Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на консультацию
Нужна помощь
в работе с маркировкой?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
УПД с кодами маркировки: как ресторану принять поставку и что делать при ошибках
УПД с маркировкой ищут 3 009 раз в месяц по Wordstat, ещё 3 410 запросов про то, где в УПД коды маркировки. Ответы в выдаче в основном написаны для магазинов и маркетплейсов. Разбираем, как устроен этот документ для ресторанов, кафе, баров, кофеен и гостиниц: что проверить кладовщику, кто в заведении подписывает УПД и как исправить ошибку поставщика без минусового баланса.
Содержание
- Что такое УПД с кодами маркировки
- Где в УПД коды маркировки и как они выглядят
- Сколько времени на подписание УПД
- Кто в ресторане подписывает УПД
- Как принять поставку по УПД: пошагово
- Ошибки в УПД и что с ними делать
- Особенности для ресторанов и баров
- Какие штрафы грозят за ошибки с УПД
- Что настроить в заведении
- Частые вопросы
Что такое УПД с кодами маркировки
Это универсальный передаточный документ, в который поставщик добавляет сведения о маркированном товаре. Через него «Честный знак» узнаёт, что товар сменил владельца.
УПД с кодами маркировки объединяет накладную и счёт-фактуру и содержит сведения о маркированных товарах: коды каждой единицы, коды упаковок или код товара (GTIN) с количеством. Документ подписывают обе стороны усиленной квалифицированной электронной подписью, оператор ЭДО передаёт его в «Честный знак», и коды переходят на баланс покупателя.
Как документ попадает к ресторану и обратно в систему:
Одной подписи недостаточно: переход кодов должен подтвердить сам «Честный знак». Поэтому после подписания стоит проверить баланс, а не считать поставку закрытой.
Бумажная накладная на маркированный товар не работает. По правилам маркировки документы о передаче такого товара оформляют только в электронном виде. Если поставщик возит молочку или воду с бумажными документами, заведению придётся попросить его перейти на ЭДО или сменить поставщика.
С 1 апреля 2025 года применяется только формат УПД версии 5.03. Его утвердил приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, а приказ от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ внёс в формат правки. В новом формате появились отдельные поля для GTIN, количества маркированного товара и номера производственной партии, а маркированные и прослеживаемые товары можно указывать в одном документе. Подробнее о переходе на новый формат читайте в статье Новый формат УПД.
- Поставщик формирует УПД в своей учётной системе и подписывает его.
- Оператор ЭДО доставляет документ ресторану.
- Ответственный в заведении проверяет поставку и подписывает УПД своей подписью.
- Оператор ЭДО передаёт подписанный документ в «Честный знак».
- «Честный знак» проверяет коды и переводит их на баланс ресторана.
Одной подписи недостаточно: переход кодов должен подтвердить сам «Честный знак». Поэтому после подписания стоит проверить баланс, а не считать поставку закрытой.
Бумажная накладная на маркированный товар не работает. По правилам маркировки документы о передаче такого товара оформляют только в электронном виде. Если поставщик возит молочку или воду с бумажными документами, заведению придётся попросить его перейти на ЭДО или сменить поставщика.
С 1 апреля 2025 года применяется только формат УПД версии 5.03. Его утвердил приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, а приказ от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ внёс в формат правки. В новом формате появились отдельные поля для GTIN, количества маркированного товара и номера производственной партии, а маркированные и прослеживаемые товары можно указывать в одном документе. Подробнее о переходе на новый формат читайте в статье Новый формат УПД.
Где в УПД коды маркировки и как они выглядят
В печатной форме УПД кодов обычно не видно, они лежат в электронном файле документа. Что именно там стоит, зависит от вида учёта товара.
Вид учёта
Что передаётся в УПД
Где в файле
Примеры товаров в ресторане
Поэкземплярный
Код каждой единицы или код упаковки (агрегата)
Поле КИЗ, для упаковки поле ИдентТрансУпак
Пиво в бутылках и кегах, безалкогольные напитки
Объёмно-сортовой
GTIN и количество
Поле НомУпак и количество в КолВедМарк
Вода, бакалея
Партионный
GTIN, количество и номер производственной партии
Сведения о партии в строке товара
Молочка со сроком годности больше 40 суток с 1 ноября 2026 года
Код упаковки (агрегата) объединяет коды всех единиц внутри коробки или палеты. Если поставщик передал в УПД код коробки, кладовщику достаточно отсканировать её, не вскрывая и не сканируя каждую бутылку.
