Топ 7 советов по инвентаризации в заведении общепита

Проведение регулярной инвентаризации в заведении, будь то ресторан, бар или кафе, является важным аспектом успешного ведения бизнеса. Необходимо постоянно контролировать движение товаров и следить за складскими остатками, чтобы избежать потерь и краж, а анализ результатов инвентаризации поможет выявить причины расхождений и разработать меры по их устранению. В статье рассказываем ключевые аспекты комфортной инвентаризации.

Разработайте продуманную систему сбора данных о товарах и определите стандарты, по которым будете проводить инвентаризацию. Так вы сможете предупредить большинство ошибок и упростить анализ результатов.

Первым шагом, ещё на этапе открытия заведения, проведите стандартизацию номенклатуры, чтобы все однотипные товары были названы по одной схеме. Так их будет проще найти и посчитать.

Сократите количество позиций в ассортименте. Так вам будет значительно проще следить за товарооборотом каждого продукта и избежите серьезных расхождений, а также сможете оптимизировать закупки.

В идеале, особенно если у вас большое заведение, нужно проводить инвентаризацию каждую неделю. В других случаях можно растянуть этот срок и пересчитывать продукты раз в месяц. В любом случае важна регулярность: если информация о продуктах будет неактуальной, это повлияет и на готовку, и на бухгалтерскую отчётность, и даже на уровень удовлетворённости клиентов.

В некоторых заведениях списки товаров для инвентаризации до сих пор печатают на нескольких листах бумаги и заполняют вручную. Это очень долго, неудобно и может вызвать море ошибок. Поэтому лучше использовать электронные сервисы, которые многое сделают автоматически, а остальное упростят.

Например, система DocsInBox позволяет проводить инвентаризацию с помощью смартфона и контролировать остатки. Бухгалтер будет сразу видеть информацию о товарах в учётной системе заведения и сможет работать с отчётностью.

Чтобы никому не мешать и не путаться в продуктах, лучше проводить инвентаризацию в нерабочее время: до или после закрытия или в выходной день. Кроме того, постарайтесь выбрать для инвентаризации день в конце месяца (если проводите её именно с этой периодичностью). Так вы лучше проследите закономерности и будете иметь полную отчётность по всем аспектам заведения к 1 числу.

Составьте акт о результатах инвентаризации после её проведения. Добавьте туда информацию об излишках и недостачах, отметьте план действий по закупкам и работе на кухне для оптимизации товарооборота. Кроме того, можете создать другие документы, которые будут содержать план корректировки техкарт, изменений в меню и т. д.

Обучите персонал грамотному проведению инвентаризации и, в частности, работе с ПО. Официанты, бариста, бармены и бар-менеджеры, которые подготовлены к инвентаризации, выполнять её быстрее и эффективнее и допустят значительно меньше ошибок.

Благодаря этой системной работе с персоналом всем будет понятна общая цель и цена каждой ошибки, поэтому постарайтесь донести до сотрудников важность чёткой инвентаризации.

Постарайтесь оценить, как сотрудники справляются с инвентаризацией, и предусмотрите премии или другие поощрения за работу: например, точность подсчётов. Благодаря этому персонал будет подходить к работе более ответственно и покажет лучшие результаты, что поможет вам чётче следить за товарооборотом.

Инвентаризация — это один из ключевых аспектов управления товарами и контроля финансов в любом заведении. Подходите к ней грамотно и внимательно, чтобы оптимизировать процесс и, как следствие, улучшить финансовые показатели вашего ресторана.

Предлагаем проверить ваши знания по инвентаризации: пройдите квиз и получите бесплатное руководство по инвентаризации.