Приглашаем на бесплатный вебинар!
Автоматизация закупок для ресторана
на Красной Поляне
К нам обратился руководитель отдела закупок и логистики ресторана, когда накопилось много вопросов по автоматизации процесса заказов. Поставщиков много, продукцию необходимо заказывать регулярно, закупки отнимают слишком много времени и ручного труда. Поток гостей на Красной Поляне огромный и зимой, и летом, поэтому объём работы только растёт.
Как было до DocsInBox
Основные сложности были связаны с необходимостью ручного контроля заказов. Процессы отдела логистики подразумевали много рутинных задач и ручной работы, что постоянно приводило к ошибкам, потерям и постоянному попаданию блюд в стоп-лист.
Решение DocsInBox
Мы максимально погрузились в текущие процессы ресторана, чтобы узнать, как происходят закупки сейчас — где то самое «бутылочное горлышко», которое не позволяет работать проще.
Результатом внедрения стало упрощение ключевых процессов заведения:
- 1Заказы у поставщиковТеперь закупщик отправляет заказы поставщикам централизованно, без использования мессенджеров и электронной почты. Заказы не теряются, процесс быстрый и удобный.
- 2Недельный отчёт по отклонениям от прайсаМенеджер по закупкам отслеживает расхождения между заказами и актуальными прайсами. Работа с поставщиками стала выгоднее.
- 3АвтопрайсыДанные по стоимости продуктов постоянно обновляются, закупщик выбирает самых выгодных поставщиков.
- 4Многоуровневое подтверждение заказовЧасть задач (например, мелкие заказы) переданы напрямую на кухню, нагрузке на отдел закупок снизилась.
- 5ЮЗЭДО и электронные накладныеНакладные вносятся в учётную систему автоматически, сразу в номенклатуре ресторана. Расхождений стало меньше, бухгалтер не тратит несколько часов в день на сопоставление данных.
- 6Работа кухни и залаДанные поддерживаются в актуальном состоянии, поэтому блюда реже попадают в стоп-лист. Качество обслуживания гостей улучшилось.
- 7ОтчетностьПроцессы стали чётче и прозрачнее. Данные в отчётности всегда точные, поэтому ресторан не получает штрафов.
Чтобы внесение накладных в учётную систему было максимально простым, в DocsInBox работает встроенный искусственный интеллект. Он сопоставляет номенклатуры поставщика и заведения и предлагает подходящие варианты, чтобы не искать каждую позицию вручную.
Руководитель отдела закупок планирует дальнейшее погружение в систему автоматизации заказов, чтобы автоматизировать ещё больше процессов и минимизировать потери при заказе продукции. Решение полностью удовлетворило запросы клиента, обеспечив автоматизацию, снижение человеческого фактора и облегчение взаимодействия с поставщиками для всех отделов ресторана.
