Что будет за несвоевременное гашение ВСД в «Меркурии»?

Входящий ВСД нужно погасить в установленный срок с момента поступления партии. Если срок пропущен, нарушение подпадает под статью 10.8 КоАП РФ: для должностного лица — штраф, для юридического лица — штраф в большем размере, возможно приостановление деятельности. Кроме санкции возникает и учетная проблема: непогашенный документ означает, что продукция формально не поступила на площадку, и дальше по ней нельзя оформлять исходящие ВСД.

Почему сроки пропускают
Типовая причина — гашение делают не в момент приемки, а «когда дойдут руки», и при потоке в несколько поставок в день часть документов теряется. Вторая причина — гасит один человек, и в его отсутствие процесс останавливается. Поэтому гашение стоит привязывать к процедуре приемки, а не к отдельному сотруднику.

Как контролировать сроки

• закрепить гашение за процедурой приемки: партия принята — ВСД погашен;
• назначить не менее двух уполномоченных лиц, чтобы процесс не зависел от одного сотрудника;
• ежедневно проверять список входящих непогашенных документов;
• использовать автоматическое гашение, если поток поставок большой.

В DocsInBox гашение входящих ВСД выполняется автоматически, а непогашенные документы видны списком — это снимает риск пропустить срок при большом потоке поставок.