Учет алкоголя в ЕГАИС в общепите: актуальные законодательные изменения

Реализация спиртного через заведения общепита находится на строгом государственном контроле. Специально для ведения учета алкогольной продукции создана система ЕГАИС, с помощью которой осуществляется мониторинг производства и оборота крепких напитков и спиртосодержащей продукции. В этой статье собрана актуальная информация, которая поможет предприятиям общественного питания наладить работу в новых условиях и своевременно подавать отчетность по реализации алкоголя в надзорные органы.

Законодательная основа нового формата работы

Требования к организации продажи алкогольной продукции в заведениях общественного питания содержатся в ФЗ-171 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта». Здесь регламентированы основные вопросы, которые могут возникать у продавцов и производителей:

  • Согласно п.1 ст. 16 реализация алкоголя доступна только для юридических лиц, ИП имеют право на продажу лишь пива и слабоалкогольных напитков.
  • Согласно п.4 ст. 16 размеры помещения для реализации в жилых домах не могут составлять менее 20 кв.м. Осуществлять торговлю можно только в буфетах, барах и ресторанах, столовые и пекарни отсутствуют в списке разрешенных мест реализации. На объекте обязательно должно быть обустроено помещение для обслуживания посетителей.
  • П.9 ст. 16 разрешает круглосуточную торговлю спиртным.
  • П. 10 требует наличия на объекте кассового оборудования.
  • П.4 ст. 18 предписывает продавцам обязательно оформить лицензию на место продажи.
Важно: категорически запрещена продажа алкоголя несовершеннолетним, а также в местах, не указанных в законе, — в школах, социальных и медицинских учреждениях и т.д.

Правила подготовки точки общепита к реализации алкогольных напитков

Чтобы иметь возможность продавать спиртное посетителям бара или ресторана, а также использовать его при приготовлении блюд, необходимо:

  • Получить квалифицированную электронную подпись, записанную на носитель, с помощью которой можно заверять и отправлять сведения для учета алкоголя в общепите.
  • Приобрести специальное программное обеспечение, поддерживающее работу с ЕГАИС для отправки учетных данных.
  • Заказать, установить и настроить ККТ с подключением к Интернету, чтобы отправлять данные о продаже спиртного.
  • Купить 2D сканер для считывания штрих кодов с акцизных марок.
  • Установить универсальный транспортный модуль (УТМ) для передачи данных в ФСРАР в месте осуществления деятельности.
  • Получить лицензию, если предполагается продажа крепкого алкоголя

Также необходимо выполнить подключение перечисленного оборудования на всех точках продаж спиртного, даже если они принадлежат одному юридическому лицу (ст. 4.3).

Как осуществляется учет алкогольной продукции в общепите

Для каждой операции в системе учета алкогольной продукции предусмотрено определенное действие, отражающее движение товара на предприятии:

  • поставка от поставщика оформляется приходной накладной;
  • возврат подтверждает соответствующая накладная;
  • перемещение товаров между складами и точками продаж оформляют расходной накладной на транспортировку;
  • реализация пива и крепкого алкоголя подтверждается актом с указанием причины «реализация»
  • при порче или краже товара составляется акт с указанием причин произошедшего.

Каждая операция имеет свои особенности оформления согласно стандартам ЕГАИС для общепита.

Закупка крепкого алкоголя

Отгрузку товаров с одновременным составлением товарно-транспортных накладных и сопутствующих документов осуществляет поставщик — производитель или оптовик, реализующий алкоголь рознице и общепиту. В его обязанности входит направление в ЕГАИС данных о продукции, где перечислены акцизные марки (для крепкого алкоголя) и количество продукции. В момент получения товара происходит сверка данных из накладных с количеством фактически поставленной продукции.
Важно: В процессе приемки в обязательном порядке проверяют соответствие маркировочных кодов на продукции сведениям сопроводительной документации. При наличии сканера штрих кодов эта задача значительно упрощается. При поставке пива необходимо сверить литраж, наименование товаров и количество единиц.
По результатам проведенной сверки руководство предприятия общественного питания отправляет в систему ЕГАИС следующие сведения:

  • акт с подтверждением поступления товаров;
  • акт разногласий, где указаны данные по расхождению фактической поставки и сведений в накладной (только в случае несовпадения данных);
  • акт отказа, если продукция возвращается поставщику.

В случае если в течение 60 дней товар не будет поставлен на учет у получателя и отмечен в системе как принятый, он автоматически возвращается на баланс поставщика. Последний при этом имеет право отправить жалобу в ФСРАР, и на виновную сторону будет наложен штраф – 10-15 т.р. для ИП и 150-200 т.р. для юридических лиц.

Постановка алкоголя на баланс получателя продукции

Оптимальным решением для ускорения процесса оприходования товара будет использование специальных товароучетных сервисов, подключенных к ЕГАИС. В этом случае партии сканируются, и на основании полученных данных составляется и отправляется в систему соответствующий приходный документ.

Сверка данных по остаткам

Исключить значительные расхождения по продукции позволяет регулярное проведение сверки. Ее основная цель – уточнение остатков по данным системы и фактического наличия спиртного в точке реализации. Значительная разница, обнаруженная в момент проверки, станет для контролирующих органов поводом для начисления крупного штрафа.

Списание алкоголя в ресторанах, барах и кафе

Реализация спиртного на предприятиях общественного питания несколько отличается от розничной продажи:

  • тара напитков обязательно должна быть вскрыта (ст. 16 закона ФЗ-171);
  • сканирование марок для получения разрешения на продажу из системы ЕГАИС не носит обязательного характера.

Механизм реализации алкоголя с его одновременным документальным оформлением выглядит следующим образом:

  • продавец или бармен в кафе вскрывает тару с напитком, после чего в программе для ведения учета в ЕГАИС составляется соответствующий акт. Форма такого документа зависит от выбранной системы товарного учета.
  • После вскрытия тары составляется акт на списание, где в качестве причины указывается «реализация». Составление и отправление в ЕГАИС такого документа должно осуществляться не позднее, чем через один рабочий день.
Важно: В акте на списание должны быть указаны маркировочные коды бутылок, которые были вскрыты на момент реализации. При этом система списывает сразу полный объем тары, тогда как на практике остаток после первой продажи небольшой порции может быть реализован позднее. Фасованный алкоголь списывается штучно, а при розливе его учет осуществляется только в единицах объема.

Другие случаи списания алкоголя

В некоторых случаях происходит списание алкогольной продукции по иным причинам, не связанным с ее реализацией. Это может быть уценка, брак, пересортица, бой, арест товара, обнаружение факта недостачи и т.д. При составлении акта на списание так же, как и при продаже, указываются основание для списания и коды маркировки, а для слабого алкоголя – объем в декалитрах или количество единиц товара. Документ составляется в обязательном порядке, иначе у проверяющих могут возникнуть вопросы по причине значительного расхождения данных в системе и фактического наличия продукции.
Возникли сложности с подключением к ЕГАИС?
Оставьте заявку, и наш менеджер перезвонит вам и ответит на все вопросы про DocsInBox.ЕГАИС

Что изменится с 01 марта 2024 года

С марта 2024 года система ФСРАР будет контролировать продажу алкоголя порционно, учитывая остатки в бутылках. Учет будет вестись по проливу с обязательной отчетностью по каждой порции независимо от ее объема. При этом важно, куда именно будет направлена порция спиртного – на приготовление коктейля, на кухню для конкретного блюда или использования в качестве заготовки, а также на продажу на розлив «в чистом виде» без добавления прочих ингредиентов.
С учетом изменений будут введены новые правила списания крепких напитков:
  • При расходовании на приготовление коктейлей списание осуществляется в течение суток с составлением акта, где должно быть указано основание «Использовано для приготовления коктейлей (блюд)». В документе указывают количество каждого напитка в мл и марки бутылок, содержимое которых было израсходовано.
  • При продаже «чистого» алкоголя порционно или в бутылках списание осуществляется в мл с указанием объема пролива в момент формирования кассового чека.
Важно: запрещено списывать алкоголь постфактум, т.е. через некоторое время после совершения продажи, а также указывать больший объем, чем содержится в бутылке. Такие продажи будут немедленно отклонены системой.
В баре при продаже «чистого» спиртного порционно списание осуществляется следующим образом:
  • посетителю наливают порцию напитка;
  • сканируют марку с бутылки;
  • указывают количество спиртного в мл;
  • производят расчет после обслуживания гостя;
  • отправляют в систему документ о списании через УТМ одновременно с печатью фискального чека.
Важно: Данные передаются именно через универсальный транспортный модуль, а не через кассовый аппарат.
Согласно разъяснениям ФСРАР, указанные правила не касаются алкогольных напитков в мини барах отелей. Их по-прежнему списывают целиком по актам в течение суток после пополнения запасов спиртного.
Списание коктейлей на основе алкоголя в баре осуществляется по такой схеме:
  • для посетителя готовят напиток или заготовку;
  • сканируют марку с «использованных» бутылок;
  • указывают точное количество каждого ингредиента;
  • направляют в ЕГАИС документ на списание не позже следующего дня.
Аналогичным образом осуществляется списание алкоголя для приготовления настоек, выпечки и блюд с алкоголем. Процедуру следует отразить в системе в течение суток, при этом срок учитывается с момента приготовления (фактического расходования спиртного), а не с момента подачи продукта посетителю.

