Приглашаем на бесплатный вебинар!
Запишитесь на консультацию
Нужна помощь
с автоматизацией ресторана?
Отправьте заявку и поможем разобраться!
Акт разбора и акт переработки: когда нужен каждый документ и почему один не заменяет другой
Акт разбора делит один товар на несколько составляющих, а акт переработки превращает один товар в другой, и подмена одного документа другим искажает себестоимость и остатки. В статье разберём, в каких ситуациях нужен каждый документ, как рассчитать проценты себестоимости и как не потерять деньги на пересорте и разделке.
Содержание
- Чем акт разбора отличается от акта переработки
- Почему эти документы путают и к чему это приводит
- Три ситуации, в которых нужен акт разбора
- Когда нужен акт переработки
- Как составить акт разбора: формула и пример расчёта
- Алгоритм: какой документ оформлять
- Что даёт автоматизация
- Как в этом помогает DocsInBox
- Заключение
- Главное из статьи
- Частые вопросы
Чем акт разбора отличается от акта переработки
В складском учёте общепита есть два документа, которые часто путают из-за похожих названий. Акт разбора отвечает на вопрос «на что разделился товар»: из одной единицы исходного сырья получается несколько разных составляющих, например из тушки цыплёнка — филе, бедро, крыло, набор для бульона и отходы. В iiko этот документ называется «акт разбора», в Store House похожую операцию выполняет «декомплектация». Акт переработки отвечает на вопрос «во что превратился товар»: один продукт становится другим, а его стоимость переносится на новый.
Признак
Акт разбора
Акт переработки
Суть операции
Разделение на составляющие
Создание нового товара из исходного
Число получаемых позиций
Более одного (два и более)
Как правило, одна
Как переносится стоимость
Распределяется между составляющими по процентам себестоимости
Целиком переходит на новый товар с учётом нормы выхода
Типичный пример
Тушка → филе, бедро, крыло, суповой набор
Свежее мясо → маринованное
Почему эти документы путают и к чему это приводит
Ошибка почти всегда рождается не из незнания, а из желания «чтобы сошлось». Бухгалтер-калькулятор видит, что остаток по тушке отрицательный, а филе нет на складе, и оформляет любой документ, который быстрее всего выравняет цифры. Типичные подмены выглядят так:
Последствие у всех подмен одно: себестоимость блюд и остатки на складе перестают отражать реальность, и фудкост считается по неверным цифрам. Подробнее о том, как устроены технологические карты, на которых держится расчёт, можно прочитать в руководстве по ТТК, а о причинах минусов на складе — в материале про отрицательные остатки.
- Разбор туши оформляют актом переработки. Стоимость исходного товара переходит на одну позицию, а остальные составляющие остаются без себестоимости или получают условную.
- Пересорт прячут под переработку. Если поставщик привёз не ту позицию, акт переработки создаёт видимость законной операции, но на самом деле скрывает ошибку приёмки.
- Вместо акта вводят полуфабрикат. Составляющие заводятся как отдельные позиции без связи с исходным сырьём, и себестоимость перестаёт сходиться с закупкой.
- Документ не оформляют вовсе из страха получить отрицательный остаток. Остаток при этом всё равно уходит в минус, только позже и на другой позиции.
Последствие у всех подмен одно: себестоимость блюд и остатки на складе перестают отражать реальность, и фудкост считается по неверным цифрам. Подробнее о том, как устроены технологические карты, на которых держится расчёт, можно прочитать в руководстве по ТТК, а о причинах минусов на складе — в материале про отрицательные остатки.
Три ситуации, в которых нужен акт разбора
1. Разделка туши или крупного отруба
Классический случай: закупили тушку целиком, а на кухню она уходит филе, бедром, крылом и набором для бульона. У каждой части своя цена и своё назначение в меню, поэтому стоимость тушки нужно распределить между ними.
2. Один кусок даёт несколько составляющих
Креветка в панцире даёт мясо и хитин, говядина с тонким краем даёт мякоть для стейков и обрезь, например для люля. Если составляющие используются по-разному, а особенно если одна из них имеет собственную цену, нужен акт разбора.
3. Качество сырья «плавает» от партии к партии
Выход гранатовых зёрен или лососевого филе зависит от кондиции партии. По словам спикера вебинара, здесь работает двухуровневая практика:
- если отклонения небольшие, берут среднее по трём замерам и закладывают запас 1,5–2%;
- если разница между партиями заметная, среднее не работает, и для каждой партии оформляют отдельный акт разбора.
