Приглашаем на бесплатный вебинар!
Восстановление складского учёта
Самые важные шаги
Один из самых частых запросов для бухгалтеров-калькуляторов — восстановить складской учёт. Перед этим желательно провести аудит учёта (читайте об этом подробнее в нашем руководстве), а после этого уже разбираться: проще удалить данные и создавать базу с нуля, или можно восстановить базу. Если учёт раньше вёлся и был заброшен на срок до года, возможен второй вариант. В статье с бухгалтером-калькулятором Юлией Левицкой разбираемся, как провести процедуру восстановления учёта без ошибок и стресса.
С чего начать
- Проверьте корректность меню в базе. Уберите лишнее и скорректируйте ветку меню, если это необходимо.
- Проверьте привязанные техкарты у старых позиций, к новым создайте и привяжите новые техкарты.
- Проверьте номенклатуру, разделите или объедините товары, где это требуется.
- Проверьте базовые единицы измерения, если нужно, введите дополнительные.
- Удалите товары, которые приходовались, но не списывались, и товары, которые есть в техкарте, но приходуются другой позицией (другими словами, уберите дубли типа «Куриной грудки», «Грудки курицы», «Груд. кур.» и т. п.).
- Уберите продукты, которые числятся в базе, но по которым при этом нет движений.
Детали
Работа с учётом и хранением данных может проходить по-разному в зависимости от специфика заведения и программы складского учёта. Но в любом случае нужно проверить настройки, типы оплат, привязки складов списания и категории списаний.
После этого необходимо заняться модификаторами:
- сделайте карты для физических модификаторов;
- заведите номенклатурные карточки сервисных модификаторов;
- привяжите их к основным блюдам.
Если в заведении есть не только блюда, но и услуги, создайте их и проверьте, как они отображаются на «фронте». Не забудьте завести и настроить всё, что пробивается по кассе.
Себестоимость
Большинство рестораторов, конечно, сразу хотят знать примерную себестоимость блюд из меню. Чтобы её посчитать, вы можете завести «виртуальную» приходную накладную по каждому складу и приходовать туда каждый товар по одной базовой единице измерения. Опираться можно на один из источников:
- последние приходные накладные (если они есть);
- прайсы поставщиков;
- если найти информацию по-другому нет возможности, берите средние цены товара по данным из интернета.
Когда информация по себестоимости собрана, покажите её руководителю и скорректируйте позиции, где это необходимо: например, размер порций или закладку ингредиентов.
Актуализация учёта товаров
При дальнейших шагах нужно быть предельно внимательными! Есть несколько вариантов развития событий:
- Если в базе больше нет приходов, просто удалите виртуальную накладную.
- Если есть старые остатки товаров, обнулите их при помощи инвентаризации.
- Не удаляйте виртуальную накладную, чтобы в программе осталась себестоимость к моменту начала ведения систематического учёта.
Если вы уберёте или обнулите виртуальный приход, себестоимости у вас не будет, поэтому придётся ждать, пока абсолютно все товары не пройдут цикл закупки после снятия реальных остатков. Лучше действовать следующим образом:
- Если есть «старые» остатки со старыми ценами, первым документом создать инвентаризацию и обнулить всё, что было раньше.
- Следующий документ — виртуальная приходная накладная, с помощью которой программе необходимо задать новые цены.
- Третий документ — инвентура, в которой фиксируются актуальные товарные остатки. С этого момента программа будет использовать их.
Перед третьим шагом не забудьте выбрать дату, с которой начнётся верный учёт. Утром в этот день или вечером предыдущего нужно снять фактические остатки на производстве и внести их в базу.
Итак, при восстановлении складского учёта в систему нужно внести две инвентаризации (и виртуальный приход между ними):
- Чтобы обнулить текущие остатки. Программа спишет старые остатки со старой себестоимостью и не будет тянуть её в свежую реализацию.
- Чтобы зафиксировать реальные текущие остатки.
И последняя деталь: если это разовая услуга по восстановлению складского учёта, обратите внимание заказчика на то, что после снятия фактических остатков постоянный бухгалтер-калькулятор уже должен быть готов к работе. Иначе проделанная работа будет бесполезной, и через месяц в учёте опять будет хаос. После такого восстановления учёта можно полноценно вести свежую базу — комфортно и системно.
