Что такое ЭДО и как его подключить

Ежедневно компании обмениваются десятками разноплановых документов. Их составление в ручном режиме занимает немало рабочего времени и даже может заставить руководство нанять дополнительного сотрудника в штат. Всё это приводит лишь к увеличению издержек и к риску ошибок в первичных документах.

Решением этой проблемы стало внедрение электронного документооборота (ЭДО), на который уже перешли сотни тысяч предприятий малого, среднего и крупного бизнеса. Он помогает избежать бумажной волокиты и обмениваться документами в течение нескольких секунд, которые уходят на отправку данных через Интернет. О том, что представляет собой система электронного документооборота СЭД и как перейти на нее без накладок и недоразумений, расскажет эта консультация.

Электронный документооборот — это составление и обмен документами с контрагентами в электронном формате без обязательного ручного заполнения и визирования. Процесс полностью аналогичен отправке писем на конкретный адрес электронной почты: одна сторона составляет документ и в один клик отправляет его деловому партнеру. На доставку тратятся считанные минуты, в течение которых бланк можно получить, просмотреть, проверить и внести в учётную систему.

Внедрение ЭДО в повседневную работу предприятий и организаций ставит перед собой цель в разы увеличить скорость обмена данными в рамках коммерческой или иной деятельности. Для большинства компаний переход на электронный формат обязателен — это необходимо для всестороннего государственного контроля и снижения риска уклонения от налогов. Но большинство юридических лиц охотно переходят на ЭДО в добровольном порядке, по достоинству оценив многочисленные преимущества системы и значительное сокращение затрат, которые она гарантирует.

Документооборот ЭДО — это система, позволяющая не только создавать, но и обрабатывать документы: редактировать, форматировать, заверять подписью и отправлять получателю. В электронной системе учёта к виртуальному бланку можно прикрепить скан бумажного документа. Кроме того, с помощью системы электронного документооборота значительно упрощается взаимодействие с ФНС и другими контролирующими органами. На запрос о предоставлении бумаг достаточно выгрузить из ЭДО затребованные бланки и отправить их на указанный электронный адрес. При этом любой электронный документ, заверенный цифровой подписью, обладает такой же юридической силой, как и его бумажный аналог.

Важно: если в электронный документ вносятся какие-либо изменения, он утрачивает юридическую силу. Поэтому все корректировки нужно подтвердить электронной подписью, которая сделает бланк действительным.

В зависимости от адресатов для отправки документов внутри системы ЭДО различают:

В зависимости от назначения и места составления электронных документов системы ЭДО делят на:

Важное достоинство ЭДО — его универсальность, возможность применения в условиях осуществления любых видов деятельности: от небольших предприятий до крупных корпораций и объединений с тысячами сотрудников. При этом есть часть субъектов бизнеса, для которых переход на электронный документооборот будет особенно полезен.

• В крупных предприятиях благодаря подключению к ЭДО и электронному формату работы с документами удаётся снизить риск ошибок и просчётов, что позволяет избежать значительных штрафных санкций. Кроме того, удаётся согласовывать документы в сжатые сроки, а сотрудники учётного отдела избавляются от необходимости ручного составления сотен бланков.
• В малых и средних предприятиях ЭДО гарантирует сокращение времени на оформление сделок и получение оплаты за товары, работы и услуги.

Важно: если компания работает с минимальным документооборотом, особой потребности в переходе на ЭДО нет. Если же ежедневно предприятие отправляет и получает десятки накладных, договоров и актов, без электронного рабочего формата не обойтись. Тем более что он гарантирует ощутимую экономию и рациональное расходование времени на более важные задачи.

Предприятия, уже успевшие перейти и наладить работу с ЭДО, отмечают среди многочисленных преимуществ системы:

Некоторые ограничения в применении ЭДО для обмена документами с контрагентами, партнерами и надзорными органами связаны со следующими моментами:

Важно: современный формат системы ЭДО полностью соответствует стандартам безопасности. Поэтому отказываться от её применения, опасаясь утечки или исчезновения важной деловой информации, не приходится.

Действующее законодательство предписывает обязательный переход на ЭДО сразу нескольким видам субъектов бизнеса. В их числе те, кто:

Также в настоящее время сдача отчетности в государственные органы осуществляется только через ЭДО. Поскольку обязанность по предоставлению отчётов касается практически всех субъектов бизнеса, переход на электронный документооборот является для них обязательным требованием.

Создание, обработка и приём в системе ЭДО доступен для разных видов документов: