Заполните форму, чтобы получить руководство по поэкземплярному учету
Как проводится инвентаризация в кафе и ресторанах: всё, что нужно знать заведениям общепита об отчётности
Оборот значительного количества продуктов, полуфабрикатов, готовых блюд и товаров требует самого внимательного контроля. Он позволит избежать злоупотреблений, учитывать движение материальных ценностей, своевременно пополнять их запасы и учитывать рентабельность каждого наименования для увеличения или сокращения объемов производства.
Оптимальным вариантом регулярного отслеживания сохранности оборотных активов является инвентаризация. Ее суть – сверка фактических остатков материальных ценностей с аналитическими данными бухгалтерского учета. Для предприятий сферы общественного питания это контроль сырья, готовой продукции, кассового и кухонного оборудования, инвентаря, а также складских запасов. Регулярное проведение инвентаризации снижает риск злоупотреблений и позволяет наладить эффективный учет движения продукции.
Оптимальным вариантом регулярного отслеживания сохранности оборотных активов является инвентаризация. Ее суть – сверка фактических остатков материальных ценностей с аналитическими данными бухгалтерского учета. Для предприятий сферы общественного питания это контроль сырья, готовой продукции, кассового и кухонного оборудования, инвентаря, а также складских запасов. Регулярное проведение инвентаризации снижает риск злоупотреблений и позволяет наладить эффективный учет движения продукции.
Виды инвентаризации в общепите
В зависимости от масштабов различают:
- Сплошную инвентаризацию, которая подразумевает пересчет всех материальных активов. Чаще ее проводят перед аудитом, составлением годовой отчетности, ликвидацией компании или сменой материально-ответственных лиц.
- Частичную инвентаризацию. Она проводится в отношении отдельных видов активов, для пересчета дорогостоящих материальных ценностей, а также при увольнении или приеме на работу сотрудников, чтобы исключить факты хищения ценностей.
Отказ от проведения инвентаризации не имеет для предприятия нежелательных последствий в виде штрафов. Однако именно она помогает усовершенствовать бухгалтерский и налоговый учет, сделать его точнее и достовернее. Тем более что при регулярной проверке удается снизить риск злоупотреблений и хищения.
В зависимости от назначения проверка может быть:
В зависимости от назначения проверка может быть:
- Плановой – такая инвентаризация проводится по определенному регламенту и графику в зависимости от режима работы предприятия.
- Внеплановой – проводится вне графика, чаще связана с обнаружением фактов злоупотреблений, уточнением последствий стихийных бедствий и т. д.
- Повторной, благодаря которой можно уточнить результаты предыдущей проверки.
- Контрольной – такая инвентаризация в кафе проводится в случае, если при проведении предыдущей инвентаризации выявлены факты нарушений со стороны комиссии.
Порядок проведения инвентаризации регламентирует закон
«О бухгалтерском учете», внутренние положения компании и методологические указания Министерства финансов.
«О бухгалтерском учете», внутренние положения компании и методологические указания Министерства финансов.
Этапы проведения инвентаризации на предприятиях общественного питания
Учет и контроль наличия материальных ценностей состоит из нескольких этапов.
Подготовительные мероприятия
Перед началом проверки руководитель или его заместитель своим приказом утверждают состав комиссии. Необходимо, чтобы в ней участвовали независимые специалисты, которые не заинтересованы в результатах инвентаризации, и итоги работы которых можно было бы использовать в суде для доказательства фактов противоправных действий. Часто это несколько сотрудников из разных подразделений компании, в задачи которых входит составление инвентаризационной описи по готовому образцу. Также в перечне подготовительных мероприятий – подготовка приходно-расходной документации и точный расчет остатков для сравнения с их фактическим наличием с помощью программы для общепита от Docsinbox.
Учет материальных ценностей и составление описи
Комиссия осуществляет пересчет всех товаров или иных ценностей согласно бланку описи – взвешивает, измеряет, подсчитывает количество упаковок. Одновременно уточняют наличие просроченных и испорченных продуктов, возле таких позиций в описи делают пометки, чтобы позже выполнить списание.
