Сколько в вашем ресторане тратится времени на ввод накладных? По нашим подсчетам, ежемесячно рестораны в России тратят около миллиона человеко-часов на ручную работу с накладными. Получается, значительная часть рабочего дня бухгалтера уходит на внесение данных в систему, подписание и сверку накладных, общение с поставщиком, а потом, если повезет, останется время на инвентаризацию или даже фудкост. А если в накладной была замечена ошибка? Отлично, у менеджера появились планы на вечер! Такие трудозатраты стоят бизнесу не только времени, но и денег. Рассмотрим подробнее.
Кейс клиента. Группа компаний, 28 точек фастфуда
Группа компаний обратилась к нам с конкретной проблемой: бухгалтеры тратят слишком много времени на оформление документов при работе с поставщиками. В процессе выяснилось, что они арендуют 2 склада для хранения документов, из-за чего теряют документы. Поиск нужной накладной при этом – трудоемкий и долгий процесс. Как следствие, долгие сверки с поставщиками приводят к тому, что компания не может вовремя закрыть отчетный период.
Подключив ЭДО, компания автоматизировала часть работы с поставщиками. Это помогло:
- избавиться от ручного ввода накладных,
- избежать “двойных” заказов,
- автоматически контролировать цены,
- освободить 50% времени бухгалтеров-калькуляторов.
Работы, которую они заменили с помощью последующего подключения UseDocs, оказалось примерно 30% от всего объема. Суммарно компания сэкономила 5 часов в неделю каждого из четырех калькуляторов (80 часов в месяц на весь отдел бухгалтерии)
Как результат: сеть провела расширение без затрат на расширение штата и поиск новых решений.
Что такое UseDocs?
UseDocs – первый юридически значимый электронный документооборот, разработанный специально для HoReCa. Сервис заменяет бумажные документы: вы можете получить, подписать и выгрузить накладные в один клик.
Как работает сервис?
Мы берём на себя все процессы:
- ускоряем процесс заключения договоров и подписываем соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами и поставщиками;
- обучаем работе с UseDocs;
- запускаем процесс юридически значимого документооборота.
Документы имеют полную юридическую силу
Мы работаем с помощью проверенных и аккредитованных провайдеров ЭДО. Все бумаги подходят как для налоговой, так и для суда.
Ошибки исключены
Менеджер сможет принять накладную в один клик с любого устройства. Планшет, телефон, терминал – это не важно. Система автоматически сверяет накладные с документами поставщика и подсказывает менеджеру следующий шаг. После внесения правок система выгружает накладные в базу и отправляет их поставщику.
Экономия средств во всех сферах
С UseDocs владелец бизнеса сохранит ресурсы сотрудников и деньги на аренду архива, а также получит отчеты вовремя. Подключив DocsInBox.ЭДО, ресторатор сэкономит до 1,5% оборота на контроле цен и сократит время работы с документами в два раза.
UseDocs разгрузит не только архив, но и рабочий день бухгалтера:
- корректные документы в электронном виде за 2-3 дня даже в случае вычерков;
- работа с любыми процессами поставщиков с УПД и УКД;
- все документы доступны из любой точки мира;
- никаких потерь, любой документ найдется за минуту;
- не нужно доверять ЭЦП поварам или менеджерам, на точке она не нужна;
- товароучет синхронизирован с бухгалтерским учетом.
Готовые интеграции с учетными системами
Выгрузку накладных можно настроить в iiko, StoreHouse, Quick Resto, Tillypad и др. А если вы не нашли свою систему в списке, напишите нам – мы подключим ее.
UseDocs – первый шаг к Честному знаку
Процесс внедрения системы Меркурий многие рестораны проводили в последний момент, а кто-то – даже после получения первых штрафов. Настроить маркировку в Честном знаке за 1 день по инструкции невозможно – для внедрения обязательно подключение к юридически значимому ЭДО. Процесс достаточно долгий и включает подписания договоров с поставщиками, настройку электронного документооборота и другие трудозатратные задачи. К тому же большинство поставщиков во избежание рисков уже сейчас не готовы отправлять продукцию ресторанам без маркировки. Дотянуть до августа 2022 года можно, но остаться без продукции будет как минимум неприятно.
Поэтому мы рекомендуем всем начать продумывать этапы внедрения маркировки заранее. Наша команда к этому процессу уже готовится и помогает ресторанам зарегистрироваться в Честном знаке и перейти на юридически значимый ЭДО. Мы автоматизируем документооборот всего за 7 месяцев: к осени ресторан будет готов к маркировке в Честном знаке. А еще в разработке новый продукт, который позволит максимально автоматизировать процесс работы с маркированными товарами.
Узнать подробнее про UseDocs вы можете, записавшись на бесплатную консультацию с нашим экспертом.
