Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

ЭТрН (электронная транспортная накладная) — это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который используется для оформления и подтверждения перевозки грузов автомобильным транспортом.

Документ формируется, передаётся и подписывается в электронном виде через специализированные информационные системы с использованием электронной подписи. ЭТрН имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.

С ЭТрН работают все участники грузоперевозки:

• грузоотправители;
• перевозчики;
• грузополучатели;
• экспедиторы (если они участвуют в перевозке).

Если компания участвует в оформлении или исполнении договора перевозки, ей необходимо быть готовой к работе с электронными транспортными документами.

В случае общепита ресторан, бар или кофейня является грузополучателем, соответственно, заведению нужно принять и подписать ЭТрН через ЭДО.

Внедрение ЭТрН в России происходит поэтапно. На данный момент использование электронной транспортной накладной допускается на добровольной основе, однако с 1 сентября 2026 года государство планирует сделать её обязательной для большинства перевозок. Рекомендуем бизнесу заранее готовиться к переходу.

ЭТрН оформляется в тех же ситуациях, что и бумажная транспортная накладная, а именно:

• при перевозке грузов автомобильным транспортом;
• при наличии договора перевозки;
• при коммерческих грузоперевозках между организациями или ИП.

Если перевозка требует оформления транспортной накладной, она может быть оформлена как в бумажном, так и в электронном виде — в зависимости от выбранного формата.

ЭТТН (электронная товарно-транспортная накладная) — это электронный аналог ТТН, которая совмещает в себе:

• товарную часть (учёт товара);
• транспортную часть (перевозка груза).

Основное отличие:

• ЭТрН используется только для подтверждения факта перевозки;
• ЭТТН дополнительно подтверждает передачу и учёт товарно-материальных ценностей.

Проще говоря, ЭТрН — про логистику, ЭТТН — про логистику + бухгалтерский учёт.

В перспективе на ЭТрН должны будут перейти:

• компании, регулярно осуществляющие автомобильные грузоперевозки;
• логистические операторы;
• торговые и производственные организации, отправляющие грузы автотранспортом.

Даже если обязательность ещё не наступила, переход на ЭТрН снижает бумажную нагрузку и упрощает взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами.

Да, ЭТрН можно аннулировать, но только до завершения перевозки и при согласии участников документа.

Аннулирование оформляется в электронном виде через систему ЭДО с указанием причины. После завершения перевозки ЭТрН не аннулируется, а при ошибках оформляются корректирующие документы.

В ряде случаев — да. Транспортная накладная не требуется, если:

• перевозка осуществляется для собственных нужд без договора перевозки;
• используется иной документ, подтверждающий перевозку, если это допускается законодательством.

Однако при коммерческих перевозках между разными юридическими лицами транспортная накладная (бумажная или электронная) практически всегда обязательна.

Сроки подписания ЭТрН зависят от условий договора и внутренних регламентов, но, как правило:

• документ подписывается поэтапно всеми участниками перевозки;
• финальное подписание происходит после фактической доставки груза.

Электронный формат позволяет подписывать документ быстрее и без привязки к географии участников.

ЭТрН формируется в структурированном электронном формате (XML), утверждённом на государственном уровне.
Документ передаётся через операторов электронного документооборота и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Отмены ЭТрН не планируется. Напротив, электронные транспортные документы рассматриваются как долгосрочное направление цифровизации логистики.
В перспективе бумажные накладные могут быть полностью вытеснены электронными форматами, включая ЭТрН и ЭТТН.

Есть несколько основных практических преимуществ:

• сокращение бумажного документооборота;
• снижение ошибок за счёт автоматической проверки данных;
• ускорение обмена документами;
• упрощение хранения и поиска накладных;
• повышение прозрачности перевозок.

Пока точный процесс и правила использования ЭТрН не до конца регламентированы, поэтому и уверенно говорить о рисках сложно. Мы предполагаем, что основные сложности в работе без ЭТрН будут следующими:

• если получатель (ресторан) не подпишет ЭТрН по всем правилам, юридически перевозка не будет завершена. Перевозчик и отправитель не смогут выставить счета-фактуры и закрывающие акты.
• к незавершенным перевозкам также могут возникнуть вопросы у ФНС. Сделку могут признать фиктивной, аннулировать вычеты по НДС и т. п.
• поставщикам, которые перешли на ЭТрН, будет невыгодно и даже небезопасно работать с ресторанами, которые проигнорируют нововведение. Особенно это касается крупнейших поставщиков, которые обычно первые подстраиваются под изменения. Соответственно, ресторан может потерять крупных надежных поставщиков, у которых закупает от 20% продуктов.