Как Black Star Burger масштабировали сеть без дополнительного найма бухгалтеров
6 лет назад сеть ресторанов Black Star Burger разрушили стереотип о том, что хорошее качество – это всегда дорого, и предложили клиентам премиум-бургеры по приемлемой цене. Сейчас сеть Black Star Burger насчитывает более 130 ресторанов, фуд-кортов и фуд-траков.
Black Star Burger пришли в DocsInBox в самом начале пути, когда у них было только 2 точки. Им хотелось масштабироваться и открыть еще несколько точек. Для этого было нужно автоматизировать все процессы с документами. Когда все отражено в электронной системе учета — легко видеть картину целиком, считать издержки и прибыльность ресторанов.
Проблемы сети до DocsInBox
До перехода на DocsInBox первичные данные по накладным вносились вручную, и штат состоял из 3 бухгалтеров. Такой процесс не давал сети развиваться дальше и открывать новые точки без найма дополнительных бухгалтеров-калькуляторов.
1.
Масштабирование сети
2.
3.
Автоматизация текущих бизнес-процессов
Для компании было важно внедрить автоматизацию в текущие бизнес-процессы. Специфика работы бургерной: продукты для приготовления блюд находятся в постоянном потоке. Поставки идут практически ежедневно — очень важна свежесть продуктов и вкус. А это влечет за собой очень большое количество накладных, которые вносить вручную практически нереально.
Упрощение работы с «Меркурием»
Параллельно появилась еще одна проблема – в июле 2018 года в России ввели обязательную электронную ветеринарную сертификацию продукции животного происхождения в системе «Меркурий». Чтобы избавить себя от дополнительной работы и не тратить время на гашение ВСД, Black Star Burger решили автоматизировать работу и в «Меркурии».
ВСД — это документ, сформированный в системе «Меркурий». ВСД подтверждает качество продукта и является обязательным для продуктов животного происхождения.
По итогу, перед нами стояло две задачи, которые помогли бы сети расти и не задумываться о бумажных накладных:
Автоматизировать процесс ввода первичной документации;
Автоматизировать гашение ВСД в «Меркурии».
Решение
Пользуюсь тарифом DocsInBox.Комплекс уже 4 года. Получилось освободиться от рутинных задач, а процесс работы с накладными и ВСД полностью автоматизирован — все работает как нужно
— бухгалтер-калькулятор Black Star Burger.
- Подключили DocsInBox.Накладные — все накладные в электронном виде автоматически стали попадать в систему учета прямо в момент поставки, команда получает их в максимально короткие сроки.
- Наладили систему учета продуктов, которые поступают в ресторан. Раньше тратили 2 полных рабочих дня в неделю на ввод накладных, с DocsInBox это время сократилось до 2 часов!
- Настроили автоматическое гашение справок в «Меркурии» – избавили сотрудников от дополнительной работы.
Что было сделано:
За 4 года работы 14 точек сети Black Star Burger сократили свой штат до 1 бухгалтера, автоматически приняли 25 107 накладных и погасили 29 392 ВСД в Меркурии.