Инвентаризация — острая тема для любого ресторана. Она касается
и бухгалтера-калькулятора, и управленца в заведении.

В этой статье мы дадим полезную информацию для бухгалтеров-калькуляторов и раскроем секреты успешного проведения инвентаризации для владельцев заведений.

Автор статьи, Юлия Левицкая, бухгалтер с опытом работы в общепите более 14 лет. Она начинала с работы в столовой бухгалтером,
а последние 7 лет работает главным бухгалтером в большой ресторанной сети. Юлия поделилась с нами советами, которые собрала за годы практики в ресторанном бизнесе.

Инвентаризация — это контрольное снятие остатков с целью их сравнения с расчетным остатком программы складского учета.

Есть два термина, которые мы используем, — книга и факт.

У инвентаризации бывает три результата, но мы чаще говорим о двух:

Книга — это расчетный остаток, указанный в программе учета.

Факт — это то, что физически лежит на складе.

Есть недостачи. Фактического количества товара меньше, чем расчетного остатка.

Есть излишки. Фактических остатков товара больше, чем расчетного остатка.

Так часто, как вы считаете нужным. Обычно достаточно одного раза в месяц. Но если калькулятор только начинает работу в новом ресторане, или заведение проблемное, то инвентаризацию можно проводить чаще.

Бухгалтеру-калькулятору желательно присутствовать на первых двух инвентаризациях в новом ресторане, чтобы он мог посмотреть на процесс изнутри, понять, как устроен склад и где лежат продукты. Так ему будет проще работать в будущем.

Подготовка включает в себя 3 пункта:

Выбор даты. Выбирайте день, когда остатков на складах будет меньше всего. Идеально — вечер воскресенья или утро понедельника.

Выбор времени. В период снятия остатков со склада не должно ничего отдаваться и ничего приходоваться. Обязательное условие — одновременное снятие остатков на всех складах.

Подготовка базы. Когда заводите номенклатуру, старайтесь делать базу максимально прозрачной, чтобы она была понятна всем сотрудникам ресторана.

Важно: остатки должны сниматься по бланку инвентаризационной описи, распечатанному из программы складского учета – iiko, StoreHouse или др. Для удобства бланк должен быть разгруппирован по товарным группам — молочка, бакалея и так далее.

В StoreHouse бланк распечатывают прямо из ведомости остатков, который вы формируете на утро даты, когда у вас есть в наличии все продукты, имеющиеся на складе.

В iiko бланк можно распечатать в разделе «Товары и склады» — «Инвентаризация» после заполнения раздела продуктами и полуфабрикатами, которые у вас есть.

Проверяем технико-технологическую карту (ТТК) и себестоимость. В iiko есть возможность просмотреть свою номенклатуру на предмет пустых технологических карт. Программа сразу сигнализирует «Внимание! Пустая техкарта».

Проверяем количество документов. Открываем список накладных. Если это iiko, то через «Товарный отчет» смотрим количество документов, проведенных по складу за этот период. Если вы кормите персонал, то у вас должны быть списания на питание персонала на каждый день. За каждый день должны быть сформированы либо акты списания (iiko), либо расходные накладные (StoreHouse), минимум 30 документов за месяц. Не рекомендуем списывать питание персонала общим скопом.

Проверяем активность документов. Все документы должны быть активированы, проведены. Все неактивные документы программа считает черновиками.

Проверяем «скачки» закупочных цен. Задача — исключить технические ошибки самих калькуляторов. В iiko раздел «Производство и логистика» — «Отчет о закупках», в StoreHouse — «Анализ поставщиков».

Проверяем остатки на складах. Если у вас есть отрицательные остатки на складах и в порциях, то:

в StoreHouse — скорее всего, у вас не сформирована комплектация. Вы продали порцию, расходная накладная ее списала, но вы ее не приготовили с помощью комплектации.

iiko — скорее всего, не сформирован акт приготовления на блюдо.

