Скачайте бесплатное руководство
Посмотреть запись вебинара бесплатно:
Закупки без потерь. Системная и эффективная работа с поставщиками
- Ответы на вопросы по закупкам: кто, что и как должен делать для максимальной эффективности
- Бутылочные горлышки в общении с поставщиками и методы их преодоления
- Инструменты автоматизации закупок, снижающие потери времен и денег
Запись вебинара | 21 мая
Спикеры
-
Павел Хорошин- Управляющий партнер «Ресторанам надо»
- Прошел путь от бармена и бар-менеджера до директора по закупкам italy&co (25 ресторанов)
- Более 50 ресторанов в управлении закупочной деятельности с оборотом более 2 млрд рублей
- Спикер Gastreet, Megustro, Swissam, G10
-
Наталья Кудрявцева- Product Owner DocsInBox в ИИ-лаборатории инноваций
- Более 17 лет опыта в IT в разных продуктах от конструкторов сайтов до офисного ПО.
Отвечаем на популярные вопросы
- выбор поставщика только по критерию низкой цены без учёта других факторов (сроки годности продукта, минимальный заказ, логистика);
- перезатарка (закупка большего количества товара, чем требуется), что ведёт к замораживанию денежных средств и потере качества скоропортящихся продуктов;
- недостаточный мониторинг цен и условий поставок, из‑за чего рост закупочных цен негативно влияет на финансовую модель заведения.
- определить, кто непосредственно занимается закупками (менеджер по закупкам, шеф‑повар, су‑шеф, бар‑менеджер и т. д.);
- чётко прописать процессы закупки: поиск продукции, мониторинг цен и условий, заключение договоров, непосредственный заказ;
- установить метрики эффективности для каждого этапа процесса;
- понимать, что даже при отсутствии выделенного отдела закупок необходимо распределить задачи и зоны ответственности между сотрудниками.
Вводят в заблуждение: себестоимость как единственная метрика эффективности закупщика, поскольку она зависит от множества факторов (закупочная цена, цена на выходе в меню, Sale Mix и др.).
Действующие метрики:
Действующие метрики:
- для процесса поиска продукции — цена, скорость, качество;
- для физического заказа — оборачиваемость продукции (например, не более 70 дней для кухни, не более 30 — для бара);
- для формирования ассортиментной матрицы — попадание в минимальный заказ у поставщиков.
- сложности с мониторингом актуальных цен и условий поставок;
- проблемы с соблюдением минимальных объёмов заказа, приводящие к перезатарке;
- задержки в обработке и подтверждении заказов;
- трудности с интеграцией данных о поставках в внутренние системы учёта ресторана.
Менять поставщика стоит при систематических нарушениях условий поставки (качество, сроки, объёмы), невозможности договориться о приемлемых условиях сотрудничества.
Работать над улучшением отношений с текущим поставщиком целесообразно, если есть потенциал для оптимизации цен, условий доставки или других параметров сотрудничества, а также если смена поставщика сопряжена с рисками нестабильности поставок.
Работать над улучшением отношений с текущим поставщиком целесообразно, если есть потенциал для оптимизации цен, условий доставки или других параметров сотрудничества, а также если смена поставщика сопряжена с рисками нестабильности поставок.
Стоит начать с выявления «бутылочных горлышек» в текущих процессах и в первую очередь автоматизировать наиболее проблемные участки.
Часто достаточно простых решений (например, настройки алгоритмов в Excel) перед переходом к сложным IT‑системам. Если требуется более системная автоматизация, могут помочь решения на базе искусственного интеллекта: например, ИИ-тендерист от DocsInBox, который собирает предложения от всех поставщиков и предлагает закупщику самый выгодный вариант корзины.
