Отрицательные остатки в системе товарно-складского учёта
Отрицательные остатки в системе ТСУ представляют собой избытки продукции, возникшие на этапе производства, а не из-за неисправности программного обеспечения. Эта проблема появляется, когда на кухне производится больше продукции, чем зарегистрировано в электронной базе данных: в программе сырьё уже кончилось, а производство его по-прежнему использует.
Ошибки в учётной программе, связанные с остатками, могут указывать на неправильные настройки процессов и даже на случаи воровства. Несмотря на усилия сотрудников, отрицательные остатки могут возникать по разным причинам. Вместе с Юлией Левицкой, бухгалтером-калькулятором с 14-летним опытом работы в ресторанном бизнесе, рассмотрим основные причины возникновения отрицательных остатков и способы их предотвращения.
Причина 1. Завышенный процент отхода в технической карте
Одной из распространённых причин отрицательных остатков является завышенный процент отхода, указанный в технической карте (ТТК). В этом случае программа списывает больше сырья, чем фактически используется на производстве. Это может быть вызвано неправильным расчётом или оценкой производственных процессов. Возможно, произошли изменения в составе сырья, или была допущена ошибка при проработке, или новый повар использует другой подход к разделке продуктов.
Что делать?
Необходимо регулярно пересматривать и обновлять ТТК, учитывая реальные данные о производстве. Более точный анализ процессов поможет оптимизировать расход сырья и снизить процент отходов.
Причина 2. Недовложения на производстве
Недовложения на этапе производства также может привести к отрицательным остаткам. Сотрудники могут недостаточно внимательно измерять используемые ингредиенты, а иногда и специально уменьшать количество сырья в блюдах, чтобы извлечь из этого выгоду.
Что делать?
Необходимо уделить внимание контролю за процессом производства, внимательно отслеживать запасы сырья и, если возможно, контролировать правильное использование ингредиентов при готовке.
Причина 3. Ошибки в первичных документах
Речь идёт о первичных документах, таких как внутренние перемещения, приходные накладные и акты разбора, которые влияют на учёт товара на складе. Ошибки в этих документах также могут привести к неправильному учёту остатков. Возможно, бухгалтер забыл внести первичный документ в систему складского учёта — это недоработка, которую необходимо обнаружить и исправить.
Что делать?
Важно проверять первичные документы на наличие ошибок и сверять их с информацией из учётной системы. Автоматизация учёта и использование специализированного программного обеспечения помогут снизить вероятность ошибок.
Причина 4. Неправильно внесённые данные предыдущей инвентаризации
Неправильно внесённые данные в предыдущих инвентаризационных циклах могут привести к ошибкам в учёте остатков. Вероятно, фактическая информация остатков была занижена или остатки были неправильно списаны.
Что делать?
Необходимо регулярно проводить инвентаризации, контролировать процесс и анализировать данные. Важно уделять внимание обучению персонала и использовать современные методы учёта, чтобы усовершенствовать процесс и минимизировать ошибки. Сохранение документов, заполненных вручную, до следующей инвентаризации позволит проверить правильность внесённых данных.
Причина 5. Отсутствие информации о произведённой замене
Отсутствие точной информации о замене ингредиентов может стать источником отрицательных остатков. Например, если повара вносят изменения в состав блюд, (добавляют сливки, разбавленные водой, вместо молока), это может привести к некорректному учёту остатков.
Что делать?
При единичной замене необходимо составить акт переработки для соответствующего блюда. В случае регулярных замен — провести процедуру взаимозамены ингредиентов. Также важно поддерживать детальный учёт всех изменений в составе блюд.
Отрицательные остатки в учётной системе ресторана могут стать серьёзной проблемой для бизнеса, но с правильным подходом и контролем их можно минимизировать и предотвратить. Регулярное обновление технических карт, внимательный контроль за производственными процессами и уделение достаточного внимания учёту помогут обеспечить точность ведения остатков и эффективное управление предприятием.
