Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на демо
и узнайте, сколько времени и денег можно сэкономить в вашем заведении
Нужна помощь
с автоматизацией ресторана?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Как провести аудит склада в ресторане: пошаговая инструкция и чек-лист
Аудит склада в ресторане — это не только пересчет продуктов. Его задача — сравнить фактические остатки с данными учетной системы и документами поставок, найти причины расхождений и понять, на каком этапе появилась ошибка.
Для ресторана такой аудит помогает контролировать себестоимость, находить недостачи и пересорт, проверять корректность списаний и приемки. А для продукции, которая учитывается в государственных системах, одной корректировки внутреннего учета недостаточно: нужно проверить, совпадают ли данные в ЕГАИС, «Меркурии» и «Честном знаке» с фактическим движением товара.
Оптимальная последовательность выглядит так:
подготовить данные → остановить или зафиксировать движение товара → пересчитать остатки → сверить их с учетом → проверить накладные → найти причину расхождений → оформить результаты → при необходимости скорректировать данные в государственных системах.
Для ресторана такой аудит помогает контролировать себестоимость, находить недостачи и пересорт, проверять корректность списаний и приемки. А для продукции, которая учитывается в государственных системах, одной корректировки внутреннего учета недостаточно: нужно проверить, совпадают ли данные в ЕГАИС, «Меркурии» и «Честном знаке» с фактическим движением товара.
Оптимальная последовательность выглядит так:
подготовить данные → остановить или зафиксировать движение товара → пересчитать остатки → сверить их с учетом → проверить накладные → найти причину расхождений → оформить результаты → при необходимости скорректировать данные в государственных системах.
Содержание
Зачем ресторану аудит склада
Основная цель аудита — понять, соответствует ли то, что физически находится на складе, данным учета.
Например, в программе числится 20 бутылок определенного напитка, а при пересчете обнаруживается 18. Само по себе это еще не означает хищение. Причиной может оказаться:
Поэтому хороший аудит отвечает не только на вопрос «сколько товара не хватает?», но и на вопрос «почему возникла разница?».
Регулярная проверка склада помогает ресторану:
Например, в программе числится 20 бутылок определенного напитка, а при пересчете обнаруживается 18. Само по себе это еще не означает хищение. Причиной может оказаться:
- не проведенное списание;
- ошибка при приемке;
- пересорт;
- неверная единица измерения;
- товар уже использован в производстве, но заготовка не отражена в учете;
- бой или порча, которые не оформили;
- ошибка в накладной;
- неправильный пересчет открытой тары.
Поэтому хороший аудит отвечает не только на вопрос «сколько товара не хватает?», но и на вопрос «почему возникла разница?».
Регулярная проверка склада помогает ресторану:
- контролировать фактическую себестоимость;
- выявлять недостачи и излишки;
- находить ошибки приемки;
- контролировать списания;
- выявлять пересорт;
- проверять работу материально ответственных сотрудников;
- контролировать остатки алкоголя;
- сопоставлять складской учет с накладными поставщиков;
- проверять корректность операций в государственных системах;
- подготовиться к внутренней или внешней проверке.
Аудит и инвентаризация — это одно и то же?
Не совсем.
Инвентаризация — формальная процедура проверки наличия имущества и обязательств с сопоставлением фактических данных с бухгалтерским или иным учетом.
Аудит склада шире: кроме пересчета остатков, он предполагает анализ движения товаров и поиск причин расхождений.
На практике эти процессы могут проводиться одновременно: ресторан пересчитывает остатки, а затем разбирает, почему фактические и учетные данные не совпали.
Инвентаризация — формальная процедура проверки наличия имущества и обязательств с сопоставлением фактических данных с бухгалтерским или иным учетом.
Аудит склада шире: кроме пересчета остатков, он предполагает анализ движения товаров и поиск причин расхождений.
На практике эти процессы могут проводиться одновременно: ресторан пересчитывает остатки, а затем разбирает, почему фактические и учетные данные не совпали.
Будьте в курсе важных нововведений
Виды аудита склада
Не обязательно каждый раз пересчитывать весь склад. Частоту и объем проверки можно выбирать в зависимости от задач ресторана.