Ключевые процессы для автоматизации:
Часто достаточно простых решений (например, настройки алгоритмов в Excel) перед переходом к сложным IT‑системам. Если требуется более системная автоматизация, могут помочь решения на базе искусственного интеллекта: например, ИИ-тендерист от DocsInBox, который собирает предложения от всех поставщиков и предлагает закупщику самый выгодный вариант корзины.
Ключевые процессы для автоматизации:
- подбор потребностей,
- отправка заказов поставщикам,
- мониторинг остатков и оборачиваемости товаров.
- инструменты, сокращающие время на рутинные операции (например, чат‑боты для отправки заказов поставщикам);
- системы, позволяющие оперативно отслеживать остатки и прогнозировать потребности;
- решения, интегрирующиеся с существующими бизнес‑процессами без необходимости их кардинального пересмотра;
- простые цифровые решения (например, электронные таблицы с настроенными формулами) могут дать быстрый эффект до внедрения сложных систем.
- актуальные цены и условия поставок от разных поставщиков;
- данные об оборачиваемости товаров на кухне и в баре;
- информацию о минимальных объёмах заказов у поставщиков;
- статистику по продажам (Sale Mix) для прогнозирования потребностей;
- сведения о сроках годности и логистических условиях поставок.
- сравнить затраты на внедрение инструмента с экономией от снижения закупочных цен или сокращения времени на обработку заказов;
- оценить сокращение времени, затрачиваемого сотрудниками на рутинные задачи (например, формирование и отправку заказов);
- проанализировать влияние на оборачиваемость товаров и снижение риска перезатарки;
- учитывать лёгкость интеграции нового решения в существующие бизнес‑процессы.
Обойтись без выделенного закупщика можно в небольших заведениях с невысоким оборотом и ограниченным ассортиментом (до 200 СКУ). Задачи закупок могут быть распределены между существующими сотрудниками.
Выделять отдельного закупщика стоит при обороте свыше 2–2,5 млн рублей на одно заведение, большом ассортименте товаров и сложной структуре меню — чтобы обеспечить глубокий анализ и мониторинг цен.
Выделять отдельного закупщика стоит при обороте свыше 2–2,5 млн рублей на одно заведение, большом ассортименте товаров и сложной структуре меню — чтобы обеспечить глубокий анализ и мониторинг цен.
- цена продукции;
- сроки годности товара;
- минимальный объём заказа;
- условия логистики (в том числе включённая в цену доставка);
- надёжность и стабильность поставок;
- возможность гибко подстраиваться под потребности ресторана.
Регулярный мониторинг цен позволяет своевременно реагировать на изменения рынка, избегать кассовых разрывов и поддерживать финансовую модель заведения за счёт оптимизации закупочных цен.
- тщательно планировать объёмы закупок с учётом оборачиваемости товаров;
- формировать ассортиментную матрицу с учётом минимальных объёмов заказов у поставщиков;
- использовать инструменты автоматизации для отслеживания остатков и прогнозирования потребностей.
Нет, ставить единственный показатель (например, себестоимость) как метрику эффективности закупщика некорректно. Нужно использовать комплекс метрик, привязанных к конкретным процессам (поиск, мониторинг, заключение договоров, физический заказ).
- предварительно провести декомпозицию текущих процессов, выявить «бутылочные горлышки»;
- оценить, насколько новое решение вписывается в существующую систему работы;
- протестировать инструмент на ограниченном объёме задач перед полномасштабным внедрением;
- обучить персонал работе с новым решением.
- ошибки в учёте запасов из‑за ручной работы с таблицами;
- задержки в обработке заказов;
- сложности с отслеживанием цен и условий у разных поставщиков;
- риск перезатарки или нехватки товаров из‑за неточного планирования;
- низкая скорость реакции на изменения рынка.
- регулярные случаи перезатарки или нехватки товаров;
- рост закупочных цен без видимой причины;
- увеличение времени на обработку заказов и взаимодействие с поставщиками;
- частые ошибки в заказах или учёте остатков;
- жалобы персонала на сложность и трудоёмкость процессов закупок