До массового введения автоматизации в процесс сдачи алкодеклараций бухгалтеры работали вручную. Это часто приводило к ошибкам со стороны бухгалтеров. Внешний эксперт DocsInBox, Юлия Левицкая, расскажет о самых типичных ошибках и о том, как их можно избежать с помощью автоматизации.

В 2011 году рестораны впервые стали сдавать алкогольные декларации. Тогда еще было совсем мало информации по этому процессу, и не было четкого алгоритма действий. Бухгалтеры действовали «на ощупь», не понимая, как работать правильно. Общая схема работы выработалась, когда владельцы ресторанов поняли, как работать с ЕГАИС, и систематизировали работу с алкоголем.

Несмотря на это, сдача деклараций проходила вручную и требовала идеальной точности и внимательности от сотрудников. И большую роль на процессы оказывал человеческий фактор. Поэтому раньше при работе с ЕГАИС и алкодекларациями возникало много ошибок.

Типичные ошибки при работе с алкодекларациями

Организация получала алкоголь с одним кодом, а в системе ТСУ списывался и попадал в декларацию алкоголь с другим кодом. Такое случалось, когда код на продукцию изменялся. Поставщик отгружал продукцию с новым кодом, а организация забывала менять его в системе и приходовала по старому коду.

Зачастую они имеют несколько КПП, поэтому приходилось обращаться к бумажным сопроводительным документам, чтобы не допустить ошибок и указать верного импортера. Для алкогольной декларации это очень важный пункт. Конечно, ошибки все же допускались довольно часто.

Бухгалтерам-калькуляторам всегда приходилось строго следить за этим и вручную корректировать коды, если они менялись. В противном случае, декларация возвращалась с ошибкой.

На подготовку алкогольной декларации и сверку остатков бухгалтеры-калькуляторы раньше тратили дни и даже недели своей работы. Сейчас, благодаря сервисам автоматизации, это вопрос нажатия одной кнопки.

Что изменилось

Большинство рестораторов решили для себя эти проблемы с помощью сервисов для автоматизации.

им больше не нужно работать с алкодекларациями вручную;

пропала необходимость сверяться с бумажной документацией;

перестали переживать, что они могут что-то пропустить и совершить ошибки;

документооборот между поставщиком и покупателем стал полностью оцифрованным.

Автоматизация позволила забыть о «погрешностях» человеческого фактора, потому что для него просто не осталось места. Работа бухгалтера с алкодекларациями серьезно изменилась:

Все, что сейчас требуется от рестораторов — подтверждение прихода алкоголя и фиксация его в системе. Декларации формируются самостоятельно в сервисах автоматизации. С автоматизацией бухгалтеры-калькуляторы тратят на работу с алкодекларациями в среднем 10 минут вместо 2 недель.

Даже новичок сможет самостоятельно подтвердить поставку и отразить списание алкогольной продукции. Современные системы крайне просты в использовании и не дают возможности для ошибок.

Заключение

Раньше на подготовку алкогольной декларации и сверку остатков калькуляторы тратили дни и даже недели своей работы. Сейчас это вопрос нажатия одной кнопки. Это очень удобно, а главное быстро и корректно.

Автоматизация стала связующей нитью между поставщиками и покупателями алкогольной продукции. Она позволяет связать все этапы работы в одной системе и отразить их в главном отчёте — алкогольной декларации.

Юлия Левицкая,
Эксперт онлайн-школы ресторанных калькуляторов