Приглашаем на бесплатный вебинар!
Используем куки, чтобы интернет был удобным. Наша политика здесь.
OK
Почему работать с документами на поставку в ресторане сложно
и как это исправить
Ресторанная поставка — это не только продукты, но и документы. Почему это важно? Потому что от своевременности и точности работы с ними зависят оперативность подсчета фудкоста, состояние склада и соблюдение законов. Так что давайте разберемся, какие документы приходится обрабатывать, почему это вызывает сложности и как оптимизировать процесс.
Какие документы нужно обработать при поставке
Каждая поставка сопровождается пакетом документов, которые необходимо проверить, подписать и сохранить. Вот основные из них:
Бумажная накладная
Процесс: поставщик формирует накладную и отправляет ее в ресторан вместе с товаром.
Сроки: подписывается при приемке или корректируется при выявлении расхождений.
Проблемы:
- Документы легко теряются и портятся.
- Требуется место для хранения (срок хранения — 5 лет).
- Высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Процесс: поставщик и ресторан обмениваются документами через оператора электронного документооборота (ЭДО).
Сроки: подписывается после приемки товара.
Нюансы: данные передаются в систему «Честный знак» (обязательно для маркированной продукции).
Проблемы:
- Часто приходит с опозданием.
- Корректировки у разных поставщиков обрабатываются по-разному.
- Подписание в ЭДО не синхронизировано с приемкой.
ЕГАИС-накладная (для алкоголя)
Процесс: поставщик отправляет накладную через УТМ с указанием акцизных марок.
Сроки: Должна быть принята в течение суток после поставки.
Нюансы: Ресторан обязан сверить бутылки с данными в накладной.
Проблемы:
- Сверка часто происходит отдельно от приемки.
- Не все поставщики формируют «коробки» (группы товаров).
- Риски ошибок при приемке «вслепую».
Ветеринарно-сопроводительные документы (ВСД)
Процесс: поставщик оформляет ВСД в системе «Меркурий» и отправляет ресторану.
Сроки: необходимо погасить в течение суток после приемки.
Нюансы: каждая позиция товаров животного происхождения требует отдельной справки.
Проблемы:
- Поставки могут приходить ежедневно, а значит, и гасить ВСД нужно каждый день.
- Авторизация возможна только через Госуслуги.
- Требуется фиксация вычерков (исправлений).
Электронная товарно-транспортная накладная (ЭТРН)
Процесс:
- Поставщик заполняет данные о товаре, перевозчике и получателе.
- Перевозчик подтверждает получение груза.
- Ресторан подписывает при приемке, перевозчик — по факту выдачи.
Нюансы: все подписания происходят с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Почему всё это сложно и как с этим быть
Приемка всех этих документов и отчетность по ним действительно может путать — и это не единственное препятствие. Что еще:
- Высокий риск ошибок из-за многоступенчатости процессов.
- Необходимость постоянной коммуникации между поставщиками, перевозчиками и рестораном.
- Долгий процесс приемки — от получения товара до внесения данных в учетную систему.
- Много документов на каждую поставку.
Госсервисов и правил отчетности становится все больше — и каждый сотрудник должен в этом разбираться. В итоге временные и финансовые вложения в обучение персонала становятся слишком высокими, а крупным сетям приходится внедрять системы управления обучением (LMS), что тоже требует дополнительных ресурсов.
Чтобы минимизировать все эти сложности и не страдать от каждого приехавшего грузовика с продуктами, нужно обратить внимание на четыре ключевых фактора:
- ПроцессСократите количество этапов обработки документов.1
- СложностьАвтоматизируйте работу с накладными и актами.2
- ОбщениеУстановите коммуникацию между всеми участниками цепочки.3
- УправлениеВнедрите систему контроля за каждым этапом.4
Решение: приемка в одном окне
Сервис DocsInBox помогает ресторанам упростить и ускорить работу с документами:
- Накладная доступна до приемки — можно сразу увидеть отклонения в ценах.
- Приемку может выполнить один сотрудник с любой ролью.
- Полная приемка с телефона в один этап.
- Данные автоматически отправляются во все учетные системы.
- Все документы хранятся в одном месте с историей изменений.
- Автоматическое приведение номенклатуры к стандартам ресторана.
Бухгалтеру остается только проверить процесс — все остальное система делает автоматически.
Работа с документами на поставку в ресторане — сложный и многоэтапный процесс, но его можно оптимизировать с помощью автоматизации. Мы сэкономим ваше время и поможем избежать штрафов и несоответствий в учете. Звоните.