Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на демо
и узнайте, сколько времени и денег можно сэкономить в вашем заведении
Нужна помощь
с регистрацией
в «Честном знаке»?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
ЭТрН в общепите
Основные правила и актуальные новости
Обязанность работать с электронной транспортной накладной наступает 1 сентября 2026 года. В гайде раскрываем главные вопросы, с которыми может столкнуться общепит: когда ЭТрН нужна вашему заведению, а когда нет, как меняется приемка на разгрузке и что успеть сделать за оставшиеся недели.
Что такое ЭТрН
ЭТрН — электронная транспортная накладная. Она подтверждает факт перевозки: что груз забрали в одной точке, довезли и передали в другой.
Документ формируется в структурированном XML-формате, утвержденном приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021, передается через аккредитованных операторов и загружается в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Юридическая сила у ЭТрН такая же, как у бумажной накладной.
Когда ЭТрН нужна, а когда нет
Ответ зависит от одного признака: есть ли в отношениях с поставщиком отдельный элемент перевозки, за который отдельно платят.
Будьте в курсе важных нововведений
Нюансы
- Знаете вы детали договора между поставщиком и перевозчиком или нет — на обязанность это не влияет. Есть промежуточный контрагент — есть ЭТрН.
- Отсутствие прямого договора между рестораном и перевозчиком тоже ничего не меняет: вы все равно грузополучатель и подписываете свой титул.
- Количество ЭТрН зависит от получателя и адреса выгрузки, а не от числа заказов. Один получатель и один адрес — одна накладная на весь груз, даже если заказов было пять. Сборный груз на разные адреса — несколько накладных.
Титулы: кто и что подписывает
ЭТрН — это набор титулов (разделов), которые стороны подписывают по очереди, каждый в свой момент рейса. Четыре титула обязательны, остальные используются при необходимости.
Ваша зона ответственности — ровно один титул.
Ресторан подписывает Т3 — титул грузополучателя. Все остальное делают поставщик и перевозчик.
Т3 приходит к вам сам, после того как поставщик и перевозчик подписали свои титулы. Ждать его от поставщика отдельным письмом не нужно.
Ресторан подписывает Т3 — титул грузополучателя. Все остальное делают поставщик и перевозчик.
Т3 приходит к вам сам, после того как поставщик и перевозчик подписали свои титулы. Ждать его от поставщика отдельным письмом не нужно.
Пошаговый сценарий приемки по-новому
- Поставщик и перевозчик подписывают Т1 и Т2. ЭТрН приходит в вашу систему автоматически.
- Машина приезжает. Приемщик считает и осматривает товар — как и раньше.
- Если есть расхождения — фиксирует их в титуле ДО подписания.
- Приемщик подписывает Т3: КЭП директора или КЭП физлица вместе с МЧД.
- Перевозчик подписывает Т4 и завершает перевозку. Документ уходит в ГИС ЭПД.
Расхождения указываются ДО подписи. После подписания титула изменить их уже нельзя — потребуется новый документ и повторное согласование всех сторон. Цена невнимательности при оформлении ЭТрН выше, чем на бумаге: вычеркнуть строку задним числом не получится.
Что нужно ресторану технически
Подписи
Титул грузополучателя подписывается квалифицированной электронной подписью. Возможны два варианта:
- КЭП юридического лица на руководителя — подписывает директор.
- КЭП физического лица на сотрудника + машиночитаемая доверенность (МЧД) от руководителя — подписывает приемщик или управляющий. Для сети с несколькими точками это единственный рабочий вариант.
Оператор
Нужен оператор, который подключен к ГИС ЭПД. Обмен ЭТрН идет не напрямую с поставщиком, а через аккредитованного оператора с загрузкой документа в государственную систему. К 1 сентября 2026 года в ГИС ЭПД работают одиннадцать аккредитованных операторов с настроенным обменом между собой.
Проверьте, поддерживает ли ГИС ЭПД ваш текущий оператор ЭДО. Если ваш поставщик работает у другого оператора — документ все равно дойдет через роуминг, отдельный договор с оператором поставщика не нужен.
Люди
Назначьте двух ответственных и запишите в регламент приемки:
- Кто физически принимает поставку и считает товар.
- Кто подписывает Т3 — и что делать, если этого человека нет на смене.
Чек-лист: что успеть до 1 сентября
- Разобрать топ поставщиков по способу доставки
- Проверить своего оператора ЭДО на поддержку ГИС ЭПД
- Оформить КЭП и МЧД на тех, кто принимает поставки
- Договориться с поставщиками
- Назначить ответственных и обновить регламент приемки
- Провести 1–2 реальные приемки по ЭТрН до 1 сентября
Частые вопросы
Можно ли отказаться от ЭТрН и остаться на бумаге?
Нет. С 1 сентября 2026 года обязанность действует для всех, кто не попал в один из восьми случаев приказа Минтранса № 262. До 1 марта 2027 года за бумагу при остановке машины не штрафуют, но обязанность от этого не исчезает, и налоговые последствия остаются.
Что делать, если поставщик пока работает только на бумаге?
Принимать по бумаге. Ответственность за оформление перевозочного документа лежит на грузоотправителе, а не на вас. Параллельно стоит зафиксировать письменно, когда поставщик планирует переход, чтобы не выяснять это на разгрузке.
Нужен ли отдельный договор с оператором, если поставщик у другого оператора?
Нет. Между операторами настроен роуминг: документ дойдет до вас через вашего оператора.
Поставщик привез несколько заказов одной машиной — сколько ЭТрН?
Считается по получателю и адресу выгрузки, а не по числу заказов. Один получатель и один адрес — одна накладная на весь груз. Сборный груз на несколько адресов — несколько накладных.
Что делать, если во время приемки не работает интернет?
Отсутствие доступа к интернету входит в перечень исключений приказа № 262: в такой ситуации накладную законно оформить на бумаге. Зафиксируйте факт отсутствия связи, чтобы позже объяснить бумажный документ при закрытии месяца.
Можно ли изменить уже подписанную ЭТрН?
Нет. Потребуется новый документ и повторное согласование всех сторон. Именно поэтому расхождения фиксируются до подписи.
Можно ли аннулировать ЭТрН?
Да, но только до завершения перевозки и при согласии участников, с указанием причины. После завершения перевозки — только корректирующие документы.
Что делать, если поставщик указал неверного грузополучателя, а заказ нужен срочно?
Товар принимайте — физическая приемка от документа не зависит. Титул с неверным получателем подписывать не следует: попросите поставщика сформировать корректный документ. Расхождение зафиксируйте в акте приемки, чтобы срок не выглядел как ваша задержка.
Мы развозим продукцию с фабрики-кухни по своим ресторанам. Нужна ЭТрН?
Если отправитель и получатель — одно юрлицо, перевозка попадает в исключения приказа № 262 и ЭТрН не требуется. Если развозка идет между разными юрлицами или через стороннюю службу доставки — требуется.
Какие пункты стоит добавить в договор с поставщиком?
Способ доставки и указание, входит ли перевозка отдельной оплачиваемой строкой; обязанность сторон оформлять перевозочные документы электронно; оператора и порядок обмена; сроки подписания титулов; порядок действий при расхождениях.
