Пересортица

Как сделать так, чтобы отчётность сходилась

Борьба с пересортицей — одна из распространённых задач в сфере общественного питания. Излишки и недостачи приводят к финансовым потерям, недовольству клиентов и снижению эффективности работников ресторана. В этой статье мы расскажем, что такое пересортица, почему она возникает и что делать менеджеру, официантам, барменам и бухгалтеру-калькулятору, чтобы её не допустить.

Что такое пересортица

Пересортица — это несоответствие фактических данных о наличии товаров на складе учётным данным. Она может возникнуть из-за неправильной маркировки, неудобного размещения продуктов на складе, а также по причине человеческих ошибок в ходе учёта и инвентаризации.

Примеры пересортицы: использование продуктов, которое не отражается в учётной системе, а также недостачи или излишки при инвентаризации. Обычно эти расхождения видны в учётной системе: например, подсвечиваются красным.

Причины возникновения пересортицы

Неправильное расположение товара на складе. Складское пространство должно быть организовано логично, все товары должны находиться на установленных местах. В хаосе находить нужные продукты и правильно их учитывать гораздо сложнее.
Человеческий фактор. Ошибки могут возникать при приёмке, списании и повседневном использовании продукции. Это часто происходит просто по невнимательности, но может свидетельствовать о кражах.
Нарушения в инвентаризации. Инвентаризация — это не только способ выявления пересортицы, но и её частая причина. Нарушения в процессе инвентаризации приводят к накоплению ошибок и расхождениям в учёте.
Ошибки в учёте. Важно регулярно обновлять учётную систему и правильно её вести. Иначе будут возникнать расхождения между фактическими данными и данными в системе.

Борьбу с пересортицей нужно начинать на этапе внедрения учётной системы: если вы знаете, что и как используется на кухне ресторана, у вас получится объединить или детализировать продукты для систематизации учёта.

Предотвращаем пересортицу

Автоматизированные системы учёта
Современные программы для общепита автоматизируют приёмку и списание продуктов. С ними вы снизите вероятность пересортицы, потому что сможете лучше следить за товарооборотом и сделать учёт точнее.

Склад
Создайте схему расположения товаров, подпишите полки, холодильники и остальные места для хранения. Следите за тем, чтобы товары располагались на своих местах, чтобы проводить инвентаризацию быстрее и ничего не терять.

Инвентаризация
Регулярная инвентаризация поможет своевременно выявлять расхождения между фактическими и учётными данными. Проводите инвентаризацию не только в установленные сроки, но и по мере необходимости: например, если обнаружите ошибки или заподозрите пересортицу.

Квалифицированные сотрудники
Сотрудники должны понимать важность учёта и правильно работать с продукцией. Стоит проводить внеплановые инвентаризации и в целом следить за использованием продуктов, чтобы исключить кражи, которые тоже могут быть причиной расхождений.

Что ещё важно

Журнал ошибок
У вас в любом случае будут периодически возникать ошибки в учёте, но сбор информации о них и анализ помогут не просто решить текущие проблемы, но выявить слабые места и устранить их.

Чек-листы
Чек-листы для приёмки, инвентаризации, открытия смены и других действий в ресторане помогут наладить систему, при которой процессы станут прозрачными. Сотрудники будут идти по чек-листам и просто не смогут пропустить ключевые шаги.

Маршруты движения продуктов
Оптимизация маршрутов движения товаров на складе поможет быстрее находить их и следить за их использованием. Чем больше вы знаете о перемещении продукции, тем ниже вероятность пересортицы.

Пересортица — серьезная проблема для любого заведения, которая может привести к финансовым издержкам и даже снижению репутации. Работайте над тем, чтобы избежать пересортицы, и сможете избежать негативных последствий. DocsInBox поможет с учётом и инвентаризацией — все детали здесь.