Что собой представляет ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) и краткая инструкция по работе с ней
ЕГАИС (аббревиатура понятия «Единая государственная автоматизированная информационная система») — это государственная система учёта и контроля оборота алкогольной и слабоалкогольной продукции на территории РФ. Она разработана с целью досконально отслеживать производство, перевозку и реализацию спиртного, а также предотвратить нелегальный оборот алкоголя и обеспечить соблюдение требований законодательства.
Информационная система ЕГАИС собирает и обрабатывает данные на каждом этапе перемещения алкогольной продукции: с момента производства или ввоза и заканчивая продажей конечному потребителю. Каждая бутылка со спиртным напитком имеет уникальный штрих-код, который сканируется и регистрируется в ЕГАИС. Такой подход позволяет отслеживать путь алкоголя на всех этапах продвижения к конечному потребителю.
Для розничных магазинов, кафе и ресторанов, прочих заведений общепита ЕГАИС сегодня выступает обязательной частью реализации алкоголя. Приёмка продукции, её продажа или использование на кухне фиксируются с применением специального оборудования и ПО, после чего данные направляют в ЕГАИС для проведения операции по базе конкретного предприятия.
Информационная система ЕГАИС собирает и обрабатывает данные на каждом этапе перемещения алкогольной продукции: с момента производства или ввоза и заканчивая продажей конечному потребителю. Каждая бутылка со спиртным напитком имеет уникальный штрих-код, который сканируется и регистрируется в ЕГАИС. Такой подход позволяет отслеживать путь алкоголя на всех этапах продвижения к конечному потребителю.
Для розничных магазинов, кафе и ресторанов, прочих заведений общепита ЕГАИС сегодня выступает обязательной частью реализации алкоголя. Приёмка продукции, её продажа или использование на кухне фиксируются с применением специального оборудования и ПО, после чего данные направляют в ЕГАИС для проведения операции по базе конкретного предприятия.
Зачем была разработана система ЕГАИС
Система ЕГАИС необходима для обеспечения всестороннего государственного контроля за оборотом напитков с содержанием этилового спирта. Она помогает бороться с нелегальной продажей алкоголя, защищает интересы потребителей, а также обеспечивает соблюдение принципов лицензирования и налогового законодательства:
1
Система позволяет отслеживать каждый этап движения алкогольной продукции — от производства до продажи конечному потребителю. Это в разы сокращает объём неучтённого оборота алкоголя.
2
ЕГАИС защищает покупателей от подделок и контрафактной продукции, гарантируя, что в продажу поступает только легальный и проверенный алкоголь.
3
Система позволяет государственным органам эффективно отслеживать объёмы продажи алкоголя и правильно рассчитывать налоги, что обеспечивает поступление доходов в бюджет в полном объёме.
4
ЕГАИС помогает предприятиям соблюдать требования законодательства в сфере оборота алкогольной продукции, предотвращая нарушения и автоматизируя процесс составления и отправки отчётности.
Кто должен работать с ЕГАИС
Использование системы ЕГАИС является обязательным для всех участников оборота спиртных и слабоалкогольных напитков:
- Производители алкогольной продукции обязаны регистрировать в ЕГАИС каждую произведённую единицу продукции, чтобы система могла отслеживать её дальнейший путь.
- Импортёры алкоголя обязаны фиксировать поступление импортируемой продукции в систему для дальнейшего контроля её реализации на территории РФ.
- Оптовые поставщики должны использовать ЕГАИС для регистрации продаж алкогольной продукции розничным точкам или предприятиям общепита.
- Розничные магазины обязаны подключиться к ЕГАИС, чтобы зафиксировать факт продажи каждой единицы продукции конечным потребителям и контролировать легальность её оборота.
- Рестораны, бары, кафе, продающие алкоголь, также должны использовать систему ЕГАИС для фиксации продаж алкоголя порционно или в потребительской таре.
Любой субъект бизнеса, связанный с производством, импортом, оптовой или розничной торговлей алкоголем, обязан использовать ЕГАИС для обеспечения прозрачности и легальности операций.
Общая схема работы с ЕГАИС
Для начала работы с ЕГАИС предприятию потребуется купить и подключить:
- Кассовый аппарат, совместимый с системой ЕГАИС;
- 2D-сканер штрих-кодов, который может считывать коды с акцизных марок алкогольной продукции;
- Программу учёта с поддержкой работы с ЕГАИС и возможностью передачи данных в систему.
Для отправки сведений необходимо подключить УТМ ЕГАИС (универсальный транспортный модуль). Так называется программное обеспечение, необходимое для отправки сведений в учетную систему для осуществления контроля. Назначение УТМ — обмен информацией между предприятиями розничной торговли и государственной системой надзора за оборотом алкоголя.
УТМ выступает «посредником», который позволяет отправлять в ЕГАИС сведения о приёмке и реализации алкогольной продукции. С его помощью торговые точки подтверждают факт получения спиртного от поставщиков, фиксируют его продажу конечным потребителям и передают данные в систему для постановки или снятия с учёта. Программа интегрируется с учётными системами розничного предприятия и автоматически передает данные в ЕГАИС, что делает процесс отчётности проще, а работа с алкоголем становится максимально прозрачной.
Работа с ЕГАИС в розничной торговле включает несколько этапов:
УТМ выступает «посредником», который позволяет отправлять в ЕГАИС сведения о приёмке и реализации алкогольной продукции. С его помощью торговые точки подтверждают факт получения спиртного от поставщиков, фиксируют его продажу конечным потребителям и передают данные в систему для постановки или снятия с учёта. Программа интегрируется с учётными системами розничного предприятия и автоматически передает данные в ЕГАИС, что делает процесс отчётности проще, а работа с алкоголем становится максимально прозрачной.
