Для стабильной и прибыльной работы бара необходим старший сотрудник: руководитель барного подразделения, старший бармен, бар-менеджер и т. д. Часто сотрудники становятся такими руководителями, не имея менеджерского образования, просто потому что долго работают в заведении или лучше всех разбираются в работе бара. Поэтому владельцы сталкиваются с некомпетентностью бар-менеджеров или сложностями в обучении, а это тормозит развитие бизнеса. В статье расскажем, какие задачи можно доверить бар-менеджеру, чтобы эффективнее управлять заведением и его сотрудниками.

Как управлять баром эффективнее: функциональность бар-менеджера

Аттестация

Одна из задач бар-менеджера — проводить аттестацию сотрудников зала. Для этого необходимо составить обучающие материалы и аттестационную ведомость. Эти документы должны содержать информацию о том, что каждый сотрудник должен уметь, в чём разбираться и какие задачи выполнять. Для проведения аттестации понадобятся контрольные листы наблюдения: чек-листы, которые наглядно покажут знания каждого сотрудников.

Будет полезно ввести в заведении систему грейдов: например, стажёр, бармен и старший бармен. У каждого из сотрудников свой круг навыков, свои знания и свои возможности для роста.

Обучение и аттестация сотрудников — один из главных ключей роста бар-менеджера. Во-первых, обучая других, мы учимся сами. Во-вторых, это серьёзная управленческая работа, которая поможет менеджеру вырасти и, как следствие, повысить свою ценность на рынке.

Распределение фонда оплаты труда

Чтобы эффективно управлять ресурсами, которые вы тратите на сотрудников, попробуйте строить график на основе товарооборота. Ежедневно отслеживайте план и факт продаж и время, в которое реализуется больше всего позиций из меню. Так вы сможете понять, что в какие-то дни один сотрудник не справляется и нужно выводить на смену сразу двоих — или, наоборот, продаж слишком мало, хотя работает несколько барменов.

Инвентаризация

Прежде всего, необходимо навести порядок на складе: складское хозяйство должно быть систематизировано, барный склад — закрыт на ключ, который хранится у материально ответственного лица (например, у бар-менеджера). Это поможет избежать краж и беспорядка: когда любой сотрудник имеет доступ к складу и никак не фиксирует, что оттуда взял.

Также необходимо проработать эффективную и понятную номенклатуру. Все приходы и списания должны происходить одинаково в реальности и в вашей учётной системе, а технические карты — совпадать со станционными картами. Как правило, эти вопросы может контролировать старший бармен или бухгалтер-калькулятор.

Чтобы не тратить время на сравнение номенклатуры в ваших техкартах и у поставщиков, воспользуйтесь сервисом DocsInBox. Автоматизируйте приёмку и списание товаров и контролируйте закупочные цены в одном приложении.

Товарооборот и ликвидность

Установите правило: технико-технологические карты (ТТК) могут менять только ответственные лица. Иначе любые изменения приведут к беспорядкам в отчётности, и вы не сможете спланировать бюджет на будущее.

Чтобы снизить издержки, поручите бар-менеджеру фиксировать остатки продуктов. Ежемесячно проверяйте, какие товары списываете, и исходя из этого оптимизируйте закупки. Например, если каждый месяц остаётся больше 10 кг неиспользованных (и уже испорченных) апельсинов, у вас есть два варианта. Вы можете либо просто закупать меньше, либо обновить меню или стратегию продаж, чтобы реализовать больше напитков и блюд с этим продуктом.

Если вы хотите ввести новый продукт (например, новый сорт вина), для начала избавьтесь от того, что у вас уже есть и что вы хотите заменить. Иначе непроданные бутылки вина, которое вы уберёте из меню, так и будут лежать у вас на складе — а это замороженные деньги.

Сотрудникам, особенно барменам, необходимо проходить тренинги по продажам и продуктам. Они напрямую общаются с гостями заведения и могут влиять на их выбор, зная, что к концу месяца нужно реализовать, например, определённый тип алкоголя.

Аудит санитарного состояния бара и вкуса

Конечно, важно регулярно проверять, насколько чисто в баре и насколько качественную еду и напитки вы предлагаете гостям. Один из самых полезных инструментов — проверка санитарного состояния заведения. Её можно организовать в виде чек-листа с десятками, а то и сотнями пунктов: чистота кофемашины, поверхностей и стен вокруг неё, барной стойки, полов, полок барных шкафов, посуды и т. д. Все эти пункты необходимо оценивать по удобной вам шкале (от 0 до 1, от 1 до 10 — подберите самый наглядный для вас вариант). Так вы сможете вывести число, которое соответствует оптимальному состоянию бара, и стремиться к нему. Бар-менеджеру можно доверить обучение сотрудников прямо по этому чек-листу, чтобы все знали требования к состоянию помещений и следили за этим.

Чтобы следить за состоянием бара было проще и удобнее, необходимо грамотно организовать барное пространство. В нашем руководстве детально описываем, как сделать бар эргономичнее и комфортнее.

Так же можно работать и со вкусом, например, напитков. Чек-лист может содержать вкус, подачу, температуру, внешний вид и т. д. Так вы сможете ежемесячно отслеживать качество напитков и вносить изменения.

Убедитесь, что техническая служба заведения (электрики, сантехники) работает эффективно. Сотрудники должны знать, к кому обращаться в экстренных ситуациях и иметь запасные контакты на случай форс-мажоров.

Круг обязанностей старшего бармена или бар-менеджера отличается в каждом заведении в зависимости от количества сотрудников, опыта бар-менеджера и пожеланий владельца. Но эта должность позволяет охватить действительно широкий круг задач, и чем больше ответственности и свободы вы даёте этому сотруднику, тем лучше это в итоге сказывается на состоянии бизнеса.