Семья ресторанов грузинской кухни Пхали Хинкали и Хачо и Пури. Всего в компании 16 ресторанов и 2 франшизы. Все рестораны работают в Санкт-Петербурге.
Ситуация
Компания начала масштабироваться, сначала открывая новые точки, а потом и рестораны под новым брендом. Возросла нагрузка на бухгалтеров: постоянный поток накладных, которые нужно завести в учетную систему, ЕГАИС накладные, которые обязательно нужно принимать в день поставки, и акты списания алкоголя, которые нужно отправлять в течение суток после списания.
Плюс к этому погашение ВСД в “Меркурии” по всем юридическим лицам, когда нужно помнить все пароли по каждой точке. Также ежеквартально необходимо подавать алкогольную декларацию в ФСРАР по каждому юридическому лицу.
Задача
Перед главным бухгалтером стояла амбициозная задача: как масштабировать сеть, открывая новые точки, но не увеличивать объем ручного труда в документообороте. Основной вопрос - как быстро выгружать полученные накладные в учетную систему IIKO.
Решение
Решили попробовать использовать электронный документооборот DocsInBox - приложение забирает накладные у поставщика в электронном виде и передает данные в IIKO. Вместе с документооборотом настроили ЕГАИС и работу с ВСД в “Меркурии”.
Из минусов - довольно долго ждали, пока подключат к DocsInBox всех поставщиков. Но в целом, если быть к этому готовыми и спокойно относиться к работе ребят, которые договариваются с поставщиками, результат того стоит.
Результат
Благодаря DocsInBox удалось автоматизировать большую часть ручного труда.
Во-первых, все накладные и ВСД всех точек в одном окне. Это удобно и значительно сокращает время и избавляет от путаницы в логинах и паролях.
Во-вторых, выгрузка накладных занимает гораздо меньше времени, не нужно ничего вводить руками, а большинство позиций в накладных выгружаются уже в номенклатуре ресторана.
В-третьих, работа с ЕГАИС очень упростилась. Формировать декларацию каждый квартал очень просто, нужно попросить барменов в каждом ресторане отсканировать остатки алкоголя, а дальше нажать две кнопки. Плюс автоматическая отправка актов списания спасает, не нужно для 18 точек каждый день отправлять акты по крепкому алкоголю и пиву, нет страха не успеть.
Как итог, работаем с DocsInBox уже несколько лет, сейчас в процессе подключения юридически-значимого электронного документооборота.