Для максимальной точности учета введено новое основание для актов на списание алкоголя – «использовано для приготовления коктейлей (блюд)». Оно указывается, если содержимое бутылок было направлено на:

  • приготовление алкогольных коктейлей с одним или несколькими спиртосодержащими ингредиентами;
  • заготовку полуфабрикатов;
  • использование спиртного при приготовлении соусов, выпечки и т.д.;
  • приготовление авторских напитков на основе алкоголя.

Содержимое одной бутылки допускается расходовать на разные цели – продавать на розлив, использовать на кухне в процессе готовки, добавлять в коктейли в баре и т.д.

Как правильно оформляют документы при продаже спиртного

В случае реализации «чистого» алкоголя обязательно соблюдение следующих требований:

  • в слип-чеке к фискальному чеку указывают марку бутылки;
  • проставляют точное количество спиртного в мл для правильного списания в системе;
  • при продаже нескольких порций разных напитков указываются марки со всех бутылок вместе с точным объемом.

Данные о списании передаются в систему в момент осуществления расчета.

В случае продажи напитков в составе алкогольных коктейлей необходимо указать в чеке название проданного продукта, тогда как его состав и марки с бутылок в чеке не отмечают. В акте на списание следует просканировать все марки и указать использованное количество спиртного. Документ формируют один раз в день и указывают в нем общее количество израсходованного спиртного по каждому виду напитков, кроме «чистого» алкоголя, проданного посетителю в первоначальном виде без сторонних примесей. Данные передаются в систему вместе с отправленным актом.

Составление и подача деклараций по обороту алкоголя в ФСРАР

Для владельцев кафе, баров и ресторанов, где осуществляется реализация спиртного, обязательным требованием является составление и сдача квартальной декларации по движению алкогольных напитков. Документ формируется и отправляется в электронном виде через сайт ФСРАР.

В настоящее время составление декларации осуществляется по обновленным формам № 7 и № 8. В перечне их обязательных реквизитов:

  • подробная информация о предприятии общественного питания и его контрагента, данные действующей лицензии на реализацию алкоголя;
  • сведения о перемещении продукции в течение отчетного периода – остаток на начало, приход по ТТН и ранее неучтенная продукция, расход — реализация, утрата, порча, возврат.

  • На основании данных декларации № 7 и №8 ФСРАР составляет протокол сверки остатков продукции. Одновременно предприятие-составитель документа получает квитанцию о приеме декларации к рассмотрению и отражению в системе.
Важно: Составление алкогольной декларации в ручном режиме – трудная задача, увеличивающая риск ошибки. Поэтому оптимальным решением считается автоматизация, где данные подбираются и рассчитываются на основании введенной информации по одному клику.

Сервис DocsInBox: ваш верный помощник при работе с ЕГАИС

Чтобы наладить работу бара или ресторана с учетом новых законодательных требований, используйте для формирования и отправки данных в ЕГАИС сервис DocsInBox. Он разработан на базе изменений в системе учета оборота спиртного и помогает осуществлять:

  • прием и списание товара по акцизной марке в режиме 24/7, в том числе – с помощью обычного смартфона;
  • выгрузку накладных в свою, используемую вами систему учета, сокращение ручного труда и избежание ошибок;
  • автоматическое формирование, отправку и доставку накладных;
  • заполнение типовых документов на совершенные операции согласно требованиям РАР;
  • формирование деклараций по обороту алкогольной продукции с учетом имеющихся данных о приемке и списаниях за отчетный квартал.

Благодаря системе DocsInBox становятся доступными:
  • постоянный контроль остатков на торговой точке;
  • хранение учетных документов в единой базе;
  • автоматическое составление и отправка поставщикам актов расхождения;
  • возможность избежать штрафных санкций.

  • DocsInBox гарантирует сокращение затрат на документальное оформление операций, экономию за счет контроля входных цен и оптимизацию работы сотрудников учетного отдела. Пользователи сервиса могут рассчитывать на получение профессиональных консультаций и практическую помощь на начальных этапах использования ЕГАИС в общепите. Записаться на демонстрацию сервиса можно, заполнив форму.
Возможности DocsInBox.ЕГАИС
  • Все нововведения ЕГАИС для вас под контролем
  • Автоматическая отправка актов расхождения
  • Прием-списание алкоголя прямо с телефона
  • Формирование алкодеклараций за 5 минут
  • Быстрая и простая инвентаризация
  • Все накладные в одном месте
  • Защита от штрафов ЕГАИС
  • Контроль остатков
Пользуйтесь дольше, платите меньше
1 месяц
12 месяцев
5 490 ₽/мес
4 158 ₽/мес
Сколько стоит автоматизация работы с системой ЕГАИС?
Записаться
на консультацию
Наш менеджер свяжется с вами и ответит на все интересующие вопросы про возможности сервиса DocsInBox.ЕГАИС