Чек-лист здоровья базы данных
для ресторатора

Учет в ресторане часто ведется «на честном слове», но база имеет свойство «заболеть»: отрицательные остатки, «восклицательные знаки» в номенклатуре, непроведенные документы, потерянные деньги.

Знакомо? Если при наступлении конца месяца вас бросает то в жар, то в холод и дергается глаз — это не потому, что бизнес сложный. Это потому, что база данных давно не проходила профилактику.

Хорошая новость: «лечится» база буквально за час.

Плохая новость: если запустить, болезнь переходит в хроническую стадию под названием «прибыль есть, кэша нет».

Мы провели уже 547 экспресс-аудитов. В 80% случаях «симптомы» повторяются. Давайте разбирать самые распространенные болевые точки — и что с ними делать.

Как это выглядит
В одном месте товар называется «помидор красный», в другом — «томат свежий». Где-то «молоко 3,2», а где-то «Молоко коровье». Кажется, что это мелочь. Но из такого хаоса собрать целостную картину невозможно.

Почему это важно
Номенклатура, заведенная по единым стандартам, — это фундамент здорового учета. Без этого все дальнейшие шаги, как бы грустно это ни было, бессмысленны.

Решение
Создайте себе внутри организации регламент создания номенклатурной позиции.

А еще единая номенклатура способствует проведению наиболее точных ключевых анализов. Итак, что делаем:

А еще единая номенклатура способствует проведению наиболее точных ключевых анализов. Итак, что делаем:

1. Анализ продаж
Вы видите реальную маржинальность не только отдельных блюд, но и целых групп. Какая группа у вас самая прибыльная? А какая тянет вниз? Когда все разложено по папочкам, картина меню становится прозрачной. А там уже и портфельный анализ меню можно провести со спокойной душой ;)

2. Анализ инвентаризации
Исчезают вечные пересорты между похожими позициями. Вы начинаете видеть излишки и недостачи внутри логических категорий: мясо, молочка, овощи. И понимаете, за какой группой нужен особый контроль.

3. Анализ себестоимости
Без этого в нынешних реалиях ресторанного бизнеса просто никуда.

Как это выглядит
Вчера себестоимость блюда была 30%, сегодня — 35%, завтра — 40%. Вы не понимаете, откуда берутся скачки, и не можете на них повлиять.

Самый частый провал на этом этапе — невнимательность при внесении данных. Человек пересчитывает товар вручную, а в программе проставляет цифры «на глаз» или путает единицы измерения (литры с килограммами, вес нетто с весом брутто).

А еще часто встречается подделка результатов — лишь бы вопросов не было (выдуманные списания, переработки). Все это потому, что отсутствует пост-контроль.

Многие рестораторы игнорируют балансовый отчет и отчет ДДС, считая, что «касса и так понятна». Но именно здесь всплывают сюрпризы, о которых вы не догадывались.

Если у вас нет времени на полный аудит (хотя он делается за час), проверьте хотя бы эти четыре точки:

Весь этот чек-лист проходится за один день. Не надо быть гуру Excel или программистом. Достаточно просто пройтись по пунктам и «вылечить» в тех местах, где «болит».

Начните с четырех главных ошибок — и прозрачность учета вырастет в разы. Остальное — дело техники.