Учет алкоголя в мини-барах отелей
Каким образом правильно учитывать в ЕГАИС продажу алкоголя через мини-бары, расположенные в номерах гостиниц или отелей? Если списывать его, как требуется в обычном баре, в момент вскрытия гостем бутылки или банки, то как определить этот момент?
Если по факту оплаты, при расчете гостя за пользование мини-баром, то как в этот момент определить, какие именно бутылки с акцизными марками он использовал? Ведь бутылочку он может выкинуть, разбить, увезти с собой в качестве сувенира вместе с наклеенной на ней акцизной маркой.
Каким образом правильно учитывать в ЕГАИС продажу алкоголя через мини-бары, расположенные в номерах гостиниц или отелей? Если списывать его, как требуется в обычном баре, в момент вскрытия гостем бутылки или банки, то как определить этот момент?
Если по факту оплаты, при расчете гостя за пользование мини-баром, то как в этот момент определить, какие именно бутылки с акцизными марками он использовал? Ведь бутылочку он может выкинуть, разбить, увезти с собой в качестве сувенира вместе с наклеенной на ней акцизной маркой.
Начнем с нормативной базы. 14 февраля 2018 года на сайте ФСРАР в разделе новости появилось информационное сообщение «Порядок учета списания алкогольной продукции в мини-барах отелей в ЕГАИС». Именно на него мы и предлагаем опираться:
«Росалкогольрегулирование сформировало единую позицию по порядку учета списания алкогольной продукции в мини-барах отелей в ЕГАИС.
При учете в ЕГАИС объема списанной алкогольной продукции, которая реализуется через мини-бары гостиничных номеров, в систему ЕГАИС направляется заявка по форме согласно пункта V приказа Минфина России от 15 июня 2016 г. № 84н в момент передачи продукции в мини-бар гостиничного номера.
В случае возврата нереализованной алкогольной продукции из мини-бара гостиничного номера, с целью, к примеру, возврата такой продукции поставщику или ее перемещения между местами осуществления лицензируемого вида деятельности лицензиата, организация имеет возможность восстановить её на баланс путем направления заявки о фиксации в ЕГАИС сведений о постановке продукции на баланс по форме согласно пункту VI приказа Минфина России от 15 июня 2016 г. № 84н».
По такой схеме сотрудник отеля при комплектовании мини-бара должен сканировать выставляемый алкоголь и списывать его в ЕГАИС. Делать это проще всего с мобильного устройства, например, при помощи нашего приложения Docsinbox. По правилам списывать можно все одним документом за смену, в который приложение выгрузит все отсканированные за это время позиции сразу вместе с кодами их акцизных марок.
Чтобы усилить внутренний контроль мы рекомендуем при формировании отчета о заполнении мини-бара в Docsinbox указывать его идентификаторы, привязанные к номеру, а не учитывать все «котловым методом». В этом случае у вас появится возможность дополнительного контроля за действиями вашего сотрудника, например, вы сможете сделать выборочную инвентаризацию алкоголя в номерном фонде.
В случае необходимости вернуть товар поставщику или изменить ассортимент алкоголя в мини-баре, сделать это можно также при помощи Docsinbox, в котором есть механизм инвентаризации. Для ЕГАИС такой алкоголь будет «обнаруженными излишками», которые система поможет поставить на учет строго по рекомендациям ФСРАР. Операция будет похожа на укомплектование мини-бара, только сканировать придется алкоголь, который вы из него изымаете. В любом случае Docsinbox поможет сделать эту операцию удобной и избежать ошибок.
Наши специалисты помогут вам интегрировать Docsinbox в бизнес-процессы учета в отеле любого масштаба. Алкоголь – это только часть функций системы. Хотите узнать больше? Обращайтесь к нам!