Шаблоны наименования для номенклатуры ресторана

Docsinbox, кстати, — один из таких бизнесов, который стал следствием желания отказаться от ручного ввода накладных от поставщиков для наших ресторанов. Но сегодня речь не про это.

На своём опыте управления ресторанами мы определили чёткую грань, когда все усилия по автоматизации заведения теряют смысл. Это момент, когда управляющий или владелец ресторана перестают доверять данным, которые ему предоставляет информационная система. Когда «плывут остатки» и это никого не беспокоит, когда отчётность сдают с задержками и постоянными исправлениями, когда за ответом о запасах идут в кладовую, а не к ноутбуку. В этот момент наступает «точка невозврата», когда все сломать, уволить и начать заново бывает проще, чем исправить, научить, пересчитать и проверить.

Избежать такой ситуации помогают правила работы. Рассмотрим их на примере самой частой причины пересорта при занесении данных в систему — дублирование номенклатуры. Это ситуация, когда одному и тому же товару в ресторане соответствуют несколько номенклатурных карточек в системе. Например, «Кетчуп Хайнц» и «Heinz кетчуп классический, 0,5 л. саше». И еще несколько других вариантов описания одного и того же продукта от разных поставщиков. Если ваш калькулятор ориентируется на наименование номенклатуры «как у поставщика», то от разных поставщиков он получит разные варианты одного и того же наименования. В результате один и тот же товар может попасть в систему в разном виде, формируя дубли и ломая остатки.

У вас годами работает постоянный калькулятор, который хорошо знает вашу номенклатуру и ваших поставщиков? Что наступает, когда он от вас уходит? На его место приходит новый сотрудник и начинает формировать номенклатуру под свои привычки. И если такое происходит несколько раз, то ваша база товаров в системе превращается «в помойку». В самом частом варианте реальные остатки по одной позиции номенклатуры в системе будут «размазаны» по нескольким учётным карточкам. Как можно нормально работать с такой учётной системой?

Избегать такой ситуации помогает простое правило формирования наименования в справочнике товаров «по шаблонам». Для каждой товарной группы шаблон может быть свой: для овощей, алкоголя, мяса, полуфабрикатов, напитков и т. д. Вот простой пример шаблона: «Вид продукции» + «Бренд» + «Наименование» + «Ёмкость». По такому шаблону пример с кетчупом получил бы всего один вариант наименования: «Кетчуп Heinze классический, 0.5 л.».

Также мы рекомендуем заранее определить для себя, как вы используете названия бренда — в русском или оригинальном написании. Оригинальное написание не позволит ошибиться в написании, русская транскрипция упрощает работу оператору. Выбирать вам.

Главное требование к работе с шаблонами — они должны быть согласованы, утверждены и применяться строго и повсеместно. Особенно это актуально для сетевых заведений, когда у справочника «Номенклатура» сразу несколько хозяев на разных объектах сети. В этом случае мы часто рекомендуем давать права на создание новых элементов номенклатуры только проверенным и надёжным сотрудникам, иначе ситуация очень быстро выйдет из-под контроля и убьёт нормальный учёт.

Online-кассы, на которые мы все были вынуждены перейти в последние годы, принесли с собой ещё одну возможность для нашей автоматизации. Теперь наш самый главный поставщик, «магазин через дорогу», тоже стал выгружать свои чеки в ОФД, в каждом чеке передавая купленный нами товар, его количество и стоимость. Эту информацию вы можете очень быстро загрузить через DocsInBox, просто отсканировав QR-код кассового чека.

А дальше вс`ё, как и в случае с «большим поставщиком»: автоматическое сопоставление номенклатуры из чека с вашей базой и правильное заполнение приходной накладной в вашей системе учёта!

Так при помощи шаблонов вы контролируете создание новых элементов номенклатуры и прекращаете их бесконтрольное размножение, а при помощи DocsInBox делаете так, чтобы ваш калькулятор никогда не ошибался и чётко приходовал товар по правильным номенклатурным позициям, даже если продукты пришли от разных поставщиков.

Такое правило работы с номенклатурой имеет чётко измеримый показатель эффективности, который легко выражается в рублевом эквиваленте.

DocsInBox — это система, созданная рестораторами для рестораторов. Мы делали её для себя, а когда поняли, что у нас получился действительно полезный классный продукт, стали продавать и устанавливать её в других ресторанах. Но наша система не имеет смысла, если вы не готовы к работе по правилам, не готовы внедрять порядок и контроль. Готовы попробовать?