Как работать с помарочным учетом в ЕГАИС

Это проще всего представить на простом примере. Завод выпускает партию алкогольной продукции. Партия – это много. Это может быть фура алкоголя или весь объем выпуска линии разлива за сутки. На такую партию производитель заранее заказывает в ЕГАИС диапазон акцизных марок. Понятно, что в таком диапазоне могут быть сотни или даже тысячи марок. Вот именно такими диапазонами марок раньше и оперировал ЕГАИС. Система не знала, где именно находится каждая акцизная марка из партии. Она знала только? сколько марок из этого диапазона числится за вами. Это все называлось «партионный учет» или ЕГАИС 2.0.

При таком учете марок было очень сложно разбираться с нарушениями, ведь фактически учет был количественным – если кто-то продавал больше марок из диапазона, чем ему было отгружено, значит, он нарушитель. Пока он не продал больше – законопослушный продавец. Если где-то при продаже всплывали дубли марок из одной партии, то было очень сложно понять, кто из двух продавцов «честный», а кто «злодей», потому что ЕГАИС не знает, кому какие марки были отгружены изначально. Любой беспорядок приводит к возможностям махинаций, а значит, завод или импортер может плодить дубли, выпуская алкогольную продукцию и не оплачивая за нее акцизы.

Что же плохого в таком учете, что изменилось для ресторанов? Все дело в том, что такой точный учет не прощает никаких ошибок. Если вы передаете в ЕГАИС информацию о продаже акцизной марки, которая не числится на ваших остатках, то подобная продажа будет взята под контроль службой ФСКАТР для адресного разбирательства с продавцом, и дальнейшая корректировка остатков в ЕГАИС будет происходить под контролем лицензирующего органа.

В чем будет заключаться такой контроль? Все акцизные марки из этой партии будут заблокированы к продаже через ЕГАИС до того времени, пока вы не устраните причину возникновения у вас чужой марки. Это можно сделать через механизм пересортицы – вы находите ту акцизную марку из этой самой партии, которая у вас числится на остатках, но ее нет в наличии, отвязываете ее от продукции и привязываете к той, которая оказалась в излишках. Честно говоря, это даже описывать сложно, а сделать на практике еще сложнее. Чтобы найти ту марку, которой у вас нет, вам нужно выгрузить остаток из ЕГАИС по акцизным маркам этой партии и «вычеркнуть» из этого списка то, что есть у вас в наличии, отсканировав все остатки этого алкоголя. Если вам повезло, то марка из пересортицы останется одна из «невычеркнутых», и вы сделаете по ней пересортицу.

Вот поэтому мы всем своим клиентам очень советуем тщательно проверять все новые акцизные марки и ни в коем случае не доводить ситуацию до продажи чужой марки в вашем ресторане.

ЕГАИС 3.0 и помарочный учет – это новая технология работы с алкогольной продукцией. Но с этой новой технологией работают ваши старые поставщики. Раньше им было все равно, какую коробку из партии отвезти вам, а какую – вашему соседу. Эти ошибки никому не мешали. А теперь, если экспедитор выгрузит вам чужую коробку, то вы получите на свои остатки минимум шесть чужих акцизных марок. Ваш поставщик, кроме черного перманентного маркера, использует какую-то еще систему маркировки? Он считывает штрихкод с коробки терминалом сбора данных при отгрузке? Если да, то вам повезло!

Мы уже встречали случаи, когда пересортица в марках была внутри короба – на коробке был указан групповой код со списком акцизных марок, а внутри – совершенно другие марки. Эта ошибка была допущена еще на заводе, на этапе сбора бутылок в коробку, и она спокойно доехала до ресторана через всех оптовиков и дистрибьюторов. Такие случаи пересортицы вообще не выявить без помарочного сканирования каждой входящей бутылки и ни один оптовик таким сканированием заниматься не будет.

Другой пример – сотрудник пронес в бар свой алкоголь. Чтобы продать и вынести деньги или чтобы покрыть бой или недостачу. Или просто ошибся. Причина не важна, важен результат. Если он или его напарник отсканирует такую марку, и она попадет в акт списания, то вы подаете в ЕГАИС информацию о попытке списания чужой марки, со всеми вытекающими последствиями.

Полностью гарантировать, что в вашем ресторане случайно не «всплывет» чужая акцизная марка очень сложно. Но можно сильно обезопасить себя от этой беды, если регулярно выполнять ряд рекомендаций:

1. Выборочный или тотальный контроль акцизных марок при приемке алкоголя от поставщика. Для этого нужно будет заранее загружать накладную из ЕГАИС и сверять приехавшие акцизные марки с теми, которые вам отгрузил поставщик. Выборочный контроль – одна бутылка из каждой коробки. Тотальный – все бутылки из поставки. Если при выборочном контроле вы «поймали» чужую марку, то все дальнейшие поставки от этого поставщика нужно будет принимать через тотальное сканирование.

2. Регулярные инвентаризации алкоголя в баре со сверкой акцизных марок. Тут тоже все понятно – так вы поддерживаете барменов в тонусе и оперативно вылавливаете случайные чужие марки. Все это тоже можно делать прямо в DocsInBox и прямо с телефона.

Помарочный учет в ЕГАИС добавил нам еще несколько точек контроля, которые теперь каждому ресторану нужно добавить в свой «чек-лист» и не забывать проверять регулярно. Мы большие специалисты по такому контролю и готовы вам в этом помогать.