Вид проверки
Что проверяют
Как часто проводить
Кто проводит
Полная инвентаризация
Все товарные группы и зоны хранения
По графику организации и при необходимости
Инвентаризационная комиссия
Выборочный аудит
Отдельные группы или зоны
Еженедельно или ежемесячно
Управляющий, кладовщик, бухгалтер/калькулятор
Контроль критичных позиций
Алкоголь, дорогие продукты, дефицитные позиции
Ежедневно или несколько раз в неделю
Ответственный сотрудник
Внеплановая проверка
Склад или отдельные группы после выявления проблемы
По необходимости
Назначенная комиссия
Для ресторана с большим ассортиментом удобно сочетать эти подходы. Например, полный пересчет проводить периодически, а алкоголь, мясо, рыбу и другие дорогие или быстро оборачиваемые позиции контролировать чаще.
Что подготовить перед аудитом
Главная ошибка — начать считать товар, не подготовив данные. В результате сотрудники получают несколько разных цифр и потом долго выясняют, какая из них актуальна.
Перед пересчетом подготовьте:
Перед пересчетом подготовьте:
1. Актуальные остатки
Сформируйте отчет по остаткам на дату и время начала инвентаризации.
Важно, чтобы отчет соответствовал именно тому моменту, на который проводится проверка.
Важно, чтобы отчет соответствовал именно тому моменту, на который проводится проверка.
2. Данные о движении товара
Подготовьте:
- приходные накладные;
- возвраты поставщикам;
- внутренние перемещения;
- списания;
- документы производства;
- реализации, если они влияют на складской остаток;
- корректировки;
- предыдущие инвентаризации.
3. Документы поставщиков
За выбранный период соберите накладные и другие документы, по которым товар поступал на склад.
Это особенно важно для расхождений, которые появились сразу после приемки.
Это особенно важно для расхождений, которые появились сразу после приемки.
4. Ведомости для пересчета
Для каждого товара удобно иметь минимум следующие поля:
Поле
Что указать
Наименование
Название товара
Единица измерения
кг, л, шт. и т. д
Учетный остаток
Количество по системе
Фактический остаток
Результат пересчета
Отклонение
Разница между двумя значениями
Причина
Если установлена
Комментарий
Что нужно исправить
5. Средства для пересчета
В зависимости от склада понадобятся:
- весы;
- сканер штрихкодов;
- мерная тара;
- калькулятор;
- маркировочные стикеры;
- планшет или распечатанные ведомости.
6. Комиссию
Заранее определите, кто отвечает за пересчет и кто фиксирует результаты.
7. Остановку движения
Идеальный вариант — на время пересчета прекратить приемку, отпуск и перемещение товара.
Если ресторан не может полностью остановить работу, необходимо как минимум зафиксировать момент пересчета и отдельно учитывать все операции, которые произошли после начала инвентаризации.
Если ресторан не может полностью остановить работу, необходимо как минимум зафиксировать момент пересчета и отдельно учитывать все операции, которые произошли после начала инвентаризации.
Как провести аудит склада: пошагово
Шаг 1. Зафиксируйте начало аудита
Определите дату и точное время начала.
После этого зафиксируйте остатки в учетной системе. Если движение товара продолжается, назначьте сотрудника, который будет записывать все операции во время пересчета.
Иначе одна и та же бутылка или коробка может сначала попасть в фактический остаток, а затем еще раз — в расход.
После этого зафиксируйте остатки в учетной системе. Если движение товара продолжается, назначьте сотрудника, который будет записывать все операции во время пересчета.
Иначе одна и та же бутылка или коробка может сначала попасть в фактический остаток, а затем еще раз — в расход.
Шаг 2. Разделите склад на зоны
Не пытайтесь пересчитать все помещение одновременно.
Удобнее двигаться по маршруту:
сухой склад → холодильники → морозильные камеры → бар → заготовочный цех → расходные материалы.
Каждую зону желательно закрывать полностью: пересчитали — зафиксировали — перешли дальше.
Удобнее двигаться по маршруту:
сухой склад → холодильники → морозильные камеры → бар → заготовочный цех → расходные материалы.
Каждую зону желательно закрывать полностью: пересчитали — зафиксировали — перешли дальше.
Шаг 3. Пересчитайте сухой склад
Сначала считают закрытую тару и штучные товары, затем продукцию, которую приходится взвешивать.
Проверяйте:
Проверяйте:
- количество упаковок;
- количество единиц внутри упаковки;
- вес;
- сроки годности;
- целостность упаковки;
- соответствие маркировки фактическому товару.
Шаг 4. Проверьте холодильники
Разложите продукцию по группам и пересчитывайте ее в одном порядке.
Для скоропортящихся продуктов дополнительно проверяйте:
Для скоропортящихся продуктов дополнительно проверяйте:
- срок годности;
- состояние упаковки;
- наличие продукции, которую необходимо списать;
- соответствие фактического количества данным учета.
Шаг 5. Проверьте морозильные камеры
Не пересчитывайте замороженную продукцию «на глаз».
Если товар учитывается по весу, используйте весы. Если поштучно — пересчитайте единицы.
Сложнее всего работать с продукцией в нескольких вскрытых упаковках: здесь особенно важно соблюдать одинаковую методику во всех последующих аудитах.
Если товар учитывается по весу, используйте весы. Если поштучно — пересчитайте единицы.
Сложнее всего работать с продукцией в нескольких вскрытых упаковках: здесь особенно важно соблюдать одинаковую методику во всех последующих аудитах.
Шаг 6. Проведите пересчет бара
Бар лучше проверять отдельно от основного склада.
Сначала пересчитывают закрытые бутылки, затем открытую тару.
Для алкоголя важно учитывать не только физическое количество бутылок, но и данные учетной системы и ЕГАИС.
Сначала пересчитывают закрытые бутылки, затем открытую тару.
Для алкоголя важно учитывать не только физическое количество бутылок, но и данные учетной системы и ЕГАИС.
Шаг 7. Проверьте заготовки и полуфабрикаты
Заготовки часто становятся источником расхождений.
Например, на складе уже нет 5 кг куриного филе, потому что оно было переработано в полуфабрикат. Если производство не отражено в учете, система будет показывать излишек сырья и одновременно недостаток готовой заготовки.
Поэтому при аудите нужно проверять не только сырье, но и:
Например, на складе уже нет 5 кг куриного филе, потому что оно было переработано в полуфабрикат. Если производство не отражено в учете, система будет показывать излишек сырья и одновременно недостаток готовой заготовки.
Поэтому при аудите нужно проверять не только сырье, но и:
- полуфабрикаты;
- заготовки;
- готовую продукцию;
- документы производства;
- нормы закладки.
Шаг 8. Проверьте расходники
В отдельный блок можно вынести:
- одноразовую посуду;
- упаковку;
- салфетки;
- моющие средства;
- хозяйственные материалы.
Шаг 9. Сопоставьте факт и учет
Для каждой позиции рассчитайте:
Отклонение = фактический остаток − учетный остаток.
Например:
Отклонение = фактический остаток − учетный остаток.
Например:
- по системе — 25 кг;
- фактически — 23 кг;
- отклонение — −2 кг.
Шаг 10. Найдите причину
Проверьте приход, перемещения, производство, списания и другие операции за период.
Если причина не найдена, расхождение нельзя просто убрать цифрой в учетной программе. Его нужно зафиксировать и передать ответственному сотруднику на разбор.
Если причина не найдена, расхождение нельзя просто убрать цифрой в учетной программе. Его нужно зафиксировать и передать ответственному сотруднику на разбор.
Статус
Можно ли использовать площадку для работы в «Меркурии»
Что делать
Подтверждена
Да
Можно использовать площадку в рабочих операциях «Меркурия»
Не подтверждена
Работа с эВСД
Нет как полноценн ую зарегистрированную площадку
Исключена
Нет
Обратиться в региональный ветеринарный орган и выяснить причину; при необходимости подать заявку на включение
Удалена
Нет
Проверить, не является ли запись дубликатом или ошибочно удаленной площадкой; обратиться в ТУ
Особенности пересчета разных групп товаров
Разные продукты требуют разной методики. Особенно это заметно при проверке алкоголя, продукции в открытой таре и товаров с маркировкой.
Группа
Как пересчитывать
На что обратить внимание
Крепкий алкоголь
Закрытые бутылки — поштучно; открытую тару — по принятой на предприятии методике
Сверить с учетными данными и ЕГАИС
Бутылочное пиво
По экземплярам
Разные объемы и позиции не смешивать
Разливное пиво
Кеги — поштучно; остаток открытого кега — по принятой методике измерения
Учитывать объем тары и фактический остаток
Молочная продукция
По упаковкам, весу или объему согласно единице учета
Проверить сроки годности и маркировку, если она обязательна
Вода и другие маркируемые товары
По единицам товара
Сверить физический остаток с данными учета маркированной продукции
Мясо, рыба и другая продукция животного происхождения
По фактическому весу/количеству
Проверить связь с ветеринарными документами
Заготовки и полуфабрикаты
По фактическому количеству и единице учета
Сопоставить с документами производства
Сыпучие продукты
Взвешивание
Учитывать остаток во вскрытой таре
Как считать открытую бутылку
Для открытой бутылки заранее установите единый принцип учета.