Работа с ЕГАИС в розничной торговле включает несколько этапов:
Приём алкоголя
Покупатель (розничная точка) получает от поставщика накладную через УТМ, после чего подтверждает факт приёмки, отправив сведения в ЕГАИС через УТМ.
Продажа алкоголя
При реализации алкогольной продукции конечному потребителю продавец или кассир осуществляют сканирование акцизной марки на бутылке или упаковке, фиксацию продажи в ЕГАИС через УТМ, а затем выдачу покупателю чека с отметкой ЕГАИС.
Возврат товара
При возврате алкогольной продукции данные о товаре также фиксируются в ЕГАИС через УТМ.
Покупатель (розничная точка) получает от поставщика накладную через УТМ, после чего подтверждает факт приёмки, отправив сведения в ЕГАИС через УТМ.
Продажа алкоголя
При реализации алкогольной продукции конечному потребителю продавец или кассир осуществляют сканирование акцизной марки на бутылке или упаковке, фиксацию продажи в ЕГАИС через УТМ, а затем выдачу покупателю чека с отметкой ЕГАИС.
Возврат товара
При возврате алкогольной продукции данные о товаре также фиксируются в ЕГАИС через УТМ.
Важно: ЕГАИС автоматически собирает и хранит данные о продажах алкоголя, что упрощает его учёт и проведение регулярной инвентаризации.
Как подключиться и начать работать с ЕГАИС: пошаговое руководство
Подключение к ЕГАИС для объектов розницы состоит из нескольких этапов:
1
Оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП)
Она необходима для удостоверения документов и автоматической переадресации данных в систему. КЭП получают в уполномоченных компаниях — так называемых аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Обратитесь в ближайший УЦ для получения КЭП, а затем установите необходимое ПО для работы с цифровой подписью на компьютер, где будет установлен УТМ.
2
Установка универсального транспортного модуля (УТМ)
Загрузите УТМ с официального сайта Росалкогольрегулирования, после чего установите загруженное ПО на компьютер, который будет использоваться для работы с ЕГАИС. Для оперативной отправки данных нужно обеспечить стабильное подключение к Интернету, так как УТМ передаёт данные в реальном времени.
3
Настройка программы учёта
Для работы с ЕГАИС требуется учётная система, поддерживающая интеграцию с ЕГАИС через УТМ. Установите новую или обновите используемую учётную систему, убедившись, что она поддерживает работу с УТМ. Затем настройте синхронизацию программы учёта с УТМ, чтобы обмен данными с ЕГАИС происходил в автоматическом режиме. Чтобы отчётность отправлялась автоматически и сканирований было меньше, подключите сервис по автоматизации работы с ЕГАИС — например, решение DocsInBox ЕГАИС.
4
Регистрация аккаунта на сайте Росалкогольрегулирования
Для отправки данных в систему ЕГАИС необходимо зарегистрироваться в личном кабинете на официальном сайте Росалкогольрегулирования. Перейдите на сайт Росалкогольрегулирования, после чего пройдите регистрацию для получения доступа в личный кабинет, используя данные юридического лица и электронную подпись. Результат — получение доступа к системе для передачи данных.
5
Настройка кассового оборудования
Для работы с ЕГАИС необходимо использовать кассовое оборудование, совместимое с 2D-сканером для считывания кодов. Убедитесь, что в кассовый аппарат поддерживает интеграцию с ЕГАИС, после чего подключите и настройте 2D-сканер для прочтения информации с маркировки алкогольной продукции. Обязательно проверьте корректность передачи данных о продажах в ЕГАИС.
После установки всех компонентов важно протестировать работу системы ЕГАИС, чтобы убедиться в быстрой и корректной передаче сведений о продажах и приёмке продукции. Для этого проведите тестовую приёмку товара через УТМ и программу учёта, после чего подтвердите приёмку в ЕГАИС и проверьте, отображаются ли данные в системе.
Важно: сразу после подключения к ЕГАИС научите сотрудников работать с кассовым оборудованием, сканером и программой учёта. Полученные навыки помогут ускорить процесс обслуживания покупателей и избежать финансовых взысканий за продажу, проведенную без отправки данных в ЕГАИС.
Важно: сразу после подключения к ЕГАИС научите сотрудников работать с кассовым оборудованием, сканером и программой учёта. Полученные навыки помогут ускорить процесс обслуживания покупателей и избежать финансовых взысканий за продажу, проведенную без отправки данных в ЕГАИС.
Штрафные санкции за нарушение требований по работе с ЕГАИС
Использование ЕГАИС является обязательным для всех субъектов рынка алкогольной продукции. Нарушением требования считаются:
- продажа алкоголя без регистрации в ЕГАИС;
- нарушение сроков или непредоставление данных о приёмке и продаже спиртных напитков;
- нарушение порядка учёта алкогольной продукции на предприятии розничной торговли или общепита;
- реализация спиртных напитков, не имеющих уникального кода для считывания и отправки информации в ЕГАИС.
Размеры штрафных санкций для юридических лиц составляют от 150 до 200 тысяч рублей, а в случае реализации немаркированных спиртных и спиртосодержащих напитков — от 200 до 300 тысяч рублей. Одновременно накладывается взыскание и на должностных лиц — директора, главного бухгалтера и других, ответственных за отправку данных в систему учёта. Его размер составляет от 10 до 15 тысяч рублей.
Заинтересованы в автоматизации работы с ЕГАИС?
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами как можно скорее и ответим на все вопросы по автоматизации работы с ЕГАИС
