаны использовать в работе систему ЭДО

Действующее законодательство предписывает обязательный переход на ЭДО сразу нескольким видам субъектов бизнеса. В их числе те, кто:
  • Осуществляет реализацию и участвует в обороте маркированных товаров. В данном случае система ЭДО позволяет отправлять сведения в систему маркировки в строго установленные сроки. Продавец передает сведения о реализации, а получатель — о приёмке и оприходовании товаров, что позволяет отследить перемещение каждой единицы продукции.
  • Участвует в государственных закупках. Требование об обязательном применении ЭДО для участников госзакупок закреплено законом 44-ФЗ.
  • Относится к категории бюджетных организаций. С 2023 года все предприятия бюджетной сферы обязаны перейти на ЭДО, что позволит строго контролировать правомерность и объёмы расходования бюджетных средств.
  • Осуществляет реализацию продукции иностранного производства. Это связано с прохождением товаров через Национальную систему прослеживания с целью исключения теневого оборота и уклонения от налогообложения.
Также в настоящее время сдача отчетности в государственные органы осуществляется только через ЭДО. Поскольку обязанность по предоставлению отчётов касается практически всех субъектов бизнеса, переход на электронный документооборот является для них обязательным требованием.

Виды электронных документов в системе ЭДО

Создание, обработка и приём в системе ЭДО доступен для разных видов документов:
  • Формализованные бланки представлены в формате, который разработали и утвердили специалисты ФНС. Они имеют формат XML, автоматически обрабатываются системой и не вызывают вопросов по заполнению. В числе формализованных документов — счёт-фактура, акты приёмки-передачи, накладные, документ приёмки ТОРГ-2, универсальный передаточный документ и т. д.
  • Частично формализованные. Имеют вид, рекомендованный ФНС. Нередко содержат дополнительные реквизиты, могут быть представлены в любом электронном формате. Из-за разнообразия форматов не подлежат обработке на специализированном ПО. В числе образцов — акт сверки, акт приёмки-сдачи работ, внутренние накладные, договора и т. д.
  • Неформализованные документы. Не имеют утвержденного бланка, могут быть представлены в форматах DOCX, PDF, JPG и прочих. Не предназначены для обработки специализированным ПО. К неформализованным документам относят счета, прайс-листы, письма, некоторые накладные, протоколы разногласий и т. д.

Заинтересованы в автоматизации работы с ЕГАИС?

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами как можно скорее и ответим на все вопросы по автоматизации работы с ЕГАИС