Заводите номенклатуры по определённой схеме, например: название — характеристика — производитель — объём. Когда принимаете накладные от поставщика, учитывайте, что он может называть товары по-другому, поэтому будьте внимательны и корректируйте позиции, чтобы у вас не было задвоений типа «Огурцы свеж. Узбекистан» и «Огурец короткоплодный».