Когда нужен акт переработки
Акт переработки нужен, когда из одного товара получается один другой: например, сырое мясо маринуют, и в учёте оно становится маринованным. Стоимость сырья переносится на новый товар, а норма выхода учитывает потери. Если же на выходе несколько равноценных составляющих, переработка уже не подходит, потому что стоимость нужно делить между ними.
Пересорт не повод для акта переработки. Если поставщик привёз одну позицию вместо другой, это ошибка поступления. Её исправляют корректировкой документов поступления или инвентаризацией, а не созданием нового товара из старого.
Как составить акт разбора: формула и пример расчёта
В акте разбора для каждой составляющей указывается вес и процент себестоимости, то есть доля стоимости исходного товара, которая на неё приходится. Сумма процентов по всем составляющим должна быть равна 100%, иначе документ не сохранится: это подтверждается справкой и iiko, и Store House.
% себестоимости = цена составляющей за кг × вес составляющей ÷ стоимость исходного товара × 100
Покажем на условном примере: тушка весом 10 кг стоит 1 800 ₽. Цифры учебные, реальные цены зависят от поставщика и региона.
Составляющая
Вес, кг
Цена за кг, ₽
Стоимость, ₽
Себестоимости, %
Филе
2,0
350
700
38,9%
Бедро
3,0
220
660
36,7%
Крыло
1,5
150
225
12,5%
Суповой набор (по остатку)
3,0
≈71,7
215
11,9%
Суповой набор (по остатку)
3,0
≈71,7
215
11,9%
Отходы
0,5
0
0
0%
Итого
10,0
-
1 800
100%
Здесь работают три правила. Во-первых, отходам назначается нулевая цена: они занимают вес, но не стоимость. Во-вторых, составляющая без собственной рыночной цены, как суповой набор, получает остаток стоимости: из 1 800 ₽ вычитаем 700, 660 и 225 и получаем 215 ₽. В-третьих, вес составляющих и отходов должен совпасть с весом исходного товара, и это стоит проверять до проведения документа.
Если разбор повторяется регулярно, полезно сверять реальный выход с нормой: систематическое отклонение сигнализирует о проблеме с качеством сырья, разделкой или весами. Как связать разбор с остатками и инвентаризацией, описано в материале про инвентаризацию.
Если разбор повторяется регулярно, полезно сверять реальный выход с нормой: систематическое отклонение сигнализирует о проблеме с качеством сырья, разделкой или весами. Как связать разбор с остатками и инвентаризацией, описано в материале про инвентаризацию.
Запишитесь на консультацию
Алгоритм: какой документ оформлять
Чтобы не гадать, каждый раз проходите одни и те же шаги.
- Определите, что происходит с товаром. Если из одного товара получается несколько продуктов, нужен акт разбора. Если один товар превращается в другой, нужен акт переработки.
- Проверьте стоимость исходного товара. Она берётся из принятой накладной. Если накладная проведена с ошибкой, ошибка перейдёт во все составляющие.
- Взвесьте составляющие. Сумма весов составляющих и отходов должна совпасть с весом исходного товара.
- Назначьте цены за килограмм. Для составляющих с рыночной ценой используйте цену поставщика. Для составляющей без цены, например супового набора, примените принцип остатка.
- Рассчитайте проценты себестоимости. Разделите стоимость каждой составляющей на стоимость исходного товара. Отходам назначьте нулевую цену.
- Проверьте, что сумма равна 100%. Если сумма не сходится, поправьте цены или веса. Документ не сохранится, пока сумма не будет равна 100%.
- Проведите документ в день разбора. Так остатки составляющих появятся на складе тогда, когда они реально поступили на кухню.
Для быстрого выбора документа пригодится сводка:
Ситуация
Документ
Тушка или крупный отруб делится на несколько частей
Акт разбора
Один продукт даёт несколько составляющих (креветка и хитин, говядина и обрезь)
Акт разбора
Сырьё разного качества, заметный разброс между партиями
Акт разбора на каждую партию
Небольшие колебания выхода
Среднее по трём замерам и запас 1,5–2%
Один товар превращается в другой (маринование, засолка)
Акт переработки
Поставщик привёз не ту позицию (пересорт)
Корректировка поступления или инвентаризация, но не переработка
Что даёт автоматизация
Формулы в акте разбора простые, сложность в другом: все расчёты стоят на стоимости исходного товара. Если накладная введена вручную с опозданием или с ошибкой в цене, неверными окажутся и проценты, и себестоимость всех составляющих. Поэтому автоматизировать полезнее всего не сам разбор, а поступление: накладная должна попадать в систему вовремя и без ручного переноса, а номенклатура поставщика сопоставляться с вашей без ошибок.