Например, ресторан может учитывать остаток по объему, используя мерную тару или другой утвержденный внутри предприятия способ.
Главное — чтобы одна и та же методика применялась каждый раз.
Если сегодня половину бутылки условно считают как 0,5, а завтра сотрудник оценивает тот же остаток как 0,4, результаты разных инвентаризаций нельзя корректно сравнивать.
Для алкоголя также необходимо учитывать требования к отражению операций в ЕГАИС.
Например, ресторан может учитывать остаток по объему, используя мерную тару или другой утвержденный внутри предприятия способ.
Главное — чтобы одна и та же методика применялась каждый раз.
Если сегодня половину бутылки условно считают как 0,5, а завтра сотрудник оценивает тот же остаток как 0,4, результаты разных инвентаризаций нельзя корректно сравнивать.
Для алкоголя также необходимо учитывать требования к отражению операций в ЕГАИС.
Как считать остаток в кеге
Сначала фиксируется количество кегов и их объем.
Для открытого кега необходимо определить фактический остаток принятой в ресторане методикой. Если используется взвешивание, нужно учитывать массу самого кега и другие параметры измерения.
Не стоит пытаться определять остаток только визуально: небольшая ошибка в каждом кеге при большом барном обороте превращается в существенную разницу за месяц.
Для открытого кега необходимо определить фактический остаток принятой в ресторане методикой. Если используется взвешивание, нужно учитывать массу самого кега и другие параметры измерения.
Не стоит пытаться определять остаток только визуально: небольшая ошибка в каждом кеге при большом барном обороте превращается в существенную разницу за месяц.
Как разбирать расхождения
После пересчета не нужно сразу списывать все отрицательные остатки.
Сначала составьте таблицу расхождений и для каждой позиции установите возможную причину.
Сначала составьте таблицу расхождений и для каждой позиции установите возможную причину.
Причина
Как проверить
Как оформить
Ошибка приемки
Сравнить фактический приход с накладной
Исправить данные приемки, если ошибка подтверждена
Ошибка ввода накладной
Сверить товар, количество, цену и единицу измерения с первичным документом
Исправить учетные данные
Недопоставка
Сравнить фактический товар с накладной поставщика
Зафиксировать расхождение при приемке/оформить документы по правилам компании
Пересорт
Сравнить похожие позиции: бренд, объем, жирность, вид продукта
Исправить номенклатуру и учет
Непроведенное списание
Проверить производство, продажи, списания и документы кухни
Провести корректную операцию
Порча
Проверить продукцию с истекшим сроком или поврежденной упаковкой
Оформить списание по внутреннему порядку
Хищение
Проверить движение товара, доступ сотрудников, повторные расхождения
Зафиксировать результат проверки и передать ответственным лицам
Ошибка единицы измерения
Сравнить кг/г, л/мл, штуки/упаковки
Исправить единицу учета и пересчитать остаток
Важно разделять учетную ошибку и реальную недостачу.
Если система показывает 100 кг, а на складе 90 кг, это еще не означает, что 10 кг пропали. Возможно, в системе не проведено производство, возврат или списание.
Если система показывает 100 кг, а на складе 90 кг, это еще не означает, что 10 кг пропали. Возможно, в системе не проведено производство, возврат или списание.
Как связать расхождения с накладными и ценами
Это один из самых полезных этапов аудита.
Расхождение, обнаруженное на складе сегодня, могло появиться несколько недель назад — в момент приемки товара.
Например, ресторан получил 20 кг мяса, но сотрудник внес в систему 25 кг. До инвентаризации учет будет каждый день показывать на 5 кг больше фактического остатка.
В день аудита обнаружится:
учетный остаток − фактический остаток = 5 кг недостачи.
Если просто списать эти 5 кг как недостачу, причина останется неизвестной. Если поднять накладную, можно увидеть, что ошибка появилась еще при приемке.
