Можно ли зачесть излишки одного товара в счёт недостачи другого?

Только если подтверждено, что это пересорт одного и того же товара, например из-за дубля карточки. Излишек апельсинов не компенсирует недостачу говядины: у каждого расхождения своя причина, и её нужно найти.

Зачем указывать единицу измерения в названии товара?

Так при оприходовании накладной сразу видно, что это товар, а не блюдо или заготовка с похожим названием, и в какой единице он учитывается. Это снижает риск ошибок в приходе и технологических картах.

Почему в бланк инвентаризации попадают блюда?

Чаще всего из-за технологической карты с неверной датой начала действия, неверного типа позиции, несовпадения единиц измерения или оприходования блюда вместо товара. Удалять такие строки без разбора нельзя: ошибка будет повторяться каждый месяц.

Как посчитать, на сколько дней хватит запаса товара?

Разделите остаток на конец периода на средний дневной расход: расход за период, делённый на число дней в периоде. Например, 115 банок при расходе 25 банок за 31 день — это примерно 143 дня запаса.

Что значит наценка 0% в отчёте о продажах?

Обычно у позиции нет входящей цены: накладная на товар не оформлена или потеряна. Проверьте приходные документы, движение товара и технологическую карту.

Почему у блюда отрицательная наценка?

Частые причины — скидки (акции, скидки для собственников и сотрудников), продажа услуги вроде аренды зала или модификаторы без себестоимости. Проверьте отчёт до и после скидок и тип позиции.

Электронный документооборот для HoReCa

Простой учёт алкоголя без штрафов

Автоматическое гашение ВСД

Приёмка и списание маркированной продукции

Поставщикам

AI-закупщик

Переведём ваших клиентов на ЭДО

Цифровой закупщик для ресторанов

Ресторан / Кафе

Бар / Паб / Кальянная

Стритфуд / Пиццерия / Суши

Отчётность в госсистемы по всей продукции

Алкоголь, табак и другие товары

Закроем вопросы по «Честному знаку» и «Меркурию»

Гостиницы / Санатории

Фокус на отдыхающих, а не на отчётности

Столовая / Кулинария

Поможем с отчётностью по любым продуктам

Кофейня / Пекарня

Всё для работы с ветеринарной продукцией и не только

Франшизы / Сети

Наладим отчётность сразу для всех точек

Анонсы ближайших вебинаров и записи прошедших

Полезные материалы для бухгалтеров-калькуляторов и рестораторов

Все новости документооборота и регулирования ресторанов

Курсы

Поможем разобраться во всех тонкостях работы ресторана

Кейсы

Боли наших клиентов и способы их решения с помощью DocsInBox

О компании

Техподдержка

Работа в DocsInBox

Лидер рынка документооборота для ресторанов

Контакты, время работы и инструкции по работе

Присоединяйтесь к команде

Контакты

+7 495 118 25 38

Бесплатно

Покажем, где риск штрафа

Проверим остатки и накладные

Бесплатный аудит вашего кабинета ЕГАИС

Разберем ваш случай и подскажем, что делать. Бесплатно

Как закрыть вопрос по маркировке в моем заведении?

Бесплатная консультация по вашему вопросу

Подключим кабинеты Честного знака, ЕГАИС и Меркурия за вас. Начнете работать без ожидания.

Зарегистрируем вас в госсистемах за 1 день

Присылаем отчет и советы

Проверяем ваш кабинет

Оставляете заявку

Бесплатный аудит вашего кабинета Меркурия

Проверим коды, остатки и документы по 9 показателям за 2 минуты. Найдем ошибки до проверки. Бесплатно.

Бесплатный аудит вашего кабинета Честного знака

Найдите ошибки
в «Честном знаке»
до того, как они станут штрафами

Найдем ошибки

Покажем, как исправить

Бесплатно

Пройти аудит онлайн

Онлайн аудит по 9 показателям за 2 минуты

Ошибки товарно-складского учёта в ресторане: как найти их по номенклатуре, инвентаризации и отчётам

Одна неверная карточка товара в учётной системе ресторана тянет за собой ошибки в технологических картах, списаниях, себестоимости и наценке, а замечают их обычно только на инвентаризации. В этой статье расскажем, какие отчёты и признаки помогают бухгалтеру-калькулятору найти такие ошибки и что проверять в первую очередь.

Содержание

Что проверять в товарно-складском учёте
Почему в учёте накапливаются ошибки
Номенклатура: правила, которые предотвращают ошибки
Инвентаризация: как проверить бланк и разобрать результат
Оборотно-сальдовая ведомость: где заморожены деньги
Отчёт о продажах: нулевая и отрицательная наценка
Чек-лист ежемесячной проверки
Что можно автоматизировать
Заключение
Главное из статьи
Частые вопросы

Что проверять в товарно-складском учёте

Товарно-складской учёт — это движение продуктов в ресторане: приход по накладным, перемещения между складами, списания, продажи и остатки. На его данных строятся управленческий, финансовый и налоговый учёт: если в товарно-складском учёте ошибка, она переходит в себестоимость блюд, отчёты для собственника и документы для проверок.

Практики учёта в ресторанах выделяют четыре контрольные точки, по которым бухгалтер-калькулятор может понять, насколько данным можно доверять:

Номенклатура

Структуру справочника: товары, заготовки и полуфабрикаты, блюда, модификаторы

Дубли карточек, разные единицы измерения у одного товара, заготовки в чужих папках

Инвентаризация

Фактические остатки и расхождения с учётом

Большие излишки или недостачи, блюда в бланке, остатки ведомости не совпадают с остатками на складе

Расширенная оборотно-сальдовая ведомость

Закупку, расход и остатки по каждому товару за период

Запас на месяцы вперёд, движение по товару, который вышел из меню

Отчёт о продажах (марочный отчёт)

Продажи, себестоимость и наценку по каждому блюду

Нулевая или отрицательная наценка, резкий рост себестоимости

Ни один из этих отчётов не даёт полной картины сам по себе. Ошибка в номенклатуре проявляется на инвентаризации, а ошибка в приходе — в отчёте о продажах. Поэтому их стоит смотреть вместе и регулярно.

Почему в учёте накапливаются ошибки

Большая часть ошибок — не результат воровства, а следствие того, как устроена работа с данными:

Нет единого правила для справочника. Каждый новый бухгалтер-калькулятор создаёт карточки «как ему удобно», и в базе появляются дубли: «Филе куриное», «Курица филе», «Филе кур.».
Изменения в рецептуре не доходят до бухгалтерии. Блюдо ввели в меню по одной технологической карте, а потом шеф поменял ингредиент или выход и не сообщил об этом. Себестоимость в системе остаётся старой до ближайшей инвентаризации.
Приход оформляют не на тот склад или не тем товаром. Например, ставят на приход блюдо вместо товара с похожим названием или приходуют бар на кухню.
Новый товар заводят без вопросов. Пришли сливки другой жирности — создали новую карточку, не выяснив, временная это замена или постоянная.
Результаты инвентаризации не разбирают. Смотрят только на итог «плюс на минус», а излишки и недостачи по отдельным товарам остаются без объяснения.

Ошибки цепляются друг за друга: дубль карточки даёт неверную технологическую карту, она — неверное списание, а списание — неверную себестоимость и наценку. Если не разбирать инвентаризацию, итоговые цифры ресторана перестают отражать реальность.

Номенклатура: правила, которые предотвращают ошибки

Номенклатуру в учётной системе часто называют лицом бухгалтера-калькулятора: по ней сразу видно, можно ли доверять остальному учёту. Справочник должен быть понятен не только тому, кто его вёл, но и новому сотруднику, шеф-повару, управляющему и тому, кто будет проверять учёт при масштабировании бизнеса.

Структура справочника

Товары, заготовки и полуфабрикаты, блюда и модификаторы хранятся в отдельных папках. Внутри товаров — подгруппы: бакалея, мясная продукция, морепродукты, соусы и так далее. Когда всё лежит в одной папке, невозможно быстро понять, из чего состоит блюдо и какие заготовки должны попасть в бланк инвентаризации.

Правила наименования

Главное — единый регламент, которому следуют все, кто работает с базой. Один из рабочих вариантов:

Товар

Первым словом — основной продукт, затем уточнение, в конце — единица измерения

Курица филе, кг
Свинина окорок, кг

Заготовка, полуфабрикат

Первым словом — основа, в конце — пометка «ПФ»

Говядина маринованная ПФ
Соус сырный ПФ

Блюдо

Без пометок: это название, которое попадает в чек

Паста с курицей

Единица измерения в названии товара сразу отличает его от блюда и заготовки при оприходовании накладной. А одинаковый порядок слов выстраивает однотипные товары рядом по алфавиту: «Курица бедро» и «Курица филе» стоят в бланке инвентаризации друг под другом, и повару проще их найти и посчитать. Лишние пометки вроде заглавных букв или окончаний «Т» и «ингр» регламент убирает.

Отдельные карточки нужны, если это действительно разные товары: свежий, маринованный и молотый имбирь — три позиции. Если в концепции используется только один вид продукта, достаточно одной карточки.

Пример ошибки в номенклатуре. В списке товаров рядом стоят «Курица филе», «Печень куриная», «Грудка утиная», «Лопатка свиная, шт» и «Свинина рваная». Порядок слов разный, поэтому похожие товары разбросаны по алфавиту, а у лопатки указаны штуки вместо килограммов. Последствия: технологическая карта будет составлена в неверной единице измерения, списание пойдёт неправильно, и на инвентаризации появится расхождение, которое придётся долго искать.

Если товар поступает в одной единице, а в рецептуре используется в другой (например, растительное масло приходит в литрах, а в технологических картах учитывается в килограммах), это фиксируется в настройках фасовки, а не созданием второй карточки.

Инвентаризация: как проверить бланк и разобрать результат

Инвентаризация — главный индикатор проблем: по её результатам видны ошибки в технологических картах, процентах отходов, списаниях, приходах и даже текучесть персонала. Проводить её стоит не реже раза в месяц: меню, поставщики и продукты в ресторане меняются быстро, и за два месяца без проверки ошибка, например в проценте отходов лосося или креветок, успевает исказить себестоимость.

Как подготовить и проверить бланк

Дата и время проведения выставлены корректно.
Позиции разнесены по своим складам: товар бара не должен попадать в инвентаризацию кухни, если он не перемещался туда документом.
В бланке нет остатков блюд и заготовок, кроме тех позиций, которые списываются готовым блюдом.
Бланк заполнен по группе самого верхнего уровня, а не только по папке «Товары». Тогда в него попадут все позиции с остатками, включая ошибочные, и их можно будет разобрать.
Порядок позиций удобен тем, кто считает: по алфавиту или по группам. Это стоит заранее обсудить с шеф-поваром и барменом.

Как проверить, что посчитано всё

После проведения инвентаризации остатки должны совпадать в четырёх местах: в инвентаризационной ведомости, на складе, в расширенной оборотно-сальдовой ведомости и в товарном отчёте. Допустима разница в копейки, но не в тысячи рублей. Только при этом условии можно считать, что инвентаризацией охвачены все товары.

Частая причина расхождения — товар вышел из меню и месяцами лежит на складе непосчитанным. Через несколько месяцев его находят, выбрасывают, и в инвентаризации внезапно появляется минус по позиции, у которой давно не было движения.

Излишки и недостачи — две разные ошибки

Итог «недостача 15 000 ₽, излишки 23 000 ₽, в целом плюс» ничего не говорит о качестве учёта. Излишек апельсинов не компенсирует недостачу говядины: это разные товары, и у каждого расхождения своя причина. Большие излишки должны настораживать так же, как большие недостачи: часто за ними стоит неверная технологическая карта или неправильный приход.