Поэкземплярный и объёмно-сортовой учёт можно совместить в одном УПД, но разными строками. Для ресторана это частый случай: поставщик напитков в одной накладной везёт воду и газировку.
Кладовщику не нужно разбираться в полях файла. Учётная система или сервис для ЭДО показывают список кодов рядом со строками накладной, и сверка сводится к сравнению этого списка с тем, что приехало.
Кладовщику не нужно разбираться в полях файла. Учётная система или сервис для ЭДО показывают список кодов рядом со строками накладной, и сверка сводится к сравнению этого списка с тем, что приехало.
Сколько времени на подписание УПД
Единого срока для всех товаров нет. Каждая товарная группа живёт по своим правилам маркировки, и для ресторана самые короткие сроки у пива и молочки.
Товар
Срок подписания и передачи в «Честный знак»
Документ
Пиво
Не позднее одного рабочего дня после приёмки
п. 99 Правил, ПП РФ от 30.11.2022 № 2173
Молочная продукция
Не более 24 часов со дня приёмки, но не позднее передачи товара третьим лицам, действует с 1 сентября 2026 года
п. 83 Правил, ПП РФ от 15.12.2020 № 2099 в ред. ПП № 745
Упакованная вода
Не более 3 рабочих дней со дня приёмки, но не позднее передачи третьим лицам
п. 77 Правил, ПП РФ от 31.05.2021 № 841
Бакалея
3 рабочих дня
п. 87 Правил, ПП РФ от 30.11.2024 № 1682
Сокращение срока по молочке до 24 часов меняет график в заведении. Сливки, которые приехали в пятницу вечером, нужно оформить до субботы вечера, а не до понедельника. Если по выходным никто не подписывает документы, право подписи стоит дать управляющему смены или су-шефу.
Часто в интернете пишут, что для всех товаров действует срок 3 рабочих дня по постановлению № 106. Это неточно: постановление от 02.02.2024 № 106 изменило правила маркировки воды. У каждой группы свой пункт, а для пива и молочки сроки короче.
Часто в интернете пишут, что для всех товаров действует срок 3 рабочих дня по постановлению № 106. Это неточно: постановление от 02.02.2024 № 106 изменило правила маркировки воды. У каждой группы свой пункт, а для пива и молочки сроки короче.
Кто в ресторане подписывает УПД
Подписать УПД может руководитель своей электронной подписью или сотрудник с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Сотрудник подписывает документ личной подписью физлица, а МЧД подтверждает, что он действует от имени компании.
В заведении эти обязанности обычно распределяют так:
Если подписывать может только директор, документы копятся, а сроки по пиву и молочке истекают за один день. Доверенность на двух-трёх сотрудников закрывает эту проблему. Как её оформить, разобрано в статье Как правильно оформить машиночитаемую доверенность для Маркировки «Честный ЗНАК».
В заведении эти обязанности обычно распределяют так:
- кладовщик или администратор проверяет товар и подписывает УПД в день поставки;
- управляющий смены подстраховывает в выходные, когда поставки молочки и пива продолжаются;
- бухгалтер контролирует, что все документы подписаны и коды встали на баланс;
- управляющий сети следит за сроками по всем точкам.
Если подписывать может только директор, документы копятся, а сроки по пиву и молочке истекают за один день. Доверенность на двух-трёх сотрудников закрывает эту проблему. Как её оформить, разобрано в статье Как правильно оформить машиночитаемую доверенность для Маркировки «Честный ЗНАК».
Как принять поставку по УПД: пошагово
Приёмка состоит из двух частей: физической проверки товара и юридического оформления в ЭДО. Обе части делает один человек, обычно кладовщик или администратор.
Самый уязвимый шаг второй. Если кладовщик подписывает УПД, не глядя на коды, ошибка поставщика всплывёт позже, когда бармен попробует продать бутылку, которой нет на балансе. Подробно о приёмке разных видов упаковки, включая кеги, написано в статье Приемка маркированных товаров.
- Пересчитайте товар и сверьте количество со строками УПД.
- Отсканируйте коды Data Matrix или коды коробок и сверьте их со списком в документе. Правила маркировки этого не требуют, но «Честный знак» рекомендует так делать.
- Проверьте, что поставщик указал в УПД номер партии для молочки, которая уже перешла на партионный учёт.
- Если всё сходится, подпишите УПД в срок для этой товарной группы.