Расхождение, обнаруженное на складе сегодня, могло появиться несколько недель назад — в момент приемки товара.
Например, ресторан получил 20 кг мяса, но сотрудник внес в систему 25 кг. До инвентаризации учет будет каждый день показывать на 5 кг больше фактического остатка.
В день аудита обнаружится:
учетный остаток − фактический остаток = 5 кг недостачи.
Если просто списать эти 5 кг как недостачу, причина останется неизвестной. Если поднять накладную, можно увидеть, что ошибка появилась еще при приемке.
Что проверять по каждой подозрительной позиции
- Когда товар последний раз поступал.
- От кого он пришел.
- Какое количество указано в накладной.
- Сколько фактически приняли.
- Какое количество внесли в учет.
- По какой цене товар был оприходован.
- Были ли возвраты.
- Были ли перемещения.
- Были ли списания.
- Не изменялась ли единица измерения.
Почему важна цена
Одно и то же количество расхождения может иметь совершенно разное финансовое значение.
Недостача:
Поэтому итоговый аудит желательно смотреть сразу в двух измерениях:
количество + стоимость.
Так руководитель видит не только объем расхождения, но и его влияние на себестоимость.
Недостача:
- 5 кг картофеля;
- 5 кг дорогой рыбы
Поэтому итоговый аудит желательно смотреть сразу в двух измерениях:
количество + стоимость.
Так руководитель видит не только объем расхождения, но и его влияние на себестоимость.
Что делать с расхождениями в государственных системах
У ресторанов часть продукции связана не только с внутренним складским учетом.
ЕГАИС
Для алкогольной продукции нужно учитывать данные ЕГАИС.
Если фактический остаток алкоголя не совпадает с данными учета, сначала нужно установить причину расхождения. В зависимости от ситуации могут потребоваться соответствующие операции в ЕГАИС, например списание или постановка продукции на баланс в предусмотренных системой случаях.
Не стоит использовать внутреннее списание в учетной программе как замену операции в ЕГАИС.
Если фактический остаток алкоголя не совпадает с данными учета, сначала нужно установить причину расхождения. В зависимости от ситуации могут потребоваться соответствующие операции в ЕГАИС, например списание или постановка продукции на баланс в предусмотренных системой случаях.
Не стоит использовать внутреннее списание в учетной программе как замену операции в ЕГАИС.
«Честный знак»
Для маркируемой продукции физическое движение товара должно соответствовать операциям с кодами маркировки.
Если товар фактически выбыл из оборота, необходимо проверить, отражено ли это соответствующей операцией в системе.
Особенно внимательно нужно проверять:
Если товар фактически выбыл из оборота, необходимо проверить, отражено ли это соответствующей операцией в системе.
Особенно внимательно нужно проверять:
- приемку;
- возвраты;
- списание;
- вывод из оборота;
- остатки маркированной продукции.
«Меркурий»
Для продукции животного происхождения нужно проверить не только физический остаток, но и движение ветеринарных документов.
Если при приемке товара ВСД погашен некорректно, это не исправляется простой корректировкой складского остатка.
При аудите полезно сопоставлять:
поставщик → накладная → фактически полученный товар → ВСД → складской приход → дальнейшее списание/использование.
Если одно звено не совпадает, нужно выяснить причину до закрытия результатов аудита.
Если при приемке товара ВСД погашен некорректно, это не исправляется простой корректировкой складского остатка.
При аудите полезно сопоставлять:
поставщик → накладная → фактически полученный товар → ВСД → складской приход → дальнейшее списание/использование.
Если одно звено не совпадает, нужно выяснить причину до закрытия результатов аудита.
Частые ошибки при аудите склада
Считают товар, пока он продолжает двигаться
Это самая распространенная проблема.
Сотрудник пересчитал 10 бутылок, после чего бармен взял одну бутылку в работу. В итоговой ведомости останется 10, хотя на момент окончания проверки физически осталось 9.
Как исправить: остановить движение либо вести отдельный журнал операций во время пересчета.
Сотрудник пересчитал 10 бутылок, после чего бармен взял одну бутылку в работу. В итоговой ведомости останется 10, хотя на момент окончания проверки физически осталось 9.
Как исправить: остановить движение либо вести отдельный журнал операций во время пересчета.
Не сверяют результаты с накладными
Факт и учет совпали — и на этом проверку заканчивают.
