Приглашаем на бесплатный вебинар!
KPI для процесса закупки в ресторане
Любое управление основывается на измерении, которое можно называть по-разному – контроль, мониторинг, управление отклонениями и т.д. Мы что-то меняем, смотрим на результат, снова меняем и снова смотрим на результат и так бесконечно.
И даже если мы не хотим ничего менять, то мы все равно обязаны измерять, потому что меняется мир вокруг нас и результат работы ресторана может измениться даже если он сам работает идеально, точно и стабильно. Методы измерения могут быть сложными, требовать сбора информации и глубокого анализа данных.
Любое управление основывается на измерении, которое можно называть по-разному – контроль, мониторинг, управление отклонениями и т.д. Мы что-то меняем, смотрим на результат, снова меняем и снова смотрим на результат и так бесконечно.
И даже если мы не хотим ничего менять, то мы все равно обязаны измерять, потому что меняется мир вокруг нас и результат работы ресторана может измениться даже если он сам работает идеально, точно и стабильно. Методы измерения могут быть сложными, требовать сбора информации и глубокого анализа данных.
Такое обычно проводят перед какими-то серьезными преобразованиями в ресторане. Но в оперативной ежедневной работе чаще всего используют какие-то простые, легкие в определении методы, которые затрагивают ключевые области работы ресторана. Именно такие «быстроизмеримые параметры» обычно называют «ключевыми параметрами деятельности» или всем привычным термином KPI (Key Performance Indicator).
По своей сути KPI похожи на «маячки» - они показывают «критические отклонения» от нормальной работы. Такие отклонения могут быть как в лучшую сторону, так и в худшую, что на практике встречается гораздо чаще. Мы регулярно рассчитываем KPI и как только они выходят за пределы нормы, тут же начинаем внимательно разбираться – что случилось, с чем связано изменения, к чему оно приведет в дальнейшем. Также KPI часто применяют при расчете мотивационной части вознаграждения сотрудников. Улучшил результаты – получи премию!
Примеры KPI для службы закупки ресторана
У службы закупки ресторана тоже могут быть свои KPI. И мы в DocsInBox очень любим те рестораны, которые хотят их измерять и управлять своей работой на основе таких измерений.
Вот несколько самых популярных KPI для отдела закупок ресторана:
1. Сравнение цен с конкурентами. Хороший закупщик просто обязан проводить регулярную ревизию тех цен, по которым он работает со своими поставщиками. Делать это нужно минимум раз в месяц. Как понять, что эта работа выполнена? Требуйте заполнения простого отчета по сравнению цен хотя бы на самые ходовые позиции, которые составляют всего 15-20 позиций вашей закупаемой номенклатуры. В наших доксах такой отчет можно получить по запросу.
2. Своевременность оплат поставщикам. Хорошие отношения с партнерами – залог взаимовыгодного сотрудничества. Выполнение своих обязательств является основой таких отношений. И часто мы нарушаем сроки оплаты не из-за того, что на счетах нет денежных средств, а просто по банальной забывчивости. Ваш закупщик является самым заинтересованным в хороших отношениях с поставщиками сотрудником. Поэтому именно в его зону ответственности должен входить контроль за своевременностью оплат и взаиморасчетами с нашими поставщиками. Количество дней просрочки будет очень хорошим KPI для контроля за этим процессом.
3. Уровень качества складских запасов. Этот параметр каждый может определить для себя самостоятельно. Но мы рекомендуем считать качественными те запасы, которые обеспечивают стабильное наличие на складе 90% товаров вашего «золотого запаса» самой закупаемой номенклатуры. KPI этого параметра работы склада – число дней за период, в течении которых остаток товаров «золотого запаса» был ниже минимального количества. Как определить минимальное количество и сам «золотой запас» мы рассказывали в нашей статье «Как съесть слона в оптимизации закупок».
4. Оборачиваемость складских запасов. Как ее рассчитывать мы рассказывали в статье «Оборачиваемость - "спидометр" экономики ресторана». Это не самый простой и оперативный показатель, поэтому такой KPI имеет смысл рассчитывать не чаще, чем раз в квартал. Но при этом это, наверное, самый точный и эффективный показатель, на который закупщик вашего ресторана имеет прямое влияние. Зафиксируйте какое-то «нормальное» значение оборачиваемости для товарной группы и мотивируйте своих сотрудников на улучшение этого показателя.
5. Сумма списаний из-за порчи товара. Этот показатель расскажет о качестве закупаемого товара. Сколько уходит на отходы при обработке? Сколько списали прямо в кладовой? Но такие показатели нужно уравновешивать контролем со стороны кухни, чтобы закупщики и кладовщики не стремились «втюхать» на кухню свои «прокисания» любой ценой.
Рекомендации по выбору KPI для службы закупок
Есть несколько рекомендаций, которые помогут вам правильно настроить работу по KPI:
1. Число показателей не должно быть больше 5, но и не меньше 3. Большое число KPI сделает систему слишком сложной и только запутает и вас и ваших сотрудников. Слишком малое числе KPI нарушит баланс работы ресторана – именно на оптимизацию этих значений будут обращать внимание ваши сотрудники в ущерб другим показателям. Например, оборачиваемость можно улучшить за счет сокращения числа товаров в кладовых, но как это скажется на работе ресторана?
2. Необходимо выбирать из разных областей. В нашем примере мы привели такие – поддержание отношений с поставщиками и контроль за ценами, поддержка товарного запаса и оборачиваемость, объем списаний и скорость проведения инвентаризаций.