- Через некоторое время проверьте в личном кабинете «Честного знака» или в сервисе ЭДО, что коды перешли на баланс заведения. Повторно УПД не отправляйте, чтобы не создать дубль.
- Заведение на послаблении выводит товар из оборота: это можно сделать прямо входящим УПД с причиной «для производственных целей».
Самый уязвимый шаг второй. Если кладовщик подписывает УПД, не глядя на коды, ошибка поставщика всплывёт позже, когда бармен попробует продать бутылку, которой нет на балансе. Подробно о приёмке разных видов упаковки, включая кеги, написано в статье Приемка маркированных товаров.
Запишитесь на демо
Ошибки в УПД и что с ними делать
Исправляет ошибку всегда поставщик, а ресторан выбирает, как отреагировать на документ. Способ исправления зависит от того, что именно не сошлось.
Что случилось
Что делает ресторан
Чем исправляет поставщик
Недовоз или брак, товара меньше, чем в УПД
Подписывает с расхождениями или составляет акт о расхождениях
Корректировочный документ (УКД)
Пересорт, ошибка в реквизитах, неверный формат кода
Не подписывает до исправления
Исправленный УПД (иУПД)
Коды в документе не совпадают с кодами на товаре
Отклоняет УПД целиком
Новый УПД
Привезли больше, чем в УПД
Принимает документ, лишний товар возвращает
Не требуется
Брак обнаружен после приёмки
Оформляет возврат
УКД к ранее принятому УПД
Любая ошибка, которую проще переделать
Отклоняет УПД
Аннулирование и новый УПД
Отдельный случай: УПД подписан, а коды на баланс не перешли. Обычно причина в самих кодах:
Порядок действий здесь одинаковый: проверить статус и владельца кода в личном кабинете «Честного знака», затем написать поставщику, а если он не видит проблемы, то в поддержку «Честного знака» или оператора ЭДО. Код, который не читается ни сканером, ни приложением «Честный знак», лучше не принимать и уточнить у поставщика, не подделка ли это. Расшифровка кодов ошибок собрана в статье Ошибки «Честного знака»: что означают и как исправить.
- коды не принадлежат поставщику, то есть числятся за другим участником;
- коды уже выведены из оборота или ещё не введены в него;
- идентификаторы участника в ЭДО и в «Честном знаке» не совпадают;
- в структуре файла УПД ошибка или произошёл сбой у оператора ЭДО.
Порядок действий здесь одинаковый: проверить статус и владельца кода в личном кабинете «Честного знака», затем написать поставщику, а если он не видит проблемы, то в поддержку «Честного знака» или оператора ЭДО. Код, который не читается ни сканером, ни приложением «Честный знак», лучше не принимать и уточнить у поставщика, не подделка ли это. Расшифровка кодов ошибок собрана в статье Ошибки «Честного знака»: что означают и как исправить.
Особенности для ресторанов и баров
Послабление для общепита не отменяет приёмку по УПД. Сначала коды принимают на баланс, потом товар выводят из оборота, и только после этого продают гостю по GTIN.
Ситуации, которые чаще всего встречаются в заведениях:
В сети ресторанов документы от поставщиков приходят во все точки сразу, и управляющему удобнее видеть их в одном окне, чтобы просроченная подпись в одном заведении не терялась среди десятков поставок. Как заведению выбрать между послаблением и разрешительным режимом, разобрано в статье Разрешительный режим «Честного знака»: что это и как работает в 2026 году, а про партии молочки читайте в статье Партионный учет молочной продукции в «Честном знаке».
Ситуации, которые чаще всего встречаются в заведениях:
- кегу пива нужно принять по УПД до того, как бармен поставит её на кран;
- в разрешительном режиме товар, который не приняли по УПД, касса не пробьёт: на балансе заведения его нет;
- молочку в кофейне с ранней поставкой приходится оформлять в течение 24 часов, включая выходные;
- с 1 ноября 2026 года в УПД на сыр, масло и сливки со сроком годности больше 40 суток должен стоять номер производственной партии, без него документ лучше вернуть.
В сети ресторанов документы от поставщиков приходят во все точки сразу, и управляющему удобнее видеть их в одном окне, чтобы просроченная подпись в одном заведении не терялась среди десятков поставок. Как заведению выбрать между послаблением и разрешительным режимом, разобрано в статье Разрешительный режим «Честного знака»: что это и как работает в 2026 году, а про партии молочки читайте в статье Партионный учет молочной продукции в «Честном знаке».