Пример: излишек и недостача сливок

По результатам инвентаризации у «Сливок 20–22%» излишек, а у «Сливок 30–35%» недостача примерно на ту же величину. Первое желание — сделать пересорт и закрыть вопрос. Делать этого сразу не стоит: одинаковое количество — повод для проверки, а не для исправления.

Проведите расследование. Выясните у шеф-повара, что происходило с этим товаром: например, шеф мог заказать сливки другой жирности для проработки нового блюда и использовать их вместо обычных.
Проверьте приход и списание. На какой склад и какой карточкой оприходовали сливки, были ли внутренние перемещения, как оформлены списания.
Проверьте карточки в действующих технологических картах. Возможно, после прихода новой жирности создали новую карточку товара, а в рецептурах осталась старая. Это и есть дубль.
Исправьте подтверждённую ошибку и сверьте остатки. Только после этого решайте, нужен ли пересорт.

У сливок разной жирности разная цена, поэтому пересорт между ними меняет себестоимость блюд и наценку. Если пересортом регулярно закрывать расхождения между разными товарами, теряется смысл и инвентаризации, и технологических карт. По этой же причине к акту переработки стоит относиться как к одной из самых рискованных операций: проводить его только после проверки и с комментарием в документе.

Почему блюда попадают в бланк инвентаризации

Если в бланке появились остатки блюд, причину нужно найти, а не просто удалить строки. Иначе они будут появляться каждый месяц. Возможные причины:

технологическую карту завели с датой начала действия позже, чем начались продажи, и часть продаж прошла без списания ингредиентов;
у блюда указан неверный тип или группа, и система учитывает его как товар;
единица измерения в технологической карте не совпадает с единицей продажи;
блюдо оприходовали по накладной вместо товара с похожим названием, например «Котлеты» из меню вместо полуфабриката;
продукция закупается на стороне или поступает из собственного цеха: такие схемы настраиваются отдельно, например через акты приготовления и версии технологических карт.

Пример: в учёте 174 кг куриного филе, а посчитали 81 кг

Шеф записал в бланк 71 кг куриного филе и ещё 10 кг в полуфабрикатах, а программа показывает 174 кг. Первая реакция — «программа считает неправильно». Обычно же причина в одном из трёх мест:

Ошибка при занесении остатков. Например, вместо «1,40» ввели «140».
Филе «спрятано» в заготовках. Часть остатка лежит в составе полуфабрикатов и блюд, которые были в наличии на момент инвентаризации. В сличительной ведомости это видно отдельно.
Неверный приход или списание по одной из карточек филе.

Разбирать такие случаи удобно вместе с шеф-поваром, открывая каждую заготовку и показывая, сколько в ней заложено продукта. Для заведений с большим количеством заготовок, например суши-баров, это особенно важно: значительная часть сырья в любой момент находится в полуфабрикатах.

Записаться на демо

Покажем, как электронные накладные поставщиков попадают в учётную систему ресторана без ручной перебивки и как контролировать расхождения по количеству и цене прямо при приёмке.

Оборотно-сальдовая ведомость: где заморожены деньги

Расширенная оборотно-сальдовая ведомость показывает движение каждого товара за период: остаток на начало, приход, расход (продажи и списания) и остаток на конец. Такой отчёт есть в любой учётной системе, от iiko до 1С. По нему видно:

сколько закупили, сколько израсходовали и что осталось;
какие группы товаров дают основные затраты;
где закупают с запасом и «замораживают» деньги;
движение товаров по поставщикам и полноту инвентаризации: что попало в бланк, а что нет.

Как посчитать запас в днях

Главный показатель для поиска лишних запасов — оборачиваемость, то есть на сколько дней хватит текущего остатка при текущем расходе.

Формула. Запас в днях = остаток на конец периода ÷ (расход за период ÷ число дней в периоде)

Пример для кофейни за период 31 день:

Кока-кола 0,33 л, шт

96 / 25

115

≈ 143 дня

Сироп для кофе, л

48,6

23,4 / 10,1

61,9

≈ 190 дней

Колы при таком расходе хватит почти на пять месяцев, сиропа — больше чем на полгода. При этом за месяц закупили ещё 96 банок колы, хотя склад и так был полон.

