Автоматическое создание исходящих эВСД в «Меркурии»
Для большей части ресторанного рынка работа с системой «Меркурий» ограничивается гашением «входящих сертификатов» — сопроводительных документов на ветеринарную продукцию от поставщиков. Как правило, обычный ресторан готовит для своих гостей, его клиенты — физические лица.
Но рынок общественного питания сильно сложнее — у нас есть ресторанные сети с внутренним централизованным производством и распределительными складам, кейтеринговые компании, фабрики-кухни, чьи клиенты — юридические лица.
Это автоматически превращает такие компании не только в конечного потребителя ветеринарной продукции с точки зрения «Меркурия», но и в продавца и производителя такой продукции. А это, в свою очередь, обязывает нас не только гасить входящие эВСД, но и создавать новые.
Мы выросли из ресторанной компании. Просто начали для себя автоматизировать все свои рутинные операции. Так появился DocsInBox — сначала как сервис по загрузке накладных от поставщиков, чтобы руками не забивать их в учётную программу. Потом пришёл ЕГАИС, и мы научились работать с этой системой — сверять и подтверждать приходы, формировать и сдавать декларации, отправлять списания с кодами акцизных марок. После «восхода Меркурия» нам уже было некуда отступать, наши партнёры нам бы это не простили. И у нас появилось автогашение входящих сертификатов, которое защитило наших друзей от штрафов и головной боли. Но мы очень долго думали, как нам автоматизировать именно расходную часть «Меркурия». И это у нас получилось!
Мы посмотрели на этот процесс как на очередную рутину. Для централизованного производства и хранения ресторанной сети внутренние перемещения на 90% содержат одну и ту же номенклатуру, которая по «Меркурию» отгружается чётко определённому списку наших площадок. Эти самые площадки для «Меркурия» с нами никак не связаны, но мы-то их хорошо знаем, холим и лелеем. А если мы видим повторяющуюся операцию, то мы можем обучить DocsInBox обратному сопоставлению нашей номенклатуры с номенклатурой «Меркурия», и наших ресторанов сети с внешними площадками «Меркурия». А дальше — всё просто!
Как только DocsInBox видит ваше внутреннее перемещение или отгрузку той продукции, которая подлежит учёту в «Меркурии», в вашей учётной системе (iiko, r-keeper, 1С, storehouse, tyllepad и т. д.), они автоматически создают исходящий эВСД с нужными параметрами. Вам остается сверить первые несколько накладных, чтобы помочь Docsinbox «доучиться» правильно сопоставлять вашу номенклатуру и ваши площадки. Дальше всё заработает полностью в автоматическом режиме.
Ситуация с переработкой продукции немного сложнее — вы получаете от своих поставщиков и из «Меркурия» одну продукцию, а из неё делаете совсем другую. И вот эту новую продукцию вам нужно через «Меркурий» отправить своим клиентам. Так работает фабрика-кухня, централизованное производство или кейтеринг. Для нас всё это немного другой уровень сопоставления и другой формат обработки документов. Он сложнее, но мы и с ним справились, все работает!
Вот таким образом DocsInBox работает за вас. Вам придётся иногда проверять систему, обучать её работать с новыми товарами, площадками и поставщиками, но всё это — верхушка айсберга того огромного объёма рутины, который больше не потребует вашего внимания.