Алкогольная декларация для общепита: как формировать и отправлять отчетность в Росалкогольрегулирование

Любое заведение общепита, работающее с алкоголем, должно регулярно отчитываться о его движении. Для этого есть алкогольная декларация — официальный документ, который отражает движение алкогольной продукции в организации.

Владельцам и бухгалтерам ресторанов, баров и кафе важно понимать, как формировать алкодекларацию, где её подавать и какие требования предъявляет Росалкорегулирование к отчётности по алкоголю. Потому что неправильное заполнение или несвоевременная подача отчета может привести к штрафам и даже приостановке действия лицензии — а вам наверняка это не нужно.

Алкогольная декларация — это обязательный электронный отчет о закупке, продаже, использовании и остатках алкогольной продукции. Его сдают все организации, имеющими лицензию на розничную продажу алкоголя, включая предприятия общепита.

В документе указываются:

Главная цель декларации — обеспечить прозрачный контроль за оборотом алкоголя и исключить нелегальные поставки.

Заполнение алкогольной декларации ведётся по установленной форме. Росалкорегулирование регулярно обновляет шаблоны и инструкции, поэтому на всякий случай перед подачей проверяйте актуальную версию формы алкогольной декларации.

Для заведений общепита чаще всего используется форма №11, которая предназначена для розничной продажи и потребления алкоголя на месте.

При заполнении алкогольной декларации необходимо указать:

Документ формируется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП).

Сдача алкогольной декларации осуществляется ежеквартально. Отчёт подаётся в электронном виде через региональный портал Росалкорегулирования или специализированный оператор документооборота.

Сроки подачи декларации для всех участников алкогольного рынка, включая предприятия общественного питания, в 2026 году:

Несоблюдение этих сроков может привести к административной ответственности. Для юридических лиц штраф составляет от 5000 до 15 000 рублей.

Отправка отчета производится в электронной форме. Алкодекларацию на бумаге не примут, поэтому придется использовать специализированные программы или сервисы, поддерживающие формат XML.

Пошаговый порядок подачи отчётности выглядит так:

После успешной передачи алкодекларации система формирует протокол проверки, где указывается статус: «принято» или «отклонено». Если в отчете найдены ошибки, документ можно скорректировать и отправить повторно.

Ошибки в отчётности по алкоголю — частая причина отказов в приёме декларации. Самые распространённые проблемы связаны с расхождениями между закупками и продажами. Также могут возникнуть проблемы с форматом данных.

Чтобы избежать сложностей, нужно внимательно проверять цифры и следить за обновлением классификаторов в программе. Но иногда просто нет другого выхода, кроме как автоматизировать сдачу алкогольной декларации. В таком случае ошибки точно будут исключены.

Законодательство строго регулирует процесс сдачи и корректировки алкогольных деклараций. Нарушения могут привести к серьёзным последствиям:

И обязательно храните подтверждения отправки декларации и отчёты о приёме в течение трёх лет — эти документы могут потребоваться при проверке.

Ведение отчетности по алкоголю требует внимательности и системности. Настоятельно рекомендуем упростить себе жизнь и использовать специализированное ПО, синхронизированное с системой ЕГАИС. Это позволит автоматически подставлять данные о закупках и остатках, снижая риск ошибок при формировании алкодекларации.

Ещё несколько рекомендаций для владельцев заведений:

Такая организация процесса позволит сдавать алкогольные декларации без сбоев и штрафов. Ну, и поддерживать безупречную репутацию перед надзорными органами.

Следите за актуальностью формы алкогольной декларации, соблюдайте сроки и проверяйте правильность заполнения. Пусть алкодекларация не будет для вас сложной бюрократической процедурой, а станет частью гармоничного управленческого процесса.