За решением о том, какой документ оформить, остаётся человек: система не знает, разделили вы тушку или переупаковали товар. Автоматизация лишь убирает рутину и ошибки ввода вокруг этого решения. Подробнее о том, как связаны точный учёт и фудкост, читайте в статье про оптимизацию фудкоста.
За решением о том, какой документ оформить, остаётся человек: система не знает, разделили вы тушку или переупаковали товар. Автоматизация лишь убирает рутину и ошибки ввода вокруг этого решения. Подробнее о том, как связаны точный учёт и фудкост, читайте в статье про оптимизацию фудкоста.
В акте разбора для каждой составляющей указывается вес и процент себестоимости, то есть доля стоимости исходного товара, которая на неё приходится. Сумма процентов по всем составляющим должна быть равна 100%, иначе документ не сохранится: это подтверждается справкой и iiko, и Store House.
Как в этом помогает DocsInBox
DocsInBox помогает навести порядок на входе, где закладывается точность всей дальнейшей себестоимости. Электронная накладная появляется в сервисе сразу после того, как поставщик её создаст, а ИИ сопоставляет номенклатуру поставщика с номенклатурой заведения. Это сокращает ручной ввод и снижает риск ошибки в стоимости исходного товара. В разделе про электронный документооборот также описано сравнение цен с прайс-листом поставщика и еженедельный отчёт.
Для заведений, работающих с животной продукцией, есть отдельный продукт — «Меркурий»: он автоматически гасит ветеринарные сопроводительные документы и напоминает о них. Подробности по тарифам и подключению — на сайте или у менеджера.
Для заведений, работающих с животной продукцией, есть отдельный продукт — «Меркурий»: он автоматически гасит ветеринарные сопроводительные документы и напоминает о них. Подробности по тарифам и подключению — на сайте или у менеджера.
Запишитесь на консультацию
Заключение
Акт разбора и акт переработки решают разные задачи: первый делит один товар на несколько составляющих и распределяет между ними стоимость, второй превращает один товар в другой. Подмена одного документа другим, как и попытка «выровнять» остатки пересортом, ведёт к неверной себестоимости и неверному фудкосту. Чтобы этого избежать, определяйте характер операции до оформления, проверяйте, что сумма процентов равна 100%, и следите за точностью накладной, с которой всё начинается.
Главное из статьи
- Акт разбора делит товар на составляющие, акт переработки превращает один товар в другой: это разные операции, и один документ не заменяет другой.
- Разбор нужен, когда на выходе получается более одного продукта: разделка туши, креветка и хитин, говядина и обрезь.
- Сумма процентов себестоимости в акте разбора должна быть равна 100%, иначе документ не сохранится.
- Отходам назначают нулевую цену, составляющей без рыночной цены, например суповому набору, достаётся остаток стоимости.
- При нестабильном качестве сырья небольшие отклонения закрывает среднее по трём замерам с запасом 1,5–2%, а заметные требуют отдельного акта на партию.
- Пересорт сам по себе не основание для акта переработки: его исправляют корректировкой поступления или инвентаризацией.
Частые вопросы
Акт разбора разделяет один товар на несколько составляющих: из тушки получаются филе, бедро, крыло и набор для бульона. Акт переработки создаёт из одного товара другой, например из свежего мяса — маринованное, и переносит на него стоимость исходного. Первый документ про разделение, второй — про превращение.
Лучше не стоит. Акт переработки не распределяет стоимость исходного товара между несколькими частями по их ценности, поэтому себестоимость каждой части получится условной, а остатки по ним — искажёнными. Для разделения на составляющие предназначен акт разбора.
Проценты показывают, какую долю стоимости исходного товара получает каждая составляющая. Если сумма меньше или больше 100%, часть стоимости потеряна или создана из ничего. В учётных системах, например в iiko и Store House, такой документ не сохранится, пока сумма не будет равна 100%.
Умножьте цену составляющей за килограмм на её вес и разделите результат на стоимость исходного товара, затем умножьте на 100. Для отходов процент можно не считать — их цена равна нулю. Остаток стоимости получает составляющая, у которой нет собственной рыночной цены, например суповой набор.
Практика зависит от размаха отклонений. Если выход колеблется незначительно, можно взять среднее по трём замерам и заложить запас в 1,5–2%. Если разброс заметный, как у граната или лосося разной кондиции, среднее не сработает, и для каждой партии нужен свой акт разбора.
Как правило, нет: если получается один продукт с отходом, достаточно акта переработки с нормой выхода. Акт разбора нужен, когда составляющих больше одной, то есть два и более полноценных продукта.
Нет. Пересорт сам по себе не основание для акта переработки: если поставщик привёз не ту позицию или перепутал одну с другой, это исправляют корректировкой документов поступления или инвентаризацией, а не созданием нового товара.