3. KPI должны быть понятны и легко рассчитываемыми. Прежде чем вводить систему мотивации на их основе убедитесь, что сотрудники понимают откуда берутся цифры, как они рассчитываются и почему они так важны для работы ресторана. Сотрудники должны доверять и системы и тем цифрам, которые она вам дает. Если такого доверия нет, то ничего кроме тихого саботажа вы не добьетесь.
Почти все приведенные в этой статье KPI вы можете получить за 5-10 минут при помощи нашего DoсsInBox. Когда вы покупаете нашу систему воспринимайте ее как дорогой инструмент – если вы ее не используете или используете неправильно, то значит вы просто зря потратили свои деньги. Поэтому вводя KPI на основе наших данных, вы разгоняете эффективность работы и ресторана и DocsInBox просто до космической скорости!
По своей сути KPI похожи на «маячки» - они показывают «критические отклонения» от нормальной работы. Такие отклонения могут быть как в лучшую сторону, так и в худшую, что на практике встречается гораздо чаще. Мы регулярно рассчитываем KPI и как только они выходят за пределы нормы, тут же начинаем внимательно разбираться – что случилось, с чем связано изменения, к чему оно приведет в дальнейшем. Также KPI часто применяют при расчете мотивационной части вознаграждения сотрудников. Улучшил результаты – получи премию!
Примеры KPI для службы закупки ресторана
У службы закупки ресторана тоже могут быть свои KPI. И мы в DocsInBox очень любим те рестораны, которые хотят их измерять и управлять своей работой на основе таких измерений.
Вот несколько самых популярных KPI для отдела закупок ресторана:
1. Сравнение цен с конкурентами. Хороший закупщик просто обязан проводить регулярную ревизию тех цен, по которым он работает со своими поставщиками. Делать это нужно минимум раз в месяц. Как понять, что эта работа выполнена? Требуйте заполнения простого отчета по сравнению цен хотя бы на самые ходовые позиции, которые составляют всего 15-20 позиций вашей закупаемой номенклатуры. В наших доксах такой отчет можно получить по запросу.
2. Своевременность оплат поставщикам. Хорошие отношения с партнерами – залог взаимовыгодного сотрудничества. Выполнение своих обязательств является основой таких отношений. И часто мы нарушаем сроки оплаты не из-за того, что на счетах нет денежных средств, а просто по банальной забывчивости. Ваш закупщик является самым заинтересованным в хороших отношениях с поставщиками сотрудником. Поэтому именно в его зону ответственности должен входить контроль за своевременностью оплат и взаиморасчетами с нашими поставщиками. Количество дней просрочки будет очень хорошим KPI для контроля за этим процессом.
3. Уровень качества складских запасов. Этот параметр каждый может определить для себя самостоятельно. Но мы рекомендуем считать качественными те запасы, которые обеспечивают стабильное наличие на складе 90% товаров вашего «золотого запаса» самой закупаемой номенклатуры. KPI этого параметра работы склада – число дней за период, в течении которых остаток товаров «золотого запаса» был ниже минимального количества. Как определить минимальное количество и сам «золотой запас» мы рассказывали в нашей статье «Как съесть слона в оптимизации закупок».
4. Оборачиваемость складских запасов. Как ее рассчитывать мы рассказывали в статье «Оборачиваемость - "спидометр" экономики ресторана». Это не самый простой и оперативный показатель, поэтому такой KPI имеет смысл рассчитывать не чаще, чем раз в квартал. Но при этом это, наверное, самый точный и эффективный показатель, на который закупщик вашего ресторана имеет прямое влияние. Зафиксируйте какое-то «нормальное» значение оборачиваемости для товарной группы и мотивируйте своих сотрудников на улучшение этого показателя.
5. Сумма списаний из-за порчи товара. Этот показатель расскажет о качестве закупаемого товара. Сколько уходит на отходы при обработке? Сколько списали прямо в кладовой? Но такие показатели нужно уравновешивать контролем со стороны кухни, чтобы закупщики и кладовщики не стремились «втюхать» на кухню свои «прокисания» любой ценой.
Рекомендации по выбору KPI для службы закупок
Есть несколько рекомендаций, которые помогут вам правильно настроить работу по KPI:
1. Число показателей не должно быть больше 5, но и не меньше 3. Большое число KPI сделает систему слишком сложной и только запутает и вас и ваших сотрудников. Слишком малое числе KPI нарушит баланс работы ресторана – именно на оптимизацию этих значений будут обращать внимание ваши сотрудники в ущерб другим показателям. Например, оборачиваемость можно улучшить за счет сокращения числа товаров в кладовых, но как это скажется на работе ресторана?
2. Необходимо выбирать из разных областей. В нашем примере мы привели такие – поддержание отношений с поставщиками и контроль за ценами, поддержка товарного запаса и оборачиваемость, объем списаний и скорость проведения инвентаризаций.
3. KPI должны быть понятны и легко рассчитываемыми. Прежде чем вводить систему мотивации на их основе убедитесь, что сотрудники понимают откуда берутся цифры, как они рассчитываются и почему они так важны для работы ресторана. Сотрудники должны доверять и системы и тем цифрам, которые она вам дает. Если такого доверия нет, то ничего кроме тихого саботажа вы не добьетесь.
Почти все приведенные в этой статье KPI вы можете получить за 5-10 минут при помощи нашего DoсsInBox. Когда вы покупаете нашу систему воспринимайте ее как дорогой инструмент – если вы ее не используете или используете неправильно, то значит вы просто зря потратили свои деньги. Поэтому вводя KPI на основе наших данных, вы разгоняете эффективность работы и ресторана и DocsInBox просто до космической скорости!