Как трактовать результат

Большое число дней — повод разобраться, а не сразу наказывать закупщика. Колу могли закупить под банкет, а в банкетном заведении закупка в конце месяца под выходные нормальна. Важно учитывать сезонность и концепцию. А «Сироп для кофе» одной позицией в большой кофейне — сигнал о проблеме в номенклатуре: если сиропы разных вкусов учитываются вместе, понять, какой из них лежит без движения, невозможно. Такие позиции лучше разбить по вкусам.

Как ориентир эксперты HorecaUchet приводят оборачиваемость товаров кухни в среднем 7–10 дней, а для алкоголя, особенно дорогого, — 14–21 день. Конкретные нормы зависят от концепции, поэтому их стоит согласовать с управляющим.

Ведомость удобно сравнивать за несколько периодов или по нескольким заведениям: например, посмотреть, что происходило с говядиной в последних шести инвентаризациях, не открывая движение товара по каждому месяцу отдельно.

Отчёт о продажах: нулевая и отрицательная наценка

Отчёт о продажах за период (его ещё называют марочным отчётом) показывает по каждому блюду количество продаж, выручку до и после скидок, себестоимость и наценку. Это не только отчёт для управляющих: бухгалтер-калькулятор находит в нём ошибки, которые не видны в других местах.

Какое блюдо проверить первым

Сравните три блюда с изменившейся себестоимостью:

Паста

600 ₽

180 ₽ (30%)

240 ₽ (40%)

Котлета

500 ₽

150 ₽

50 ₽

Суп

350 ₽

105 ₽

0 ₽

Единственного правильного ответа здесь нет, есть гипотезы, и каждую нужно проверить данными.

Нулевая себестоимость у супа означает, что ресторан не знает, зарабатывает ли на блюде. Возможные причины:

технологическая карта пустая или действует не с той даты;
ингредиент пропущен в рецептуре или указан в другой единице измерения;
списание идёт по другой карточке товара;
по ингредиенту нет прихода, и у него нет входящей цены.

Резкое снижение себестоимости котлеты так же подозрительно, как рост: проверьте состав технологической карты, единицы измерения и цены прихода.

Рост себестоимости пасты с 30% до 40% — 60 ₽ с каждой порции. Проверьте приходные цены, единицы измерения, состав и выход технологической карты. Часто причина в том, что рецептуру изменили после запуска блюда, а бухгалтерию не предупредили, и реальная себестоимость стала видна только после инвентаризации. Если расчёт подтвердился, значит, блюдо всё это время продавалось с более низкой наценкой, чем планировалось, и цену или рецептуру нужно пересмотреть.

Что означает нулевая и отрицательная наценка

Наценка 0%

Нет прихода на товар или блюдо: накладная потеряна или не оформлена, и у позиции нет входящей цены

Приходные накладные, движение товара, технологическую карту

Отрицательная наценка

Скидки: акции, скидки для собственников и сотрудников больше 50%, скидки без категории

Скидки в отчёте до и после скидок, настройки скидок

Наценка −100%

Позиция без себестоимости, но с особым видом продажи: услуга (например, аренда зала) или модификатор

Тип позиции, технологические карты модификаторов

Слишком высокая наценка

Модификаторы «свёрнуты» в отчёте, и их себестоимость не учитывается; ошибка в технологической карте

Отчёт с развёрнутыми модификаторами, состав технологической карты

Модификаторы бывают информационными (без себестоимости) и платными, например альтернативное молоко в кофейне. Если их свернуть в отчёте, наценка блюда выглядит лучше, чем есть, а потом непонятно, почему при «прекрасной наценке» нет прибыли.

