Как провести инвентаризацию в «Меркурии»

Иногда требуется корректировать остатки в журнале продукции, чтобы данные в нём совпадали с фактическими сведениями. В «Меркурии» это можно сделать с помощью инвентаризации. Наш Product Manager, Илья Васильев, расскажет, как провести инвентаризацию в «Меркурии», и что для этого потребуется.

Инвентаризация — это учёт и оценка остатков продукции. Она помогает компании следить за наличием товаров на складе и корректировать остатки в журнале продукции.

Во ФГИС «Меркурий» есть три вида инвентаризации:

1.

Добавление. Применяют, когда по факту продукция есть на складе, но её не занесли в журнал. Например, приняли и забыли внести.

2.

Изменение. Продукция есть в журнале, но по какой-то причине потребовалось внести корректировки. Например, при пересортице нужно уменьшить одну из партий и увеличить другую.

3.

Удаление или списание. Если продукт отсутствует на складе, но есть в системе. Это может произойти, когда часть товара испортилась, выдавалась работникам или использовалась для нужд предприятия.

Ни одна компания не обходится без ошибок в работе с продукцией, на что есть ряд причин: человеческий фактор, форс-мажоры, технические проблемы и т.д. Сотрудник мог неверно оформить ВСД или погасить их. Во время хранения бывает естественное уменьшение веса продукции, в этом случае тоже нужно корректировать остатки в системе. В конце концов, продукты могут просто испортиться из-за неправильного хранения или по истечении срока годности.

Инвентаризация очень ускоряет работу предприятия и контролирующих органов. Проверяющим будет легче сверить фактические остатки и баланс в системе. А сам ресторан не будет тратить много времени на поиск продукции.

По законодательству рестораны не обязаны проводить инвентаризацию. Другая ситуация с производителями, импортерами и поставщиками. Для них инвентаризация обязательна.

Инвентаризацию может проводить только сотрудник, который имеет на это права. Он должен соответствовать следующим критериям:

• Наличие полномочий «Администратора» или «Пользователя» для доступа в «Меркурий.ХС».
• Наличие УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписи. А также ПО для её использования.
• Наличие полномочий доступа к предприятию, где необходимо провести инвентаризацию.

Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по проведению инвентаризации в системе «Меркурий.ХС».

1.

Войдите в личный кабинет системы «Меркурий.ХС».

2.

Выберите предприятие, на котором нужно провести инвентаризацию.

3.

Выберите раздел «Инвентаризация» и нажмите «Добавить».

4.

Вам откроется окно «Добавление заявки на инвентаризацию» с формой для заполнения. Напишите дату проведения инвентаризации, укажите ответственное лицо. Далее нажмите «Сохранить».

5.

Вам откроется окно «Просмотр заявки на инвентаризацию». В форме нужно указать несоответствие. Для этого есть три действия, о которых мы уже сказали выше — добавление, изменение, удаление.

Когда продукции больше или меньше по факту, чем в системе и количество нужно изменить:

• Выберите операцию «Изменение».
• Найдите нужную вам позицию для изменения и нажмите «Сохранить».
• В окне находим поле «Объем остатков» и вводим фактическое количество продукции, нажимаем «Сохранить».
• Нажмите «Оформить». Инвентаризация закончена. Акт можно распечатать.

Когда продукции нет на складе и её нужно удалить из системы:

• На этапе выбора операции нажмите «Удаление» и далее — «Сохранить».
• Найдите нужную позицию и нажмите «Сохранить».
• В окне по оформлению инвентаризации нажмите «Оформить».

Если нужно добавить недостающую продукцию:

• На этапе выбора операции нажмите «Добавление» и «Сохранить».
• Вам откроется окно, в котором нужно заполнить поля, отмеченные красной звездочкой. После заполнения нажмите «Сохранить».

Федеральная государственная информационная система «Меркурий» имеет такую особенность, что отменить заявку на проведение инвентаризации невозможно. Если после её создания обнаружены ошибки или несоответствия, нужно создать новую заявку по описанному алгоритму. Рекомендуется добавить комментарий с пояснением причин создания новой заявки.

При помощи инвентаризации в подсистеме «Меркурий.ХС» можно легко и систематично контролировать движение товаров и правильно заполнять ветеринарные документы. Проводить инвентаризацию может только уполномоченный сотрудник с нужным уровнем доступа. Для подписания актов необходима усиленная электронная подпись.

Если у вас есть вопросы по работе в системе «Меркурий», инвентаризации и другим действиям с продукцией животного происхождения, специалисты DocsInBox могут подробно ответить на них.