Для предприятий общественного питания предусмотрен следующий порядок действий:
Для предприятий общественного питания предусмотрен следующий порядок действий:
- 1Сначала проверяют наличие товаров и посуды на кухне, позже переходят в бар.
- 2В процессе инвентаризации товары не перемещают, чтобы исключить их повторный подсчет и ошибочное внесение в опись.
В ходе подсчета используют единые единицы измерения. - 3Заполненные описи подписывают все члены комиссии, что подтверждает правильность указанных сведений.
Важно: готовые блюда, полуфабрикаты и сырье учитывают по отдельности, поскольку они относятся к разным позициям. Спиртные напитки учитывают в миллилитрах, для этого содержимое вскрытых бутылок измеряют мерным стаканом.
Бухгалтерская сверка
После составления и заверения описей их передают в бухгалтерию. Там уполномоченный специалист сравнивает фактические и учетные остатки. В частности, информацию об остатках алкоголя можно проверить по данным программы Docsinbox.ru. В зависимости от результатов проверки может быть выявлена:
- недостача – нехватка товаров вследствие порчи, хищения или неправильного учета;
- излишки – избыточное количество ценностей, чем числится по базе учета;
- пересортица – ситуация, когда по одной позиции идет недостача, а по схожей другой – избыток, и они взаимно компенсируются;
- порча – лом, бой, истечение срока годности и т. д.
На основании описи и данных учета составляют сличительную ведомость и ведомость учета результатов. По итогам проведения проверки издается соответствующий приказ:
- избыток товара оприходуют;
- недостачу проводят по отдельному счету, который потом закрывают за счет виновных или за счет собственных средств компании;
- пересортицу оформляют как излишек и как недостачу, чтобы их суммы компенсировали друг друга.
Некоторые организационные вопросы проведения инвентаризации
Для ресторанов и других предприятий общепита проведение сверки материальных ценностей имеет свои особенности.
Инвентаризация в ресторане
Эксперты рекомендуют проводить инвентаризацию в ресторане как можно чаще – так, некоторые заведения проверяют наличие продукции каждый день, чтобы исключить неточности, случаи злоупотребления персонала и т.д. Аналогичный график предлагается и для баров – сразу после закрытия смены сотрудники осуществляют подсчет наиболее ходовых позиций, чтобы сверить выручку и выбытие товара.
Для заведений на вынос или служб доставки учет ведется как по продукции, так и по расходным материалам. А на предприятиях, где ведется самостоятельное производство, следует строго отслеживать остатки, что позволит подтвердить правильность использования технологических карт и рациональность осуществленных закупок.
Для заведений на вынос или служб доставки учет ведется как по продукции, так и по расходным материалам. А на предприятиях, где ведется самостоятельное производство, следует строго отслеживать остатки, что позволит подтвердить правильность использования технологических карт и рациональность осуществленных закупок.
Варианты проведения инвентаризации в ресторанах
В зависимости от сроков и объемов инвентаризации в ресторане может быть:
- ежемесячной – в этом случае проверке подлежат все материальные ценности, а также расходные материалы, дезинфицирующие составы и прочие хозтовары, которые используются в повседневной деятельности заведения;
- еженедельной – такая инвентаризация подразумевает пересчет только продуктов;
- ежедневной – проверке подлежат только остатки в баре;
- внеплановой, проводимой в полном или выборочном формате – проводится по инициативе управляющего без предварительного уведомления персонала, чтобы исключить случаи хищения и выявить факты противоправных действий сотрудников.
Материальные лица
В качестве материально-ответственных лиц, ответственных за результаты проверки, обычно выступают главный повар, главный бармен и администратор. При обнаружении недостачи сумма убытка распределяется между ними с учетом доказанной вины, доступа к материальным ценностям и прочих факторов.
Какие ошибки можно выявить в процессе инвентаризации в ресторане или трактире
По итогам сверки фактического и учетного количества продукции в заведениях общественного питания нередко обнаруживают:
- Неправильный выбор учетных единиц, что ведет к искажению остатков. Например, товар поступает в упаковках, а его учитывают в штуках или в килограммах. Особенно часто такие проблемы возникают при учете расходных материалов.
