Как работать в ЕГАИС без ошибок розничным продавцам алкогольных напитков: ответы на частые вопросы

Для государства производство и реализация спиртных напитков является серьезным источником дохода за счет акцизного сбора и других налогов с продаж. Поэтому учет алкоголя для него – одна из приоритетных задач, позволяющая избежать недополучения в бюджет крупных сумм и снизить объемы теневого оборота. С этой целью была разработана и внедрена ЕГАИС – Единая государственная автоматизированная информационная система для отслеживания оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Ее использование исключает применение теневых схем производства и продаж спиртного, а также позволяет гарантировать потребителям высокое качество и безопасность товара.
Чтобы наладить учет алкоголя в точках производства и реализации, каждая бутылка получает индивидуальную марку с кодом. Он считывается сканером и автоматически заносится в систему учета алкогольной продукции на всех этапах ее продвижения: от заводского конвейера до прилавка розничного магазина. Такой механизм учета исключает возможные злоупотребления – если их допустил производитель, его легко вычислить по данным на этикетке. А если водка или коньяк не были оприходованы магазином при поступлении товара, его код не будет прочитан сканером, и провести продажу через кассовый терминал не удастся.
Для пива, относящегося к группе слабоалкогольных напитков, внесение данных в систему учета алкогольной продукции осуществляется несколько иным способом – с помощью партионного учета. Это связано со значительными объемами реализации хмельного напитка, а также с его относительно небольшой стоимостью. Аналитический учет алкоголя в ЕГАИС позволяет отследить, каким путем партия попадает с завода к оптовику, а от него – в розничную сеть или на предприятия общественного питания. Так удается исключить любые мошеннические схемы и добиться уплаты в бюджет положенных налогов для пополнения государственной казны.
Важно: вести алкогольный учет и передавать сведения в ЕГАИС обязаны все продавцы спиртного. Пренебрежительное отношение к данному законодательному требованию станет причиной серьезных штрафов – до 300 000 рублей с конфискацией неучтенной продукции. Поэтому следует в обязательном порядке приобрести все необходимое для считывания маркировки и ведения алкогольного учета, а также зарегистрировать в ЕГАИС все торговые точки, чтобы своевременно отправлять в базу информацию по объемам реализации спиртного.
Что говорит закон
В настоящее время учет алкогольной продукции в ЕГАИС обязателен и для юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей. Более того, для последних в конце ноября 2023 года было издано законодательное требование выполнить регистрацию в системе учета алкоголя всех без исключения розничных торговых точек с получением для каждой из них индивидуального кода. Этот код сообщается поставщикам для указания в накладной на отгрузку, что позволяет подробно проследить путь каждой единицы или партии товара вплоть до момента продажи конечному потребителю.
Важно: через алкогольную систему ЕГАИС должны проходить все без исключения единицы товара. Продажа в обход учетной базы станет причиной особого внимания надзорных органов к нарушителю и поводом для наложения крупного штрафа.
Чтобы отправлять данные в систему учета алкоголя ЕГАИС, необходимо приобрести полный набор считывающего и учетного оборудования. Это сканер для маркировки, компьютер с подключением к Интернету, а также ККТ для отражения продажи в бухгалтерском учете доходов и расходов. Также потребуется программа для работы с ЕГАИС, благодаря которой сведения о продажах будут мгновенно формироваться и передаваться в автоматическом режиме без необходимости сложных настроек и контроля точности данных.
Работа с системой ЕГАИС для розничной сети
На каждом этапе продаж спиртного розничные предприятия должны руководствоваться следующей схемой.
Закупка и прием товара
Вне зависимости от формы собственности торговой точки, объемов продажи крепких напитков и прочих факторов прием товара осуществляется следующим образом:
  • Партия водки или другого алкоголя направляется в торговую точку с двумя накладными – бумажной для экспедитора, по которой будет осуществляться прием товара, и электронной для ЕГАИС.
  • Товаровед, кладовщик или другое должностное лицо розничного предприятия сверяет количество и коды товаров, и при полном совпадении данных подписывает каждую накладную соответственно обычной и электронной подписью.
  • При несоответствии данных по количеству и сведениям и товаре оформляется отказ или акт о расхождении, о котором также «уведомят» ЕГАИС.
Принятый товар ставится на баланс предприятия-получателя.
Продажа спиртного конечному потребителю
После внесения товара в базу розницы его реализуют следующим образом:
  • Вначале кассир сканирует обычный код товара, а затем его акцизную марку, чтобы отразить факт продажи в алкогольной программе системы учета ЕГАИС.
  • Покупателю выдается чек с QR кодом, который можно отсканировать с помощью обычного смартфона, чтобы убедиться в легальности происхождения и качестве напитка.
  • Данные о реализованном товаре попадают в УТМ – универсальный транспортный модуль для передачи данных, после чего с помощью электронной подписи передаются в учетную систему ЕГАИС.
