Учет алкоголя в ЕГАИС в общепите: актуальные законодательные изменения

Реализация спиртного через заведения общепита находится на строгом государственном контроле. Специально для ведения учета алкогольной продукции создана система ЕГАИС, с помощью которой осуществляется мониторинг производства и оборота крепких напитков и спиртосодержащей продукции. В этой статье собрана актуальная информация, которая поможет предприятиям общественного питания наладить работу в новых условиях и своевременно подавать отчетность по реализации алкоголя в надзорные органы.

Требования к организации продажи алкогольной продукции в заведениях общественного питания содержатся в ФЗ-171 «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта». Здесь регламентированы основные вопросы, которые могут возникать у продавцов и производителей:

• Согласно п.1 ст. 16 реализация алкоголя доступна только для юридических лиц, ИП имеют право на продажу лишь пива и слабоалкогольных напитков.
• Согласно п.4 ст. 16 размеры помещения для реализации в жилых домах не могут составлять менее 20 кв.м. Осуществлять торговлю можно только в буфетах, барах и ресторанах, столовые и пекарни отсутствуют в списке разрешенных мест реализации. На объекте обязательно должно быть обустроено помещение для обслуживания посетителей.
• П.9 ст. 16 разрешает круглосуточную торговлю спиртным.
• П. 10 требует наличия на объекте кассового оборудования.
• П.4 ст. 18 предписывает продавцам обязательно оформить лицензию на место продажи.

Чтобы иметь возможность продавать спиртное посетителям бара или ресторана, а также использовать его при приготовлении блюд, необходимо:

• Получить квалифицированную электронную подпись, записанную на носитель, с помощью которой можно заверять и отправлять сведения для учета алкоголя в общепите.
• Приобрести специальное программное обеспечение, поддерживающее работу с ЕГАИС для отправки учетных данных.
• Заказать, установить и настроить ККТ с подключением к Интернету, чтобы отправлять данные о продаже спиртного.
• Купить 2D сканер для считывания штрих кодов с акцизных марок.
• Установить универсальный транспортный модуль (УТМ) для передачи данных в ФСРАР в месте осуществления деятельности.
• Получить лицензию, если предполагается продажа крепкого алкоголя

Также необходимо выполнить подключение перечисленного оборудования на всех точках продаж спиртного, даже если они принадлежат одному юридическому лицу (ст. 4.3).

Для каждой операции в системе учета алкогольной продукции предусмотрено определенное действие, отражающее движение товара на предприятии:

• поставка от поставщика оформляется приходной накладной;
• возврат подтверждает соответствующая накладная;
• перемещение товаров между складами и точками продаж оформляют расходной накладной на транспортировку;
• реализация пива и крепкого алкоголя подтверждается актом с указанием причины «реализация»
• при порче или краже товара составляется акт с указанием причин произошедшего.

Каждая операция имеет свои особенности оформления согласно стандартам ЕГАИС для общепита.

Отгрузку товаров с одновременным составлением товарно-транспортных накладных и сопутствующих документов осуществляет поставщик — производитель или оптовик, реализующий алкоголь рознице и общепиту. В его обязанности входит направление в ЕГАИС данных о продукции, где перечислены акцизные марки (для крепкого алкоголя) и количество продукции. В момент получения товара происходит сверка данных из накладных с количеством фактически поставленной продукции.

По результатам проведенной сверки руководство предприятия общественного питания отправляет в систему ЕГАИС следующие сведения:

• акт с подтверждением поступления товаров;
• акт разногласий, где указаны данные по расхождению фактической поставки и сведений в накладной (только в случае несовпадения данных);
• акт отказа, если продукция возвращается поставщику.

В случае если в течение 60 дней товар не будет поставлен на учет у получателя и отмечен в системе как принятый, он автоматически возвращается на баланс поставщика. Последний при этом имеет право отправить жалобу в ФСРАР, и на виновную сторону будет наложен штраф – 10-15 т.р. для ИП и 150-200 т.р. для юридических лиц.

Оптимальным решением для ускорения процесса оприходования товара будет использование специальных товароучетных сервисов, подключенных к ЕГАИС. В этом случае партии сканируются, и на основании полученных данных составляется и отправляется в систему соответствующий приходный документ.

Исключить значительные расхождения по продукции позволяет регулярное проведение сверки. Ее основная цель – уточнение остатков по данным системы и фактического наличия спиртного в точке реализации. Значительная разница, обнаруженная в момент проверки, станет для контролирующих органов поводом для начисления крупного штрафа.

Реализация спиртного на предприятиях общественного питания несколько отличается от розничной продажи:

• тара напитков обязательно должна быть вскрыта (ст. 16 закона ФЗ-171);
• сканирование марок для получения разрешения на продажу из системы ЕГАИС не носит обязательного характера.

Механизм реализации алкоголя с его одновременным документальным оформлением выглядит следующим образом:

• продавец или бармен в кафе вскрывает тару с напитком, после чего в программе для ведения учета в ЕГАИС составляется соответствующий акт. Форма такого документа зависит от выбранной системы товарного учета.
• После вскрытия тары составляется акт на списание, где в качестве причины указывается «реализация». Составление и отправление в ЕГАИС такого документа должно осуществляться не позднее, чем через один рабочий день.

