KPI для процесса закупки в ресторане

Такое обычно проводят перед какими-то серьёзными преобразованиями в ресторане. Но в оперативной ежедневной работе чаще всего используют какие-то простые, лёгкие в определении методы, которые затрагивают ключевые области работы ресторана. Именно такие «быстроизмеримые параметры» обычно называют «ключевыми параметрами деятельности» или всем привычным термином KPI (Key Performance Indicator).

По своей сути KPI похожи на «маячки» – они показывают «критические отклонения» от нормальной работы. Такие отклонения могут быть как в лучшую сторону, так и в худшую, что на практике встречается гораздо чаще. Мы регулярно рассчитываем KPI и, как только они выходят за пределы нормы, тут же начинаем внимательно разбираться – что случилось, с чем связаны изменения, к чему они приведут в дальнейшем. Также KPI часто применяют при расчёте мотивационной части вознаграждения сотрудников. Улучшил результаты – получи премию!

У службы закупки ресторана тоже могут быть свои KPI. И мы в DocsInBox очень любим те рестораны, которые хотят их измерять и управлять своей работой на основе таких измерений.

1. Сравнение цен с конкурентами. Хороший закупщик просто обязан проводить регулярную ревизию тех цен, по которым он работает со своими поставщиками. Делать это нужно минимум раз в месяц. Как понять, что эта работа выполнена? Требуйте заполнения простого отчёта по сравнению цен хотя бы на самые ходовые позиции, которые составляют всего 15-20 позиций вашей закупаемой номенклатуры. В DocsInBox такой отчёт можно получить по запросу.

2. Своевременность оплат поставщикам. Хорошие отношения с партнерами – залог взаимовыгодного сотрудничества. Выполнение своих обязательств является основой таких отношений. И часто мы нарушаем сроки оплаты не из-за того, что на счетах нет денежных средств, а просто по банальной забывчивости. Ваш закупщик является самым заинтересованным в хороших отношениях с поставщиками сотрудником. Поэтому именно в его зону ответственности должен входить контроль за своевременностью оплат и взаиморасчётами с поставщиками. Количество дней просрочки будет очень хорошим KPI для контроля за этим процессом.

3. Уровень качества складских запасов. Этот параметр каждый может определить для себя самостоятельно. Но мы рекомендуем считать качественными те запасы, которые обеспечивают стабильное наличие на складе 90% товаров вашего «золотого запаса» самой закупаемой номенклатуры. KPI этого параметра работы склада – число дней за период, в течении которых остаток товаров «золотого запаса» был ниже минимального количества.

4. Оборачиваемость складских запасов. Это не самый простой и оперативный показатель, поэтому такой KPI имеет смысл рассчитывать не чаще, чем раз в квартал. Но при этом это, наверное, самый точный и эффективный показатель, на который закупщик вашего ресторана имеет прямое влияние. Зафиксируйте какое-то «нормальное» значение оборачиваемости для товарной группы и мотивируйте своих сотрудников на улучшение этого показателя.

5. Сумма списаний из-за порчи товара. Этот показатель расскажет о качестве закупаемого товара. Сколько уходит на отходы при обработке? Сколько списали прямо в кладовой? Но такие показатели нужно уравновешивать контролем со стороны кухни, чтобы закупщики и кладовщики не стремились «втюхать» на кухню свои «прокисания» любой ценой.

Есть несколько рекомендаций, которые помогут вам правильно настроить работу по KPI:

1. Число показателей не должно быть больше 5, но и не меньше 3. Большое число KPI сделает систему слишком сложной и только запутает и вас и ваших сотрудников. Слишком малое числе KPI нарушит баланс работы ресторана – именно на оптимизацию этих значений будут обращать внимание ваши сотрудники в ущерб другим показателям. Например, оборачиваемость можно улучшить за счёт сокращения числа товаров в кладовых, но как это скажется на работе ресторана?

2. Необходимо выбирать из разных областей. В нашем примере мы привели такие: поддержание отношений с поставщиками и контроль за ценами, поддержка товарного запаса и оборачиваемость, объём списаний и скорость проведения инвентаризаций.

3. KPI должны быть понятны и легко рассчитываемыми. Прежде чем вводить систему мотивации на их основе, убедитесь, что сотрудники понимают, откуда берутся цифры, как они рассчитываются и почему они так важны для работы ресторана. Сотрудники должны доверять и системе, и тем цифрам, которые она вам даёт. Если такого доверия нет, ничего, кроме тихого саботажа, вы не добьётесь.

Почти все приведённые в этой статье KPI вы можете получить за 5-10 минут при помощи DoсsInBox. Вводя KPI на основе наших данных, вы разгоняете эффективность работы и ресторана и DocsInBox просто до космической скорости!