Автоматизация работы организаций общественного питания

Работа предприятий общественного питания отличается многогранностью, охватывая сразу несколько сфер деятельности – бухгалтерию, калькуляцию, складские операции, приготовление блюд и напитков, обслуживание покупателей, ведение финансового и управленческого учета. Если выполнять все перечисленные действия в ручном режиме, вероятность ошибок увеличится в разы, и предприятие едва ли сведет концы с концами. Поэтому в сфере HoReCa особенно актуальна автоматизация общепита. Она в разы повысит производительность предприятия и поможет получить высокую прибыль с одновременной экономией человеческих ресурсов и активов, а также с минимальным риском нареканий и штрафов.

Что такое комплексная автоматизация ресторана

Экосистема ресторана без автоматизации
Система автоматизации ресторана подразумевает использование специальных программных решений для повышения эффективности работы, роста уровня обслуживания и степени комфорта заведения для посетителей. Достичь перечисленных целей позволяет внедрение инновационных решений, разработанных специально для предприятий общепита. Их применение гарантирует оптимизацию управления предприятиям, процесса обслуживания посетителей и услуги доставки, точный и достоверный учет материальных активов, возможность всестороннего анализа достигнутых показателей работы и т.д.

Автоматизация общепита включает в себя несколько программных элементов:

  • Специальное приложение для официантов на планшете или мобильном телефоне. С его помощью можно принимать заказы, отправлять их на кухню для приготовления, где бланки печатают и принимают в работу.
  • Электронное меню, также размещенное на лэптопе и доступное по QR-коду. Оно помогает клиентам сориентироваться с выбором, выбрать дополнительный набор блюд и напитков, сделать заказ и найти что-то интересное для дегустации в дополнение к основному комплексу блюд. Результат – удовлетворение гостей и повышение скорости их обслуживания.
  • Кассовая программа для организации расчетов, к которой можно подключить систему начисления бонусов и скидок, программу лояльности, стоп-листы, информационные справочники товаров для кассира.
Также в комплексе автоматизации бара или кофейни предусмотрена специальная система товарного учета и составление электронных накладных для отслеживания остатков, формирования заказов, контроля сроков годности. Все это позволяет избежать нехватки продуктов на складе, а также строго контролировать оборот товаров с помощью регулярного проведения инвентаризации.

Если на предприятии трудятся десятки сотрудников, автоматизация кафе предложит программы для учета кадров и заработной платы. Здесь предусмотрены учет поставленных задач, контроль производительности труда и рабочего времени, автоматическое формирование графиков и начисление выплат с привязкой к отработанным часам. Это позволит отмечать и премировать наиболее эффективных работников, учить и дополнительно работать с новичками и отстающими, а также оптимизировать рабочую нагрузку и исключить переработки.

Решив автоматизировать ресторан, вы получите возможность анализировать данные деятельности предприятия. Система отчетов поможет выявить наиболее ходовые блюда и те, которые не пользуются спросом, работать с предпочтениями клиентов, просматривать и оценивать заказы в разное время суток и в разные сезоны года, чтобы гибко управлять работой заведения и подстраивать ее под потребности и пожелания посетителей.

Какие направления работы ресторанного бизнеса можно улучшить

Благодаря использованию автоматизированных решений удастся оптимизировать работу сразу нескольких подразделений предприятия общепита.

Бар и кухня

Прежде всего, автоматизация упрощает работу с техкартами на блюда в сети ресторанов, кафе или трактиров. В них можно будет добавлять и исключать ингредиенты и заготовки, расходные материалы и упаковку, влияющие на себестоимость и продажную цену. Грамотное ведение техкарт позволяет строго контролировать оборот товаров на складе и на кухне, отслеживать наценку, учитывать калорийность блюд и естественные потери в процессе переработки продуктов.

Также благодаря программным решениям удастся ускорить процесс передачи заказов поварам. При этом в каждом заказе можно будет прописывать пожелания конкретного посетителя – температуру блюда, степень остроты, наличие декора и дополнительных ингредиентов. Это избавит от ошибок и повысит степень удовлетворенности клиентов.

Одновременно с оптимизацией кухни можно автоматизировать бар, где покупателям предлагается широкий ассортимент алкоголя. Здесь важно не только наладить учет продукции на продажу и на приготовление коктейлей, но и предусмотреть возможность отправки сведений в ЕГАИС согласно последним законодательным требованиям. Также важно, чтобы автоматизированная система учета могла в несколько кликов формировать и отправлять в ФСРАР декларации о реализации алкогольных напитков, как того требует недавно введенный государственный учет.