Например, вы варите морс на кухне, а продаете с бара. Для того, чтобы отразить это, используют акты приготовления. Если они не сформированы, то морс будет продаваться в минус в порциях.

Проверяем «скачки» себестоимости. В StoreHouse: «Отчеты» — «Списки» — «Калькуляционная карта», лучше смотреть по определенному комплекту. Программа покажет все скачки себестоимости за определенный период по дням.

В iiko есть «Отчет об изменении себестоимости». Раздел «Отчеты» — «Склады». Там можно выстроить отклонения в себестоимости, например, больше 5%.

Сверяем выручку с Z-отчетами. Все должно полностью совпадать, проверяем этот пункт хотя бы раз в месяц.

В момент снятия остатков со склада не должны ничего отдавать, перемещать, принимать. Остатки нужно снимать на всех складах одновременно.

Фиксируйте каждый грамм — сырые продукты, полуфабрикаты и заготовки, весовой и штучный товар.

Главная задача бухгалтера-калькулятора — это корректно внести факт. Обязательно сохраняйте бланк инвентаризационной описи.

Важно: инвентаризация «ноль-в-ноль» по весовым продуктам — это миф! В любом случае будут недостачи и излишки. Люди — это не станки. В штучной же продукции должно все четко совпадать.

Проверяем себя. Если есть излишки или недостачи, сверяемся с бланком с производства, все ли внесено верно.

Смотрим движение товаров. Где участвовал товар, что с ним происходило. Проверяем все документы, по которым он списывался и приходывался, проверяем вхождения — какими блюдами он списывается.

Просим производство переснять товар на излишках или недостаче.

Если проблема не решена, то зовем шеф-повара. Он должен знать свои техкарты и как списываются продукты. Возможно, что производство не укладывается в процент отхода, заложенный в техкартах. Процент отхода формирует расчетный остаток.

Приходите на контрольные взвешивания. Потому что шеф-повары любят завышать процент отхода, так как на недостачи обращают больше внимания. Чем выше процент отхода, тем больше списывается продукта в нашу реализацию, тем меньше расчетного остатка на момент инвентаризации. Продуктов останется меньше. Ничего страшного, если вы, делая проработки, особенно на ходовые продукты, завысите свой процент отхода. Так вы заложите возможную норму отклонения. Речь идет о 1-2% отхода дополнительно заложенных на какой-то ингредиент из-за человеческого фактора, разности поставщиков и так далее. Если понимаем, что техкарта неправильная, то меняем техкарту.

Нормы отклонения — 3-5%. Для колоссальной проходимости — максимум 10%.

Пример: прошло 10 кг лосося за месяц. 2 кг недостачи — это очень много. Если прошло 20 кг, недостача также 2 кг. Руководствуемся логикой. 20 кг рыбы не могут давать 2 кг недостачи. Для 2 кг недостачи должна быть проходимость не менее 40 кг.

Срок разбора инвентаризации — норма до 3-х рабочих день. День на снятие, день на разбор, день на доработки.

С пересортицей лучше бороться на этапе формирования номенклатуры в программе. Старайтесь адекватно объединять их в одну позицию.

Ошибка ручного ввода. Всегда начинайте с проверки себя. Сверяйтесь с инвентаризационной описью.

Некорректно снятые остатки. Попросите переснять товар, чтобы исключить этот пункт.

Пересортица, некорректный % отхода. Отсутствие внутренних перемещений.

Например, молоко 2.5% и 5% нет смысла заводить разными позициями, даже если есть разница в цене.

Инвентаризация — процесс, который пугает многих калькуляторов и владельцев заведений. Но если подойти к ней с подробным планом работы, то она будет проходить легко и быстро. Самое главное, вникнуть в процессы работы заведения, чтобы бухгалтер облегчил себе задачу в будущем. Удачи вам в работе!

Юлия Левицкая,
Эксперт онлайн-школы ресторанных калькуляторов