Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

После приобретения ККТ не спешите немедленно запускать оборудование в работу. Чтобы использовать его для регистрации операций, необходимо пройти процедуру регистрации кассы в ФНС. Подробнее о том, как регистрировать кассу в налоговой, зачем нужна эта процедура и какая ответственность ждет нарушителей, — в этой статье.

Все онлайн-кассы, используемые для расчетов, подлежат обязательному учету в ФНС. Поэтому перед использованием контрольно-кассовой техники ее необходимо фискализировать, чтобы налоговые органы имели возможность контролировать ее применение. Использование кассы, которая не прошла процедуру регистрации, не позволит владельцу формировать расчетные чеки и другие кассовые документы для передачи в ФНС.

Процесс регистрации онлайн-кассы подразумевает внесение в специальный журнал учета ККТ записи о новом оборудовании и данных владельца, а также сведений о фискальном накопителе. Кроме того, в процессе фискализации ККТ получает уникальный регистрационный номер, а собственнику вручают карту регистрации ККТ. Прохождение процедуры делят на несколько этапов:

Пошаговая инструкция по регистрации кассы закреплена в статье 4.2 Закона № 54-ФЗ.

С 1 марта 2025 года введена упрощенная регистрация кассы для ИП и для компаний, использующих оператор фискальных данных. Он самостоятельно сформирует и отправит отчет в ФНС, поэтому вводить номер вручную не придется.

До начала процедуры необходимо подготовить следующее оборудование и документы:

Важно: возможность использовать кассу без ОФД доступна для предприятий, которые осуществляют расчеты без возможности подключения ККТ к интернет-соединению для передачи данных. Чаще это территория военных объектов, органов ФСБ, удаленные населенные пункты и т. д., на которые распространяются положения Закона 54-ФЗ о работе в автономном режиме.

После подготовки всех необходимых устройств и документов можно выбрать наиболее удобный способ, где регистрировать кассу.

На начальном этапе регистрации по данной схеме необходимо авторизоваться и получить доступ в личный кабинет на сайте налоговой службы. Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей внешний вид личного кабинета и наименования кнопок могут несколько отличаться. Процесс подачи заявления может занять до 20 минут:

1) Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС nalog.gov.ru и перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».

2) Найдите и кликните на кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите параметр ручного заполнения документов.

3) В открывшемся бланке заявления укажите следующие данные: точный адрес установки нового кассового оборудования, наименование места установки (название предприятия торговли или общественного питания). Важно: касса должна быть установлена именно по тому адресу, который указан в заявлении, иначе компании-нарушителю грозит штраф.

Далее указывают модель кассы в точном соответствии с техническим паспортом или иным сопроводительным документом производителя, заводской номер кассы, состоящий из нескольких цифр (до 20). Затем для регистрации фискального накопителя кассы указывают его модель согласно данным в техническом паспорте, заводской номер накопителя из 16 цифр с техпаспорта или упаковки.

Далее в заявлении указывают особенности применения нового ККТ — отмечают те пункты из перечня, которые соответствуют будущим условиям эксплуатации кассовой техники (например, использование в автономном режиме). Если ни один пункт не соответствует режиму эксплуатации, этот раздел пропускают.

Еще один важный реквизит — указание оператора фискальных данных. Из предлагаемого перечня нужно выбрать тот ОФД, с которым заключен договор об обслуживании и отправке данных. Поле «ИНН ОФД» заполняется автоматически с учетом выбранного оператора.

4) После подписания заявления электронной подписью его отправляют на рассмотрение в налоговую.

5) Отслеживать статус заявления можно в информационном окне по ссылке «Информация о документах, направленных в налоговый орган».

6) После смены статуса на «Присвоен Регистрационный номер ККТ» нужно подготовить отчет о фискализации с его использованием и отправить его в ФНС. При возникновении затруднений можно обратиться за помощью к сотрудникам компании-производителя.

7) После отправки отчета в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС следует кликнуть на регистрационный номер в столбце РНМ. По ссылке откроется карточка регистрации, где будут указаны все данные ККТ. Если они соответствуют действительности, нажмите на кнопку «Завершить регистрацию».

8) В открывшемся новом окне указывают все данные из отчета регистрации кассовой техники, который был распечатан в процессе регистрации, а затем кликнуть на «Подписать и отправить». Это требование актуально только для кассового оборудования, предназначенного для использования в автономном режиме. В кассах с ОФД оператор фискальных данных автоматически сформирует и отправит данные в ФНС.

На заключительном этапе ФНС проверит регистрацию кассы по указанным реквизитам и отправит налогоплательщику карточку регистрации кассового оборудования. Документ можно скачать на вкладке «Список документов, направленных в налоговый орган». Теперь остается только подключить технику к сервису ОФД, чтобы все данные о расчетах передавались в налоговую службу.

Некоторые сервисы ОФД предлагают пользователям доступ в личный кабинет, где можно отслеживать процесс продаж и использование кассовой техники. Здесь же можно узнать, как регистрировать кассу ИП, и сразу составить заявление:

Если в документах обнаружены неточности, или порядок процедуры был нарушен, вместо карточки ФНС может прислать отказ с указанием причины. В таком случае следует повторно сформировать заявление в налоговую и пройти все этапы в указанном порядке.

В некоторых случаях ФНС может повторно запросить данные из регистрационного отчета. В личном кабинете вы увидите сообщение «Отчет о регистрации требует уточнений». Потребуется вручную внести дату, время и другие фискальные реквизиты, после чего отправить их в налоговую на рассмотрение.

Проверка регистрации кассы — залог вашей уверенности в возможности эксплуатации нового оборудования без риска получить крупный штраф. Поэтому на нее стоит потратить время. после получения карточки регистрации ККТ нужно проверить, что она подписана квалифицированной электронной подписью налоговой службы и содержит правильные реквизиты.

Обратите внимание: доступ к формированию чеков появляется раньше, чем налогоплательщик получает на руки готовую карточку с КЭП. Поэтому не нужно спешить с подключением оборудования и началом обслуживания клиентов, иначе данные могут зависнуть, и их передача в ФНС через ОФД не произойдет. В этом случае спустя 30 дней после преждевременного начала работы оборудование будет заблокировано.

КоАП РФ предусматривает санкции за несоблюдение требований по регистрации кассы. Так, для предпринимателей нарушение может повлечь за собой штраф от 1500 до 3000 рублей, а для предприятий штраф составляет от 5000 до 10 000 рублей.

Важно: санкции могут предъявить в течение года с момента выявления правонарушения. Поэтому оптимальным решением будет своевременная регистрация ККТ и ее использование согласно требованиям ФНС.