В некоторых случаях происходит списание алкогольной продукции по иным причинам, не связанным с ее реализацией. Это может быть уценка, брак, пересортица, бой, арест товара, обнаружение факта недостачи и т.д. При составлении акта на списание так же, как и при продаже, указываются основание для списания и коды маркировки, а для слабого алкоголя – объем в декалитрах или количество единиц товара. Документ составляется в обязательном порядке, иначе у проверяющих могут возникнуть вопросы по причине значительного расхождения данных в системе и фактического наличия продукции.

С марта 2024 года система ФСРАР будет контролировать продажу алкоголя порционно, учитывая остатки в бутылках. Учет будет вестись по проливу с обязательной отчетностью по каждой порции независимо от ее объема. При этом важно, куда именно будет направлена порция спиртного – на приготовление коктейля, на кухню для конкретного блюда или использования в качестве заготовки, а также на продажу на розлив «в чистом виде» без добавления прочих ингредиентов.

Согласно разъяснениям ФСРАР, указанные правила не касаются алкогольных напитков в мини барах отелей. Их по-прежнему списывают целиком по актам в течение суток после пополнения запасов спиртного.

Аналогичным образом осуществляется списание алкоголя для приготовления настоек, выпечки и блюд с алкоголем. Процедуру следует отразить в системе в течение суток, при этом срок учитывается с момента приготовления (фактического расходования спиртного), а не с момента подачи продукта посетителю.

Для максимальной точности учета введено новое основание для актов на списание алкоголя – «использовано для приготовления коктейлей (блюд)». Оно указывается, если содержимое бутылок было направлено на:

• приготовление алкогольных коктейлей с одним или несколькими спиртосодержащими ингредиентами;
• заготовку полуфабрикатов;
• использование спиртного при приготовлении соусов, выпечки и т.д.;
• приготовление авторских напитков на основе алкоголя.

Содержимое одной бутылки допускается расходовать на разные цели – продавать на розлив, использовать на кухне в процессе готовки, добавлять в коктейли в баре и т.д.

В случае реализации «чистого» алкоголя обязательно соблюдение следующих требований:

• в слип-чеке к фискальному чеку указывают марку бутылки;
• проставляют точное количество спиртного в мл для правильного списания в системе;
• при продаже нескольких порций разных напитков указываются марки со всех бутылок вместе с точным объемом.

Данные о списании передаются в систему в момент осуществления расчета.

В случае продажи напитков в составе алкогольных коктейлей необходимо указать в чеке название проданного продукта, тогда как его состав и марки с бутылок в чеке не отмечают. В акте на списание следует просканировать все марки и указать использованное количество спиртного. Документ формируют один раз в день и указывают в нем общее количество израсходованного спиртного по каждому виду напитков, кроме «чистого» алкоголя, проданного посетителю в первоначальном виде без сторонних примесей. Данные передаются в систему вместе с отправленным актом.

Для владельцев кафе, баров и ресторанов, где осуществляется реализация спиртного, обязательным требованием является составление и сдача квартальной декларации по движению алкогольных напитков. Документ формируется и отправляется в электронном виде через сайт ФСРАР.

В настоящее время составление декларации осуществляется по обновленным формам № 7 и № 8. В перечне их обязательных реквизитов:

• подробная информация о предприятии общественного питания и его контрагента, данные действующей лицензии на реализацию алкоголя;
• сведения о перемещении продукции в течение отчетного периода – остаток на начало, приход по ТТН и ранее неучтенная продукция, расход — реализация, утрата, порча, возврат.

• На основании данных декларации № 7 и №8 ФСРАР составляет протокол сверки остатков продукции. Одновременно предприятие-составитель документа получает квитанцию о приеме декларации к рассмотрению и отражению в системе.

Чтобы наладить работу бара или ресторана с учетом новых законодательных требований, используйте для формирования и отправки данных в ЕГАИС сервис DocsInBox. Он разработан на базе изменений в системе учета оборота спиртного и помогает осуществлять:

• прием и списание товара по акцизной марке в режиме 24/7, в том числе – с помощью обычного смартфона;
• выгрузку накладных в свою, используемую вами систему учета, сокращение ручного труда и избежание ошибок;
• автоматическое формирование, отправку и доставку накладных;
• заполнение типовых документов на совершенные операции согласно требованиям РАР;
• формирование деклараций по обороту алкогольной продукции с учетом имеющихся данных о приемке и списаниях за отчетный квартал.

Благодаря системе DocsInBox становятся доступными:

• постоянный контроль остатков на торговой точке;
• хранение учетных документов в единой базе;
• автоматическое составление и отправка поставщикам актов расхождения;
• возможность избежать штрафных санкций.

DocsInBox гарантирует сокращение затрат на документальное оформление операций, экономию за счет контроля входных цен и оптимизацию работы сотрудников учетного отдела. Пользователи сервиса могут рассчитывать на получение профессиональных консультаций и практическую помощь на начальных этапах использования ЕГАИС в общепите. Записаться на демонстрацию сервиса можно, заполнив форму.