Как работать в ЕГАИС розничным продавцам алкогольных напитков: ответы на частые вопросы
Для государства производство и реализация спиртных напитков является серьезным источником дохода за счет акцизного сбора и других налогов с продаж. Поэтому учет алкоголя для него – одна из приоритетных задач, позволяющая избежать недополучения в бюджет крупных сумм и снизить объемы теневого оборота. С этой целью была разработана и внедрена ЕГАИС – Единая государственная автоматизированная информационная система для отслеживания оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции. Ее использование исключает применение теневых схем производства и продаж спиртного, а также позволяет гарантировать потребителям высокое качество и безопасность товара.

Чтобы наладить учет алкоголя в точках производства и реализации, каждая бутылка получает индивидуальную марку с кодом. Он считывается сканером и автоматически заносится в систему учета алкогольной продукции на всех этапах ее продвижения: от заводского конвейера до прилавка розничного магазина. Такой механизм учета исключает возможные злоупотребления – если их допустил производитель, его легко вычислить по данным на этикетке. А если водка или коньяк не были оприходованы магазином при поступлении товара, его код не будет прочитан сканером, и провести продажу через кассовый терминал не удастся.

Для пива, относящегося к группе слабоалкогольных напитков, внесение данных в систему учета алкогольной продукции осуществляется несколько иным способом – с помощью партионного учета. Это связано со значительными объемами реализации хмельного напитка, а также с его относительно небольшой стоимостью. Аналитический учет алкоголя в ЕГАИС позволяет отследить, каким путем партия попадает с завода к оптовику, а от него – в розничную сеть или на предприятия общественного питания. Так удается исключить любые мошеннические схемы и добиться уплаты в бюджет положенных налогов для пополнения государственной казны.

Важно: вести алкогольный учет и передавать сведения в ЕГАИС обязаны все продавцы спиртного. Пренебрежительное отношение к данному законодательному требованию станет причиной серьезных штрафов – до 300 000 рублей с конфискацией неучтенной продукции. Поэтому следует в обязательном порядке приобрести все необходимое для считывания маркировки и ведения алкогольного учета, а также зарегистрировать в ЕГАИС все торговые точки, чтобы своевременно отправлять в базу информацию по объемам реализации спиртного.

Что говорит Закон

В настоящее время учет алкогольной продукции в ЕГАИС обязателен и для юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей. Более того, для последних в конце ноября 2023 года было издано законодательное требование выполнить регистрацию в системе учета алкоголя всех без исключения розничных торговых точек с получением для каждой из них индивидуального кода. Этот код сообщается поставщикам для указания в накладной на отгрузку, что позволяет подробно проследить путь каждой единицы или партии товара вплоть до момента продажи конечному потребителю.

Важно: через алкогольную систему ЕГАИС должны проходить все без исключения единицы товара. Продажа в обход учетной базы станет причиной особого внимания надзорных органов к нарушителю и поводом для наложения крупного штрафа.

Чтобы отправлять данные в систему учета алкоголя ЕГАИС, необходимо приобрести полный набор считывающего и учетного оборудования. Это сканер для маркировки, компьютер с подключением к Интернету, а также ККТ для отражения продажи в бухгалтерском учете доходов и расходов. Также потребуется программа для работы с ЕГАИС, благодаря которой сведения о продажах будут мгновенно формироваться и передаваться в автоматическом режиме без необходимости сложных настроек и контроля точности данных.

Работа с системой ЕГАИС для розничной сети

На каждом этапе продаж спиртного розничные предприятия должны руководствоваться следующей схемой.

Закупка и прием товара

Вне зависимости от формы собственности торговой точки, объемов продажи крепких напитков и прочих факторов прием товара осуществляется следующим образом:
  • Партия водки или другого алкоголя направляется в торговую точку с двумя накладными – бумажной для экспедитора, по которой будет осуществляться прием товара, и электронной для ЕГАИС.
  • Товаровед, кладовщик или другое должностное лицо розничного предприятия сверяет количество и коды товаров, и при полном совпадении данных подписывает каждую накладную соответственно обычной и электронной подписью.
  • При несоответствии данных по количеству и сведениям и товаре оформляется отказ или акт о расхождении, о котором также «уведомят» ЕГАИС.

Принятый товар ставится на баланс предприятия-получателя.

Продажа спиртного конечному потребителю

После внесения товара в базу розницы его реализуют следующим образом:
  • Вначале кассир сканирует обычный код товара, а затем его акцизную марку, чтобы отразить факт продажи в алкогольной программе системы учета ЕГАИС.
  • Покупателю выдается чек с QR кодом, который можно отсканировать с помощью обычного смартфона, чтобы убедиться в легальности происхождения и качестве напитка.
  • Данные о реализованном товаре попадают в УТМ – универсальный транспортный модуль для передачи данных, после чего с помощью электронной подписи передаются в учетную систему ЕГАИС.
Важно: необходимо заранее обратиться в удостоверяющий центр за получением квалифицированной электронной подписи. Она является единственным вариантом удостоверения электронной документации предприятия.