- Дублирующие позиции с одинаковыми или схожими названиями. Так, согласно данным технической карты блюдо готовится из замороженного мяса говядины, а в учете позиция отмечена как «мякоть телятины замороженная». В результате по одной позиции возникает пересортица, а по другой – такая же по размерам недостача.
- Несоблюдение требований технических карт. В этом случае отмечается перепорционирование и в кухне, и в баре, когда списание материалов по данным учета не соответствует объему готовых блюд.
- Чрезмерное количество остатков, которое покрывает потребности заведения в несколько раз. Это не вполне верное решение, которое может стать причиной порчи части товара и выведения денежных средств из оборота на длительное время.
- Неточности в расчетах по калькуляции. Если одни и те же позиции постоянно дают недостачу или излишки, следует проверить карту калькуляции и внести в нее нужные корректировки.
- Факты воровства или использование подложных (посторонних) товаров. В первом случае на злоупотребление укажет крупная недостача, во втором – избыток дорогостоящих товаров: алкоголя, гастрономии и т. д.
- Уровень продаж с помощью программ лояльности.
Как снизить риск хищений в ресторане
Для ресторанов нередки случаи злоупотреблений с помощью так называемого открытого стола – одного и того же стола с многократно повторяемым заказом. Используя топовые позиции, сотрудники печатают пречеки для посетителя, но позже отменяют его и оставляют стол открытым. При следующем заказе вновь печатается пречек, т. е. через один стол проходит несколько одинаковых заказов. Кроме того, нередко используют и другие схемы, в результате которых предприятие теряет деньги и материальные ценности, а его прибыль снижается.
Для предотвращения воровства и прочих злоупотреблений рекомендуется:
Для предотвращения воровства и прочих злоупотреблений рекомендуется:
- контролировать висящие столы, которые долго остаются открытыми;
- анализировать продолжительность обслуживания для каждого сотрудника, тщательно контролировать смены и специалистов, где задержки имеют постоянный характер;
- регулярно проводить внеплановые инвентаризации по наиболее ходовым позициям.
Что делать при обнаружении расхождений
Если инвентаризация показала значительные расхождения между фактическими остатками и данными учета, рекомендуется:
- изучить и должным образом скорректировать технические карты и расчеты;
- перепроверить правильность указания учетных единиц;
- внедрить бонусы для продуктов, которые дают излишки из-за производственных и технологических факторов;
- тщательно контролировать позиции, по которым выявлена недостача;
- проводить обучение для начинающих поваров, чтобы предотвратить перерасход сырья.
Как работать с результатами инвентаризации
Для анализа расхождений между учетными и фактическими данными следует:
- выделить позиции, по которым отмечена разница;
- проверить входящие документы и убедиться в правильности и полноте оприходования продукции;
- уточнить данные технологических карт и калькуляций, а также проверить качество работы поваров;
- проверить возможные признаки хищений и злоупотреблений.
Обратите внимание: нормой недостачи считается 3-5% в зависимости от типа заведения и особенностей его работы. Превышение этого показателя требует принятия срочных мер, в том числе – усиления контроля движения продукции и анализа правильности ее списания.
Автоматизация предприятий общепита: почему это важно?
Упростить и оптимизировать учет в общепите помогут специальные программы, с помощью которых можно контролировать движение материальных ценностей и в любой момент проверять их наличие. Автоматизированная система учета снимает дополнительную нагрузку на бухгалтерию, а также:
- снижает вероятность злоупотреблений на рабочих местах;
- распределяет и ограничивает доступ персонала к учетной информации;
- позволяет вести аналитику по каждой товарной позиции;
- автоматизирует списание продукции согласно объему готовых блюд;
- позволяет отслеживать остатки и своевременно пополнять запасы;
- помогает вести учет отдельно по каждым подразделениям – складу, бару, кухне.
Из программы для общепита, в которой собраны данные по движению товаров, можно в несколько кликов получить всю актуальную информацию для проведения инвентаризации, принятия управленческих решений, контроля работы сотрудников и качества блюд. Используйте ее в работе компании, чтобы сделать предприятие более рентабельным, надежным и привлекательным для посетителей.
Заинтересованы в автоматизации ресторана?
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами как можно скорее и ответим на все вопросы по автоматизации