Но ошибка может находиться непосредственно в приходном документе.
Как исправить: для значимых расхождений поднимать первичные документы и проверять цепочку движения товара.
Но ошибка может находиться непосредственно в приходном документе.
Как исправить: для значимых расхождений поднимать первичные документы и проверять цепочку движения товара.
Закрывают расхождение только в учетной системе
Например, ресторан обнаружил недостачу алкоголя и сделал внутреннее списание. При этом данные в ЕГАИС остались без соответствующей операции.
Как исправить: после корректировки внутреннего учета проверять связанные государственные системы.
Как исправить: после корректировки внутреннего учета проверять связанные государственные системы.
Не фиксируют причину
Запись «недостача» не объясняет, почему она возникла.
Для следующего аудита гораздо полезнее запись:
«Расхождение появилось при приемке 14 августа: в системе оприходовано 20 кг вместо фактически полученных 18 кг».
Для следующего аудита гораздо полезнее запись:
«Расхождение появилось при приемке 14 августа: в системе оприходовано 20 кг вместо фактически полученных 18 кг».
Смешивают разные единицы измерения
В системе товар может учитываться в килограммах, а сотрудники кухни — в штуках или упаковках.
Как исправить: заранее определить единицу пересчета и коэффициенты перевода.
Как исправить: заранее определить единицу пересчета и коэффициенты перевода.
Не разделяют товар и заготовки
Если сырье списывается в производство, но заготовка не ставится на учет, остатки начинают «разъезжаться».
Как исправить: проверять одновременно сырье, производство и полуфабрикаты.
Как исправить: проверять одновременно сырье, производство и полуфабрикаты.
Чек-лист аудита склада ресторана
Перед началом:
- назначена комиссия;
- определены дата и время пересчета;
- подготовлен актуальный отчет по остаткам;
- собраны накладные за проверяемый период;
- подготовлены данные по списаниям и производству;
- определены зоны склада;
- подготовлены весы и сканер;
- остановлено движение товара или назначен ответственный за его фиксацию.
- сухой склад пересчитан;
- холодильники пересчитаны;
- морозильные камеры пересчитаны;
- бар пересчитан;
- открытая тара проверена;
- кеги проверены;
- заготовки и полуфабрикаты проверены;
- расходники проверены;
- маркированные товары идентифицированы;
- продукция животного происхождения проверена с учетом ветеринарных документов.
- факт сопоставлен с учетом;
- составлен список расхождений;
- проверены накладные;
- проверены списания;
- проверено производство;
- проверены возвраты и перемещения;
- установлены причины расхождений;
- рассчитано финансовое выражение недостач и излишков;
- проверены ЕГАИС, «Честный знак» и «Меркурий», если они применимы;
- оформлены необходимые корректировки;
- результаты переданы ответственному сотруднику.
Как DocsInBox помогает сократить расхождения
Аудит показывает уже возникшую проблему. Но значительную часть расхождений можно предотвратить на этапе приемки товара.
Если сотрудник принимает 15 позиций, ошибка в количестве, цене или номенклатуре сразу попадает в учет, она будет влиять на остатки до следующей инвентаризации.
DocsInBox помогает автоматизировать работу с поставками и документами:
Подробнее о возможностях DocsInBox
Поэтому лучший способ снизить количество расхождений — не только чаще пересчитывать склад, но и контролировать точность данных еще в момент приемки.
Если сотрудник принимает 15 позиций, ошибка в количестве, цене или номенклатуре сразу попадает в учет, она будет влиять на остатки до следующей инвентаризации.
DocsInBox помогает автоматизировать работу с поставками и документами:
- получать электронные документы от поставщиков;
- сопоставлять данные поставки с заказом;
- контролировать количество и цены;
- сокращать ручной ввод;
- работать с документами для государственных систем;
- передавать необходимые сведения дальше в учетные процессы.
Подробнее о возможностях DocsInBox
Поэтому лучший способ снизить количество расхождений — не только чаще пересчитывать склад, но и контролировать точность данных еще в момент приемки.
FAQ
Единой периодичности, подходящей для всех ресторанов, нет. Полную инвентаризацию можно проводить по утвержденному в организации графику, а критичные позиции — алкоголь, дорогие продукты, товары с высокой оборачиваемостью — проверять чаще.
Чем выше стоимость ошибки и оборот товара, тем чаще имеет смысл проводить выборочный контроль.
