Как Civil сократили время на работу с документооборотом до 45 минут в неделю?

Civil – сеть кофеен в Санкт-Петербурге. Первая точка появилась в 2016 году, а сегодня их уже три, и они продолжают активно расти. Главный акцент кофейни сделан на кофейной и винной карте, также здесь изысканные закуски и вкусные завтраки.

Когда сеть Civil начала расширяться, процессы документооборота стали занимать много времени у бухгалтера-калькулятора: гашение справок ВСД, приёмка и списание алкоголя в ЕГАИС, составление ежеквартальной алкодекларации, приёмка продуктовых накладных и ввод их в учетную систему — всё это делалось вручную.

Постепенно сеть кофеен внедрили комплекс DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные»:

• Автогашение справок ВСД;
• Приемка и списание алкоголя в ЕГАИС с помощью приложения;
• Автоформирование алкодекларации для ЕГАИС;
• Автоматическая приемка, ввод накладных и выгрузка в учетную систему.

В заказах кофеен всегда присутствуют продукты животного происхождения, например, молоко и сливки, а они приходят с ВСД, которые необходимо гасить в течение суток. Благодаря автоматизации гашения ВСД в DocsInBox все входящие справки под контролем и погашены в срок.

Винная карта Civil содержит 25 позиций, и вся работа с поставками и списаниями проходит через отчетность перед государством — это ответственная задача, и нужно все документы правильно подавать с первого раза.

Решение DocsInBox.ЕГАИС помогло Civil четко выстроить работу с алкогольной продукцией. Например, формирование алкогольной декларации:

И приёмка алкогольных поставок, которую можно сделать с помощью мобильного приложения DocsInBox:

Процесс приёмки накладных и ввод в систему всегда занимал у бухгалтера-калькулятора 2 рабочих дня в неделю.

Для начала в Civil увеличили штат, бухгалтеров-калькуляторов до двух человек, но всё равно накладные нужно было вводить вручную, и это всё равно занимало много времени. Поэтому в Civil приняли решение перевести документооборот в электронный вид и воспользовались DocsInBox.Накладные.

Время на процесс приёмки и ввода накладных сократился до 45 минут в неделю. Также был построен процесс приемки товарных накладных поварами сразу в день поставки через мобильное приложение, что упростило процесс приёмки.

С внедрением комплекса DocsInBox «Меркурий», «ЕГАИС», «Накладные» сеть кофеен Civil: