Как мы помогли компании AmRest подготовиться к масштабированию и сэкономить на документообороте

Любая развивающаяся компания стремится оптимизировать свои бизнес-процессы. По мере роста бизнеса эта задача стоит все острее, а решить ее становится все труднее.

С AmRest мы работаем с 2019 года, и за это время они выросли почти в два раза. Благодаря современным сервисам автоматизации компании удалось оптимизировать расходы и трудозатраты на документообороте. В кейсе подробнее расскажем, как DocsInBox удалось автоматизировать документооборот и процесс закупок для AmRest.

AmRest — крупная ресторанная компания, управляющая в России более чем 200 предприятиями бренда KFC. Рестораны имеют большой оборот и высокую проходимость продуктов, которые поставляют в заведения ежедневно. Кроме того, AmRest предъявляет жесткие требования к качеству продукции, для компании критически важны скорость работы и сохранение максимальной свежести продуктов. Учитывая эти вызовы, в компании приняли решение автоматизировать документооборот и процесс закупок.

Когда AmRest обратились к нам в июле 2019 г., у них уже был внутренний электронный документооборот, но реализован он был не очень эффективно. Система автоматизации была написана разработчиками компании, она не в полной мере закрывала потребности, возникающие при масштабировании бизнеса. Поэтому AmRest искали технологичный, гибкий и управляемый инструмент. Перед будущим подрядчиком ставили задачу оптимизировать работу и сократить временные издержки на выполнение должностных обязанностей всех сотрудников компании — от линейного персонала до руководителей отделов.

На тот момент у AmRest было 115 точек и 3000 сотрудников в штате. По этой причине в компании были сложности с организацией доступов для каждого и их контролем. Невозможно было отследить, кто из сотрудников отправил заказ или принял накладную. Заказы создавались вручную, это приводило к ошибкам из-за человеческого фактора — до 3,5% заказов в месяц проводились с ошибками, или их вовсе могли пропустить.

Еще одна проблема, которую требовалось разрешить — это длительный процесс проверки документов. Подготовка финансовой отчётности также занимала много времени. Это могло сказаться на масштабировании компании, так как с увеличением числа сотрудников, работающих с бухгалтерской документацией, работа с документами стала бы еще медленнее.

Мы должны были оптимизировать работу AmRest с юридически значимым документооборотом и обеспечить максимально эффективный цикл работы с документацией по правилам государственных систем учета. Кроме того, мы запланировали автоматизировать всю систему закупок, сведя к минимуму ошибки в закупочном цикле. Новые инструменты должны быть простыми в работе и представлены в режиме единого окна — это важно для масштабирования, которое стояло в планах у AmRest.

Первым делом наша команда привела систему закупок к единому виду и внедрила систему графика заказов, необходимую для эффективной работы с поставщиками. Раньше каждая задержка или недопоставка могли привести к серьезным финансовым издержкам и остановке работы ресторана. Новая система автоматически подсказывает, на какие товары и когда можно разместить заказ, а также прогнозирует дату получения продукции. Благодаря этому и рестораны, и поставщики уверены, что все происходит в строго установленные сроки и с минимальным участием человеческого фактора. Внедрение системы DoxInBox.Накладные позволило получить максимально эффективный процесс снабжения и минимизировать риск финансовых потерь в случае недопоставок.

Одновременно с этим мы автоматизировали процесс документооборота и сопоставления. Теперь все документы обрабатываются в электронном виде с помощью сервиса DocsInBox.ЭДО, а выгрузка в учетную систему осуществляется всего одной кнопкой. Это существенно сократило время на ручную обработку, повысило эффективность и точность процесса.

Наконец, был автоматизирован процесс управления пользователями, включая их создание, изменение и удаление. Теперь AmRest управляют и контролируют этими процессами через внутреннюю учетную систему.

На сегодня более 80% документации AmRest, связанной с закупками и поставками продуктов, мы перевели на юридически значимый документооборот. Работа со СБИС интегрирована в DocsInBox, и процесс реализован в единой связке, а значит, документы подписываются автоматически. Это позволило компании сократить время на рутинную работу с бумагами. Мы посчитали, что только в декабре 2022 г. AmRest сэкономили 210 часов на вводе 3142 накладных для 15 поставщиков. Еще 456 часов были сэкономлены на вводе 13 680 универсальных передаточных документов.

Мы спросили у Александра Веселова, руководителя направления дистрибуции компании AmRest, как он оценивает нововведения:

К началу 2023 г. количество ресторанов AmRest в России возросло до 215. При этом компании не потребовалось нанимать дополнительных бухгалтеров. Более того, на 23% снизилось количество бухгалтеров по работе с первичной документацией.

В компании снизился риск ошибок из-за человеческого фактора при ручном размещении заказа, а также исчез риск срыва поставок из-за некорректной матрицы и ошибок. Наши инновационные автоматизированные сервисы помогают компании экономить время и ресурсы, а также сокращать затраты. По итогам нашей работы AmRest получила устойчивую систему управления своими операциями, что обеспечило им конкурентное преимущество на рынке.