Честный знак с ноября 2026 года: что меняется для ресторана в приёмке, списании и продаже

С 1 ноября 2026 года молочная продукция с долгим сроком годности переходит на партионный учёт, а растительные масла — на поэкземплярный, и рестораны начнут получать от поставщиков УПД в новом формате. В этой статье расскажем, что меняется в приёмке, списании и продаже маркированных товаров и как перестроить процессы, чтобы не копить ошибки в Честном знаке.

На каждую единицу маркированного товара производитель наносит код Data Matrix. По нему система Честный знак отслеживает путь товара от производителя до вывода из оборота. Ресторан в этой цепочке — одно из конечных звеньев: он принимает товар на баланс организации и отчитывается о том, что с ним стало дальше, то есть о списании или продаже.

Для работы важны два идентификатора:

• GTIN — код товара. Он общий у всех одинаковых товаров, например у всех бутылок одной и той же воды 0,5 л одного завода.
• Код маркировки (код Data Matrix) — уникальный код конкретной единицы товара.

Для логистики используют групповые и транспортные коды: к ним привязывают коды отдельных единиц, и при приёмке достаточно отсканировать один код, чтобы учесть всё вложенное.

Дальше важно различать две независимые вещи: вид учёта и режим продажи. Вид учёта определяет, как товар передаётся по УПД и списывается, а режим продажи — как он попадает в чек.

Товар, который идёт на кухню, списывают с причиной «производственные цели» при приёмке или в течение 3 дней после неё.

Продавать маркированный товар гостю можно в одном из двух режимов:

При послаблении товар на продажу тоже списывают на производственные цели сразу после приёмки, поэтому здоровое состояние баланса в Честном знаке — пустой баланс. При разрешительном режиме товар для продажи держат на балансе до чека: если в момент продажи кода на балансе нет, нарушение фиксируется.

Категории, по которым общепит уже отчитывается в Честном знаке: пиво и безалкогольное пиво, безалкогольные напитки, упакованная вода, икра осетровых и лососёвых, молочная продукция, растительные масла, а с осени 2026 года — бакалея и консервы. Для многих из них в ближайший год меняется вид учёта.

Для молочной продукции есть ещё одно изменение: с 1 сентября 2026 года УПД нужно подписывать в течение 24 часов со дня приёмки товара (раньше на подачу сведений было до 3 рабочих дней). Это требование постановления Правительства от 15.06.2026 № 745, которое внесло изменения в правила маркировки молочной продукции.

Как поясняют эксперты DocsInBox, ориентир для вида учёта — дата производства: продукция, выпущенная до даты перехода, может приходить в прежнем виде учёта. Поэтому какое-то время на складе одновременно лежит одна и та же продукция в разных видах учёта: внешне упаковки не отличаются, а списывать их нужно по-разному. Нормально и то, что производитель уже маркирует товар, а у ресторана ещё нет обязанности по нему отчитываться: например, сладости маркируются, но общепит отчитывается по ним только с 2027 года.

Партионный учёт добавляет к GTIN и количеству номер партии. Его присваивает производитель, и дальше он указывается во всех документах, которые сопровождают товар: в ветеринарном документе в Меркурии, в УПД поставщика и в сведениях о списании в Честном знаке. Номера партии во всех этих документах должны совпадать.

Поставщик присылает УПД, где у каждой позиции кроме GTIN и количества указан номер партии. Товар остаётся одной строкой, а сведения о количестве становятся множественными: для каждой партии указывается своё количество. Подписать такой УПД нужно в течение 24 часов со дня приёмки.

При списании на производственные цели указывают не только GTIN и количество, но и номер каждой партии, которая выводится из оборота. По словам экспертов DocsInBox, технически списать партионный товар можно и по кодам маркировки, потому что номер партии зашит в код. Но для этого коды нужно отсканировать, поэтому для кухни удобнее списывать по партиям сразу после приёмки.

Продажа не меняется. В разрешительном режиме в чек по-прежнему сканируют код маркировки, при послаблении указывают GTIN и количество без номера партии.