Важно: необходимо заранее обратиться в удостоверяющий центр за получением квалифицированной электронной подписи. Она является единственным вариантом удостоверения электронной документации предприятия.
Особенности бухгалтерского учета
Согласно актуальным требованиям законодательства розничная точка, где реализуется спиртное, обязана ежедневно проводить списание товара и отправлять соответствующий акт в ЕГАИС. Также не следует забывать о сдаче отчетности в ФСКАТР (этой аббревиатурой обозначается Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками). Декларация сдается ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последний день выпадает на выходной, последний срок сдачи переносится на первый рабочий день. В ближайшем будущем после перехода на электронный учет оборота алкоголя сдачу деклараций планируют отменить.
Возникли сложности с подключением к ЕГАИС?
Оставьте заявку, и наш менеджер перезвонит вам и ответит на все вопросы про DocsInBox.ЕГАИС
А что делать в случае расхождений?
Фактические учетные данные по товарам в магазине и сведения, переданные в ЕГАИС, должны полностью совпадать. Однако в некоторых случаях обнаруживаются расхождения – их легко выявить при выездной проверке инспекторами ФСКАТР. Если количество товара не совпадает, этот факт станет поводом для наложения штрафа.
Также нарушения в учете могут выявить при сдаче ежеквартальной алкогольной декларации. Существуют специальные формулы, позволяющие рассчитать правильность указанных данных. При обнаружении расхождений на имя розничного предприятия направляется официальное письмо с требованием предоставить разъяснения. Кроме того, возможно наложение административного наказания.
Важно: некоторые расхождения могут возникать из-за несвоевременного введения в учетную базу последней накладной, ошибок в декларации, переходного периода между кварталами и т.д. законодательство допускает расхождение в сведениях в объеме не больше 100 дал. (1 дал = 100 децилитров).
Ответственность за несоблюдение законодательных требований
Продажа спиртных напитков и пива без отправки данных в ЕГАИС может иметь для предприятия серьезные последствия. Согласно ст. 14 КоАП – это штрафы в размере:
  • до 200 000 рублей для юридических лиц,
  • до 15 000 рублей для руководителя компании.
Также крупные штрафы ждут компании, которые подключились к системе учета, но не спешат отправлять в нее данные о продажах. Это может быть как умышленное нарушение, так и непреднамеренное действие – например, если акцизная марка на спиртном повреждена, и с нее невозможно считать информацию. Для проверяющих этот факт станет доказательством нелегального оборота алкогольной продукции, и доказать свою благонадежность налогоплательщику будет непросто.
Важно: если информация из декларации о продажах крепких напитков не совпадает с реальными объемами реализации, розничную точку ждут серьезные финансовые неприятности вплоть до лишения лицензии на продажу алкоголя.
Сервис DocsInBox: удобная работа с ЕГАИС
Работа с ЕГАИС по отражению розничных продаж вызывает затруднения? Обратите внимание сервис DocsInBox, разработанный для детального учета поступления и продаж спиртного. Программное решение создано с учетом законодательных требований и наделено следующими полезными опциями:
  • приемка, постановка на учет и списание товаров;
  • свободное считывание информации по данным акцизной марки с обычного смартфона в круглосуточном режиме;
  • оперативный аналитический учет, подготовка данных для инвентаризации;
  • автоматические создание и импорт накладных;
  • документальное оформление операций по движению спиртного согласно требованиям ЕГАИС;
  • автоматическое формирование деклараций по обороту крепких напитков за несколько минут с учетом зафиксированных в базе данных о получении и продаже товара.
Использование сервиса DocsInBox гарантирует:
  • достоверный оперативный контроль остатков на складе;
  • лучшую защиту от штрафов и излишнего внимания надзорных органов;
  • удобное и безопасное хранение документов в общей базе;
  • отслеживание и автоматическое внедрение нововведений в учетной системе;
  • автоматическое формирование и отправка актов расхождения.
Благодаря применению сервиса DocsInBox можно значительно увеличить производительность труда и уровень продаж на торговых точках, снизить временные затраты на подготовку документации, избежать ошибок и финансовых взысканий, контролировать закупки и реализацию, оптимизировать работу бухгалтерии. Интересующие вопросы по приобретению, настройке и использованию сервиса можно задать ведущим сотрудникам DocsInBox.
Возможности DocsInBox.ЕГАИС
  • Все нововведения ЕГАИС для вас под контролем
  • Автоматическая отправка актов расхождения
  • Прием-списание алкоголя прямо с телефона
  • Формирование алкодеклараций за 5 минут
  • Быстрая и простая инвентаризация
  • Все накладные в одном месте
  • Защита от штрафов ЕГАИС
  • Контроль остатков
Сколько стоит автоматизация работы с системой ЕГАИС?
Пользуйтесь дольше, платите меньше
1 месяц
12 месяцев
5 490 ₽/мес
4 158 ₽/мес
Записаться
на консультацию
Наш менеджер свяжется с вами и ответит на все интересующие вопросы про возможности сервиса DocsInBox.ЕГАИС