Чем выше стоимость ошибки и оборот товара, тем чаще имеет смысл проводить выборочный контроль.
Полностью останавливать ресторан необязательно, но на период пересчета нужно исключить неконтролируемое движение товара.
Если кухня и бар продолжают работать, каждую операцию между началом и окончанием пересчета необходимо учитывать отдельно. Иначе результаты аудита будут недостоверными.
Если кухня и бар продолжают работать, каждую операцию между началом и окончанием пересчета необходимо учитывать отдельно. Иначе результаты аудита будут недостоверными.
Для открытой тары заранее устанавливают единую методику измерения: по объему, весу или другому принятому в организации способу.
Главное — применять одну методику последовательно и учитывать тару. Для алкоголя результаты также необходимо сопоставлять с данными ЕГАИС.
Для кегов отдельно фиксируют количество тары, ее объем и остаток открытого кега.
Главное — применять одну методику последовательно и учитывать тару. Для алкоголя результаты также необходимо сопоставлять с данными ЕГАИС.
Для кегов отдельно фиксируют количество тары, ее объем и остаток открытого кега.
Сначала найти причину, а не просто списать товар.
Проверьте приемку, накладные, перемещения, производство, списания, возвраты и предыдущие инвентаризации. Если причина подтверждена, оформите расхождение по внутреннему порядку организации и выполните необходимые корректирующие операции в связанных системах.
Проверьте приемку, накладные, перемещения, производство, списания, возвраты и предыдущие инвентаризации. Если причина подтверждена, оформите расхождение по внутреннему порядку организации и выполните необходимые корректирующие операции в связанных системах.
Состав комиссии организация определяет самостоятельно с учетом своих внутренних правил.
Обычно в проверке участвуют руководитель или управляющий, материально ответственное лицо и сотрудник, который отвечает за учет. Для крупной сети к проверке могут подключаться бухгалтер, финансовый специалист или внутренний аудитор.
Главное — чтобы пересчет не выполнял единолично человек, который одновременно отвечает за хранение товара и самостоятельно подтверждает результаты проверки.
Обычно в проверке участвуют руководитель или управляющий, материально ответственное лицо и сотрудник, который отвечает за учет. Для крупной сети к проверке могут подключаться бухгалтер, финансовый специалист или внутренний аудитор.
Главное — чтобы пересчет не выполнял единолично человек, который одновременно отвечает за хранение товара и самостоятельно подтверждает результаты проверки.
Если в ресторане есть продукция, движение которой отражается в ЕГАИС, «Честном знаке» или «Меркурии», соответствующие данные стоит включать в аудит.
Особенно важно проверять эти системы при обнаружении расхождений: исправление внутреннего складского остатка само по себе не означает, что данные в государственной системе также стали корректными.
Особенно важно проверять эти системы при обнаружении расхождений: исправление внутреннего складского остатка само по себе не означает, что данные в государственной системе также стали корректными.
Главное
Аудит склада — это не просто пересчет коробок и бутылок.
Чтобы получить полезный результат, нужно пройти всю цепочку:
приемка → хранение → перемещение → производство → списание → фактический остаток.
Если факт не совпал с учетными данными, следующий шаг — найти операцию, на которой возникла разница.
Для ресторана особенно важно проверять три уровня:
1. Физический склад — что действительно находится в холодильнике, на полке или за баром.
2. Учетная система — что должно находиться на складе по документам.
3. Государственные системы — что отражено в ЕГАИС, «Честном знаке» и «Меркурии», если эти системы применимы к продукции.
Такой подход позволяет не просто обнаружить недостачу в конце месяца, а найти ее источник — чаще всего еще на этапе приемки или оформления движения товара.
Чтобы получить полезный результат, нужно пройти всю цепочку:
приемка → хранение → перемещение → производство → списание → фактический остаток.
Если факт не совпал с учетными данными, следующий шаг — найти операцию, на которой возникла разница.
Для ресторана особенно важно проверять три уровня:
1. Физический склад — что действительно находится в холодильнике, на полке или за баром.
2. Учетная система — что должно находиться на складе по документам.
3. Государственные системы — что отражено в ЕГАИС, «Честном знаке» и «Меркурии», если эти системы применимы к продукции.
Такой подход позволяет не просто обнаружить недостачу в конце месяца, а найти ее источник — чаще всего еще на этапе приемки или оформления движения товара.