Обязанности сканировать товар при приёмке нет. Сканирование — инструмент сверки: важнее всего он для поэкземплярных категорий, особенно для пива в кегах, и для ресторанов на разрешительном режиме, где код должен быть на балансе в момент продажи. При партионном учёте и продаже по послаблению партия в чек не попадает, поэтому достаточно сверить товар с накладной: наименование, количество и, при желании, GTIN из обычного штрих-кода и дату производства с упаковки

С 1 сентября 2026 года работает механизм автоматических штрафов. Данные о продаже поступают с кассы в Честный знак, а постановление выносит Роспотребнадзор по данным системы, и оно приходит на Госуслуги. Сам Честный знак штрафы не выписывает.

На старте автоштрафы применяются к трём нарушениям:

• продажа табачной и никотинсодержащей продукции с отклонением от минимальной или единой цены;
• продажа просроченного маркированного товара: по информационным материалам Честного знака — 10 000 ₽ для ИП и 20 000 ₽ для юрлица за единицу товара;
• продажа без регистрации в системе или без подключённой товарной группы.

Все три состава срабатывают по данным проверки кода при продаже, то есть в разрешительном режиме. Заведение на послаблении коды при продаже не проверяет, поэтому автоштрафы по продажам в этом режиме не применяются. Исключение — товары, которые и в общепите продаются только в разрешительном режиме: табак и непищевая продукция.

Если вы работаете в разрешительном режиме, регулярно проверяйте раздел с отклонениями в личном кабинете Честного знака и не давайте им копиться.

ТС ПИоТ — программное обеспечение для кассы, через которое проходит онлайн-проверка кодов маркировки в разрешительном режиме. Это не отдельное оборудование: его устанавливает кассовый дилер или интегратор учётной системы. По данным DocsInBox, прежний способ проверки кодов через кассовый токен постепенно отключают, поэтому ресторанам на разрешительном режиме стоит заранее уточнить у дилера, поддерживает ли их касса работу с ТС ПИоТ.

При продаже по послаблению ТС ПИоТ не нужен: код в чек не передаётся и не проверяется. Если заведение оказывает услуги общественного питания (правила их оказания утверждены ППРФ № 1515), оно может продавать маркированные пищевые товары по официальной схеме для общепита. Переход на разрешительный режим «для надёжности» риска не снижает, а добавляет: появляются онлайн-проверка, фиксация нарушений, автоштрафы и требование держать товар на балансе до продажи.

Большую часть операций в Честном знаке можно перевести в фон. Человеку остаётся физически принять товар и сверить его с накладной, а приёмка по ЭДО, списание в нужном виде учёта и контроль остатков могут выполняться автоматически.

В DocsInBox.Маркировка это устроено так:

• Приёмка по ЭДО без сканирования кодов маркировки — с компьютера или телефона, в том числе прямо на точке.
• Автосписание на производственные цели в срок для товаров на кухню и для ресторанов на послаблении. Сервис учитывает, в каком виде учёта товар поступил, и списывает его так же: ОСУ, партиями или по кодам.
• Умный склад подсвечивает отклонения, минусы и зависшие остатки и помогает исправить их по кнопке, а также подсказывает, какие категории нужно подключить.
• Связка GTIN с позицией меню в учётной системе: касса пробивает чек по послаблению без сканирования.
• Сканирование в мобильном приложении для тех, кому нужен контроль на входе, например для пива в кегах.

Для большинства заведений общепита это схема zero-touch: маркировка перестаёт быть работой. Для запуска нужна электронная подпись организации или МЧД, а УПД поставщиков принимаются через DocsInBox. Подробнее о приёмке документов с кодами маркировки — в статье про УПД с кодами маркировки.

С ноября 2026 года ресторан начнёт работать сразу с тремя видами учёта: ОСУ, партионным и поэкземплярным. Для продажи по послаблению логика не меняется — всё принятое списывается на производственные цели вовремя, а баланс в Честном знаке остаётся пустым. Меняется приёмка и списание: УПД по молочной продукции нужно подписывать в течение суток, а списывать товар — в том виде учёта, в котором он пришёл. Чем меньше этих операций выполняется вручную, тем меньше ошибок копится в системе.