Какие штрафы грозят за ошибки с УПД
За просроченную подпись УПД штрафуют по статье 15.12.1 КоАП, потому что сведения в «Честный знак» поступают не вовремя. Если товар на складе без законных кодов, применяется статья 15.12.
Автоштрафы, которые работают с 1 сентября 2026 года по закону от 02.05.2026 № 120-ФЗ, к передаче товара по УПД не относятся. Они касаются продажи просроченных маркированных товаров, нарушения цены и торговли табаком без регистрации.
- Статья 15.12.1 КоАП, сведения не переданы, переданы с нарушением сроков или недостоверны: должностным лицам предупреждение или штраф 1 000–10 000 рублей, юрлицам 50 000–100 000 рублей.
- Часть 2 статьи 15.12 КоАП, продажа или хранение товара без маркировки: должностным лицам 5 000–10 000 рублей, юрлицам 50 000–300 000 рублей с конфискацией.
Автоштрафы, которые работают с 1 сентября 2026 года по закону от 02.05.2026 № 120-ФЗ, к передаче товара по УПД не относятся. Они касаются продажи просроченных маркированных товаров, нарушения цены и торговли табаком без регистрации.
Что настроить в заведении
Ошибки с УПД почти всегда связаны с организацией работы, а не с техникой. Проверьте эти пункты, чтобы документы подписывались вовремя.
- Назначьте в каждом заведении ответственного за подпись УПД и его замену на выходные и отпуск.
- Оформите сотрудникам машиночитаемые доверенности, чтобы они могли подписывать УПД от имени компании.
- Настройте уведомления о новых УПД в сервисе ЭДО, чтобы молочка и пиво не ждали понедельника.
- Дайте кладовщику сканер или приложение для проверки кодов при приёмке.
- Договоритесь с поставщиками, как они исправляют ошибки: УКД, иУПД или аннулирование.
- Раз в неделю сверяйте баланс в «Честном знаке» с остатками на складе.
- Проверьте, что поставщики молочки готовы указывать номер партии с 1 ноября 2026 года.
Как устроен обмен документами с «Честным знаком», объясняет статья Что такое ЭДО в маркировке «Честный знак».
Запишитесь на аудит
Главное из статьи
- УПД на маркированный товар приходит только через ЭДО, после подписи «Честный знак» переводит коды на баланс ресторана.
- С 1 апреля 2025 года действует только формат УПД 5.03 по приказу ФНС № ЕД-7-26/970@.
- Сроки подписания: пиво 1 рабочий день, молочка 24 часа с 1 сентября 2026 года, вода и бакалея 3 рабочих дня.
- Недовоз и брак исправляют через УКД, пересорт и ошибки в реквизитах через иУПД, неверные коды через отказ и новый УПД.
- Послабление для общепита не отменяет приёмку: сначала коды принимают на баланс, потом выводят из оборота.
- За просрочку подписи юрлицу грозит штраф 50 000–100 000 рублей по статье 15.12.1 КоАП.
Частые вопросы
В электронном файле УПД, а не в печатной форме. Коды каждой единицы стоят в поле КИЗ, коды упаковок в поле ИдентТрансУпак, а при объёмно-сортовом учёте передаются GTIN и количество. Сервис ЭДО показывает их списком рядом со строками накладной.
Нет. Документы о передаче маркированного товара оформляются только в электронном виде через ЭДО. Без электронного УПД коды не перейдут на баланс заведения.
Зависит от товара: для пива не позднее одного рабочего дня после приёмки, для молочки не более 24 часов с 1 сентября 2026 года, для воды и бакалеи 3 рабочих дня.
Отклонить УПД целиком и попросить поставщика прислать новый документ. Принимать с расхождениями в этом случае не стоит: на баланс встанут коды, которых нет на складе.
УКД меняет количество или стоимость, например при недовозе или браке. Исправленный УПД нужен, когда ошиблись в реквизитах, формате кода или привезли другой товар.
Правила маркировки этого не требуют, но «Честный знак» рекомендует сверять коды с документом. Так ресторан находит ошибку поставщика до подписания, а не на кассе.
Сведения поступят в «Честный знак» с опозданием. За это по статье 15.12.1 КоАП должностному лицу грозит предупреждение или штраф 1 000–10 000 рублей, юрлицу 50 000–100 000 рублей.
