Приглашаем на бесплатный вебинар!
Нужна помощь
в работе с маркировкой?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Что такое ЭДО в маркировке «Честный знак»
Возможности системы электронного документооборота учитывают современные особенности ведения бизнеса. Сегодня ЭДО — важная составляющая работы с маркировкой в системе «Честный ЗНАК». Их совместное использование — не вопрос удобства, а насущная необходимость, которая позволит избежать штрафов и строго соблюдать законодательные требования.
Маркировка и ЭДО: почему без последнего уже не обойтись
Современный рынок товаров быстро меняется под влиянием цифровых технологий. Внедрение системы обязательной маркировки «Честный ЗНАК» изменило принципы контроля оборота продукции, сделав его точнее и прозрачнее. Каждая единица товара дополнена уникальным цифровым кодом-идентификатором, чтобы его движение было документально зафиксировано. В таких условиях традиционный бумажный документооборот, с его низкой скоростью, рисками ошибок при ручном вводе и физической передачей форм, устарел.
Электронный документооборот (ЭДО) уже перестал быть просто технологическим удобством, а стал элементом, обеспечивающим прямую связь между физическим перемещением маркированного товара и его цифровым отражением в государственной системе. Использование документов ЭДО в системе «Честный ЗНАК» позволяет устранить нежелательные операционные противоречия:
Электронный документооборот (ЭДО) уже перестал быть просто технологическим удобством, а стал элементом, обеспечивающим прямую связь между физическим перемещением маркированного товара и его цифровым отражением в государственной системе. Использование документов ЭДО в системе «Честный ЗНАК» позволяет устранить нежелательные операционные противоречия:
- Двойной учет. Иначе компании вынуждены параллельно вести бумажную «первичку» (товарные накладные ТОРГ-12, акты) и электронный учет операций с кодами маркировки в личном кабинете «Честного ЗНАКа», что удваивает трудозатраты и повышает вероятность ошибок и расхождений.
- Юридические риски. Расхождение между данными в бумажной накладной и операцией, подтвержденной в «Честном ЗНАКе», может быть оценено контролирующими органами как нарушение правил маркировки, что влечет за собой штрафы и приостановку деятельности.
ЭДО является единственным механизмом, который обеспечивает юридически значимое, быстрое и безошибочное оформление операций согласно требованиям цифровой маркировки. Поэтому он превратился в обязательную основу для легального и эффективного ведения бизнеса.
Будьте в курсе важных нововведений
Система ЭДО в «Честном знаке»: как работает эта схема
Принцип работы электронного документооборота в системе «Честный ЗНАК» основан на создании прямого цифрового канала между участниками рынка и государственной платформой. Это исключает необходимость дублирования информации и обеспечивает автоматическое обновление данных.
Схему работы электронного документооборота можно представить в виде последовательности взаимосвязанных шагов:
Схему работы электронного документооборота можно представить в виде последовательности взаимосвязанных шагов:
Формирование и подписание поставщиком универсального передаточного документа (УПД). После комплектации заказа и сканирования кодов DataMatrix продавец формирует в своей системе учета новый бланк. Этот файл, содержащий полный перечень кодов маркировки, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица и через оператора ЭДО направляется покупателю. Важно отметить, что копия документа в момент подписания автоматически передается в систему «Честный ЗНАК», где фиксируется факт отгрузки.
Подтверждение приемки получателем. Получив УПД, он проводит сверку фактически прибывшего товара с данными в электронном документе путем сканирования кодов. При отсутствии расхождений покупатель подписывает полученный УПД своей УКЭП, подтверждая приемку. Этот акт подписания важен для системы «Честный ЗНАК», которая в автоматическом режиме переводит все принятые коды маркировки на баланс нового владельца.
Схема обеспечивает два важных преимущества:
- Синхронность юридического и фактического учета. Статус товара в государственной системе меняется только после юридического оформления приемки, что полностью исключает расхождения.
- Скорость и прозрачность. Весь процесс — от отгрузки до оприходования — занимает минуты, а статус каждой партии можно отследить в режиме реального времени, минимизируя риски споров и недопонимания между контрагентами.
Отправка документов в ЭДО через «Честный ЗНАК»
Внедрение электронного документооборота в рамках работы с системой «Честный ЗНАК» выходит за рамки простого соблюдения формальных требований. Это решение напрямую влияет на ключевые бизнес-показатели: операционную эффективность, финансовую надежность и юридическую безопасность. Фактически, ЭДО переводит обязанность использовать маркировку в способ оптимизации, предоставляя компаниям целый набор преимуществ.
Переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и государственной системой позволяет добиться результатов, критически важных для устойчивого развития бизнеса:
Переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и государственной системой позволяет добиться результатов, критически важных для устойчивого развития бизнеса:
- Значительное повышение операционной эффективности и снижение издержек. Процессы, ранее занимавшие дни (почтовая пересылка, ожидание оригиналов, ручное внесение данных в разные системы), теперь завершаются за минуты. Это высвобождает ресурсы сотрудников от рутинной административной работы, сокращает расходы на бумагу, печать и логистику документов, а также минимизирует простои на складах, связанные с ожиданием бумажных подтверждений для оприходования товара. ЭДО устраняет основную причину задержек и человеческих ошибок, обеспечивая бесперебойность и точность сквозных цепочек поставок.
- Полная прозрачность и гарантия юридической чистоты операций. Каждая операция с маркированным товаром получает единое цифровое отражение, имеющее одинаковую юридическую силу с бумажным документом и связанное с действием в системе «Честный ЗНАК». Это создает возможности контроля для каждой единицы товара, полностью исключая риски расхождений между данными в накладной и статусом кодов в системе.
Обязательная маркировка и ЭДО: как перейти на электронный документооборот
Работа с маркированными товарами требует особого подхода к документообороту. Тем более что бумажные накладные и акты не успевают за скоростью движения товаров и увеличивают риск ошибок. Электронный документооборот (ЭДО) решает эти проблемы, синхронизируя юридические и фактические операции с маркировкой.
Переход на ЭДО кажется сложным, но его можно организовать плавно и эффективно:
Переход на ЭДО кажется сложным, но его можно организовать плавно и эффективно:
Первый шаг — организационный. Руководство компании издает приказ о переходе на электронный документооборот. В приказе утверждается список контрагентов, с которыми планируется обмен, назначаются ответственные сотрудники и составляется график перехода. Это позволяет распределить зоны ответственности и ускоряет процесс перехода.
Следующий этап — выбор оператора ЭДО. Важно выбрать аккредитованного оператора, интегрированного с системой «Честный ЗНАК». При выборе стоит учитывать тарифы, качество технической поддержки и простоту интеграции с системой учета компании. После анализа рынка заключается договор с оператором, где прописаны все условия дальнейшей работы.
Затем необходимо получить электронные подписи. Усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) оформляются для всех сотрудников, которые будут подписывать документы: руководителя, бухгалтера, кладовщика. Важно убедиться, что в сертификате указаны корректные реквизиты компании, так как их наличие гарантирует юридическую значимость документов.
Осуществляется техническая настройка. Система учета компании (например, iiko или r_keeper) обновляется до версии, поддерживающей работу с ЭДО и маркировкой. Устанавливается модуль для обмена документами с оператором ЭДО. На этом же этапе закупаются 2D-сканеры для приемки и отгрузки.
Осуществляется обучение сотрудников работе в новых условиях. Персоналу, который будет работать с системой, показывают, как формировать УПД, подписывать их электронной подписью и принимать документы от контрагентов. Проводятся пробные операции внутри компании или с надежными партнерами, что позволяет отработать процесс на практике.
Постепенное подключение контрагентов позволяет минимизировать риски. Начинать лучше с самых активных партнеров, у которых уже есть ЭДО. Им направляются официальные уведомления о переходе на электронный документооборот с указанием оператора и реквизитов для подключения. По мере готовности контрагентов процессы последовательно переводят на ЭДО.
После запуска важно контролировать качество работы системы. На первых этапах рекомендуется вести параллельный учет: электронный и бумажный (если требуется). Это поможет избежать сбоев и быстро решить возможные проблемы. Анализ первых операций позволяет настроить процессы под особенности бизнеса и исправить ошибки.
Полный отказ от бумаги возможен, когда все контрагенты подключены к ЭДО, а сотрудники уверенно работают в системе. С этого момента бумажные документы становятся не нужны — все операции юридически значимы и синхронизированы с системой «Честный ЗНАК».
Переход на ЭДО в рамках маркировки — это не только замена бумаги на цифру, но и возможность ускорить операции, исключить ошибки и сделать бизнес прозрачнее. Правильный подход к внедрению позволяет получить максимум преимуществ от системы и избежать лишних затрат.
Полный отказ от бумаги возможен, когда все контрагенты подключены к ЭДО, а сотрудники уверенно работают в системе. С этого момента бумажные документы становятся не нужны — все операции юридически значимы и синхронизированы с системой «Честный ЗНАК».
Переход на ЭДО в рамках маркировки — это не только замена бумаги на цифру, но и возможность ускорить операции, исключить ошибки и сделать бизнес прозрачнее. Правильный подход к внедрению позволяет получить максимум преимуществ от системы и избежать лишних затрат.
Автор статьи:
Подписывайтесь на наши соцсети