Особенности реализации слабоалкогольных напитков

Для пива, медовухи, сидра и других слабоалкогольных напитков приведенная выше схема не действует. Их реализация отражается в учете одним из следующих способов:
  • Ведение журнала в электронном или бумажном виде, куда не позднее следующего дня вносится каждая продажа.
  • Добровольное подключение и ведение учета алкогольной продукции в ЕГАИС. Такое решение избавляет от рутинной ручной работы и гарантирует точность данных по реализации слабоалкогольных товаров.
Обратите внимание!
Точка общепита, где слабоалкогольные напитки реализуются на розлив, действует так же, как и розница. Единственное исключение – данные о продаже передаются в ЕГАИС в момент вскрытия тары без подробного отражения в системе каждого факта продажи по 0.2, 0.3 или 0.5 литра.

Особенности бухгалтерского учета

Согласно актуальным требованиям законодательства розничная точка, где реализуется спиртное, обязана ежедневно проводить списание товара и отправлять соответствующий акт в ЕГАИС. Также не следует забывать о сдаче отчетности в ФСРАР (этой аббревиатурой обозначается Федеральная служба по контролю за алкогольным и табачным рынками). Декларация сдается ежеквартально не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Если последний день выпадает на выходной, последний срок сдачи переносится на первый рабочий день. В ближайшем будущем после перехода на электронный учет оборота алкоголя сдачу деклараций планируют отменить.
Возникли сложности с подключением к ЕГАИС?
Оставьте заявку, и наш менеджер перезвонит вам и ответит на все вопросы про DocsInBox.ЕГАИС
А что делать в случае расхождений?

Фактические учетные данные по товарам в магазине и сведения, переданные в ЕГАИС, должны полностью совпадать. Однако в некоторых случаях обнаруживаются расхождения – так, их легко выявить при выездной проверке инспекторами ФСРАР. Если количество товара не совпадает, этот факт станет поводом для наложения штрафа.

Также нарушения в учете могут выявить при сдаче ежеквартальной алкогольной декларации. Существуют специальные формулы, позволяющие рассчитать правильность указанных данных. При обнаружении расхождений на имя розничного предприятия направляется официальное письмо с требованием предоставить разъяснения. Кроме того, возможно наложение административного наказания.

Обратите внимание: некоторые расхождения могут возникать из-за несвоевременного введения в учетную базу последней накладной, ошибок в декларации, переходного периода между кварталами и т.д. законодательство допускает расхождение в сведениях в объеме не больше 100 дал. (1 дал = 100 децилитров).

Ответственность за несоблюдение законодательных требований

Продажа спиртных напитков и пива без отправки данных в ЕГАИС может иметь для предприятия серьезные последствия. Согласно ст. 14 КоАП – это штрафы в размере:
  • 150-200 т. р. для юридических лиц.
  • 15т. р. для руководителя компании.
Также крупные штрафы ждут компании, которые подключились к системе учета, но не спешат отправлять в нее данные о продажах. Это может быть как умышленное нарушение, так и непреднамеренное действие – например, если акцизная марка на спиртном повреждена, и с нее невозможно считать информацию. Для проверяющих этот факт станет доказательством нелегального оборота алкогольной продукции, и доказать свою благонадежность налогоплательщику будет непросто.

Обратите внимание: если информация из декларации о продажах крепких напитков не совпадает с реальными объемами реализации, розничную точку ждут серьезные финансовые неприятности вплоть до лишения лицензии на продажу алкоголя.

Сервис DocsInBox: удобная работа с ЕГАИС

Работа с ЕГАИС по отражению розничных продаж вызывает затруднения? Обратите внимание сервис DocsInBox, разработанный для детального учета поступления и продаж спиртного. Программное решение создано с учетом законодательных требований и наделено следующими полезными опциями:
  • приемка, постановка на учет и списание товаров;
  • свободное считывание информации по данным акцизной марки с обычного смартфона в круглосуточном режиме;
  • оперативный аналитический учет, подготовка данных для инвентаризации;
  • автоматические создание и импорт накладных;
  • документальное оформление операций по движению спиртного согласно требованиям ЕГАИС;
  • автоматическое формирование деклараций по обороту крепких напитков за несколько минут с учетом зафиксированных в базе данных о получении и продаже товара.

Использование сервиса DocsInBox гарантирует:
  • достоверный оперативный контроль остатков на складе;
  • лучшую защиту от штрафов и излишнего внимания надзорных органов;
  • удобное и безопасное хранение документов в общей базе;
  • отслеживание и автоматическое внедрение нововведений в учетной системе;
  • автоматическое формирование и отправка актов расхождения.
Благодаря применению сервиса DocsInBox можно значительно увеличить производительность труда и уровень продаж на торговых точках, снизить временные затраты на подготовку документации, избежать ошибок и финансовых взысканий, контролировать закупки и реализацию, оптимизировать работу бухгалтерии. Интересующие вопросы по приобретению, настройке и использованию сервиса можно задать ведущим сотрудникам DocsInBox.
Возможности DocsInBox.ЕГАИС
  • Все нововведения ЕГАИС для вас под контролем
  • Автоматическая отправка актов расхождения
  • Прием-списание алкоголя прямо с телефона
  • Формирование алкодеклараций за 5 минут
  • Быстрая и простая инвентаризация
  • Все накладные в одном месте
  • Защита от штрафов ЕГАИС
  • Контроль остатков
Пользуйтесь дольше, платите меньше
1 месяц
12 месяцев
5 490 ₽/мес
4 158 ₽/мес
Сколько стоит автоматизация работы с системой ЕГАИС?
Записаться
на консультацию
Наш менеджер свяжется с вами и ответит на все интересующие вопросы про возможности сервиса DocsInBox.ЕГАИС