Чек-лист ежемесячной проверки

Номенклатура: новые карточки соответствуют регламенту наименования, нет дублей, у товаров верные единицы измерения, заготовки и блюда лежат в своих папках.
Приходы: все накладные оприходованы, на правильные склады и правильными карточками, без блюд вместо товаров.
Технологические карты: изменения рецептуры за месяц внесены, даты начала действия корректны, нет пустых карт у продающихся блюд.
Бланк инвентаризации: заполнен по группе верхнего уровня, правильная дата, позиции по своим складам, нет блюд.
Итоги инвентаризации: излишки и недостачи разобраны по каждому товару отдельно, пересорт и переработка — только после проверки.
Полнота: остатки инвентаризационной ведомости, склада, оборотно-сальдовой ведомости и товарного отчёта совпадают.
Оборотно-сальдовая ведомость: посчитан запас в днях, позиции с запасом на месяцы вперёд и без движения обсуждены с управляющим.
Отчёт о продажах: нет позиций с нулевой и отрицательной наценкой без объяснения, проверены скидки и модификаторы.

Что можно автоматизировать

Правила номенклатуры, технологические карты и разбор инвентаризации остаются работой бухгалтера-калькулятора и шеф-повара: это решения, которые требуют знания концепции и разговора с командой. А вот ручной ввод документов, из-за которого возникает значительная часть ошибок в приходах, можно убрать.

DocsInBox помогает навести порядок на входе в учёт:

Электронные накладные поставщиков поступают в DocsInBox и выгружаются в учётную систему ресторана (iiko, r_keeper, 1С и другие), поэтому бухгалтеру не нужно перебивать документы вручную.
Приёмка с расхождениями: несоответствия по количеству фиксируются при приёмке и сразу направляются поставщику, а в учёт попадает то, что пришло на самом деле.
Контроль закупочных цен: в модуле для закупок видна история цен и отклонения цены поставки от прайс-листа, поэтому скрытое подорожание товара обнаруживается до того, как оно проявится в себестоимости блюд.
ЕГАИС, Меркурий и Честный знак работают в том же окне: приёмка алкоголя, ветеринарных документов и маркированных товаров не требует отдельных сервисов.

Автоматизация не исправит неверную технологическую карту или хаос в справочнике. Но когда приходы корректны и своевременны, инвентаризация показывает настоящие проблемы, а не последствия опечаток в накладных.

Получить консультацию

Расскажем, как подключить электронные накладные, ЕГАИС, Меркурий и Честный знак в одном сервисе и освободить время бухгалтера-калькулятора для анализа учёта.

Заключение

Ошибки товарно-складского учёта редко бывают случайными: их порождают отсутствие правил в номенклатуре, неразобранные инвентаризации и приходы, оформленные «как получилось». Четыре отчёта — справочник номенклатуры, инвентаризация, оборотно-сальдовая ведомость и отчёт о продажах — позволяют найти их системно. Каждый показатель в этих отчётах должен вести к конкретной проверке, а исправление делается только после того, как причина подтверждена.

Главное из статьи

Единый регламент наименования (основной продукт первым словом, единица измерения у товаров, «ПФ» у полуфабрикатов) предотвращает дубли карточек и ошибки в технологических картах.
Инвентаризацию проводят не реже раза в месяц, а бланк заполняют по группе верхнего уровня, чтобы увидеть все ошибочные позиции.
Излишки и недостачи — разные ошибки: их разбирают по каждому товару, а пересорт и переработку делают только после проверки приходов, списаний и технологических карт.
Остатки должны совпадать в инвентаризационной ведомости, на складе, в оборотно-сальдовой ведомости и товарном отчёте.
Запас в днях по оборотно-сальдовой ведомости показывает, где ресторан заморозил деньги в лишних закупках.
Нулевая наценка обычно означает отсутствие прихода, отрицательная — скидки, услуги или модификаторы; каждый случай проверяется отдельно.

Частые вопросы

Не реже раза в месяц, можно чаще. При более редких инвентаризациях ошибки в технологических картах и процентах отходов успевают исказить себестоимость за несколько месяцев, и найти их причину становится сложнее.