Отправка данных в государственные базы учета

Помимо работы с ЕГАИС, рестораны и другие предприятия общественного питания должны отправлять сведения о своей деятельности в:
  • Систему «Честный ЗНАК» при продаже и использовании маркированных товаров – молочных продуктов, бутилированной воды, газированных напитков и т.д.
  • ФГИС «Меркурий» при закупке и обороте продукции животного происхождения: рыбы, молока, мяса.

Для удобства пользователей в системе учета должна быть предусмотрена автоматическая отправка данных в соответствующую государственную базу данных. Это позволит избежать ошибок и штрафов, своевременно проводить документы и работать в одном окне без необходимости переключаться между программами.

Продукция на складе

Контроль оборота товаров на складе позволит снизить риск злоупотреблений и порчи продукции, а своевременное получение данных по остаткам —провести инвентаризацию, оформить заказ на поставку и соблюсти установленные лимиты по отдельным видам товаров.

Особенно важно автоматизировать:
  • процесс приемки товаров от поставщика с использованием электронных накладных;
  • отслеживание минимальных остатков и возможность установления лимита для отдельных групп товаров;
  • контроль сроков хранения скоропортящейся продукции;
  • регулярную сверку остатков с данными учета для выявления пересортицы или недостачи.

Кассовые операции

Благодаря включению в программу автоматизации специального модуля для кассы удастся ускорить процесс обслуживания покупателей и мгновенно отправлять новые заказы на кухню для приготовления. В процессе расчета клиент кафе или столовой получает пречек с перечнем блюд и общей стоимостью, по которому вносит в кассу оплату. После оприходования денег посетителю выдают фискальный чек, дублирующий информацию пречека.

Важно: кассовые программы позволяют принимать оплату любым способом, в том числе через СБП, а также осуществлять расчет по депозитам и сертификатам. Мобильная касса позволит осуществлять расчет прямо за столом, что очень удобно для гостей заведения.

Обслуживание посетителей

Проблемная точка многих заведений общепита — медленное обслуживание. Однажды прождав своей очереди, наиболее нетерпеливые посетители могут уйти и не вернуться, выбрав бар или ресторан с более быстрым сервисом. Автоматизация предложит решение и этой задачи. Благодаря использованию терминалов и планшетных устройств прием и отправка заказов на кухню займут несколько минут. При этом удастся предусмотреть предпочтения клиента в отношении качества и объема блюд, а также точно рассчитать продажную цену.

Также в числе плюсов автоматического приема заказов через специальное программное решение – возможность внедрения системы скидок и бонусов, sms-рассылок с приглашениями, схем лояльности и поощрения для посетителей. Кроме того, благодаря учету можно работать с предпочтениями гостей, предлагать им более дорогие блюда и ненавязчиво мотивировать на более частые посещения. Также благодаря автоматизации можно перевести чаевые в безналичный формат и поощрять наиболее усердных сотрудников заведения.

Контроль работы персонала

Если в системе предусмотрена опция учета кадров и рабочего времени, выходов и выходных, начисление заработной платы удастся значительно упростить. Кроме того, можно отслеживать соблюдение рабочего графика каждым сотрудником, исключить переработки и начислять премии тем, кто отработал больше положенного времени.

Важно: автоматизация учета позволит настроить для каждого работника ограничения доступа к опциям и сервисам, не имеющим отношения к выполняемым обязанностям. Это позволит исключить злоупотребления и случайное исчезновение данных в результате допущенной ошибки.

Менеджмент, бухгалтерский и управленческий учет

Для этого направления автоматизация расширяет границы оценки достигнутых показателей работы – прибыли, рентабельности, уровня издержек. С помощью отчетов можно выявить наиболее рентабельные блюда и напитки, менять цены и отслеживать себестоимость, а также изменить и улучшить меню с учетом актуального спроса.

Для бухгалтера переход на автоматический учет – это возможность сразу получать информацию о поступлении и расходовании товаров, мгновенно вносить и проводить новые документы по базе, упростить составление отчетности. А если все элементы автоматизации связаны в единый блок, руководству будет проще контролировать и управлять бизнесом, опираясь на достоверные данные в режиме реального времени.

Почему важно автоматизировать ресторан

Экосистема ресторана с автоматизацией
Переход на программный учет и работу с посетителями через электронную систему требует определенных затрат и некоторое количество времени. Поэтому многие руководители опасаются, что расходы и ожидания не оправдаются. Однако такое мнение ошибочно – автоматизация с легкостью решит сразу несколько серьезных задач:
  • рост эффективности работы персонала, который сможет сосредоточиться на обслуживании посетителей, а не заниматься бумажной работой и составлением отчетов;
  • рост качества обслуживания, когда время оформления и отправки заказов на кухню сокращается до нескольких минут, а ошибки при уточнении предпочтений посетителя сводятся к нулю;
  • точный и достоверный контроль активов и финансовых показателей, благодаря которому удастся эффективно использовать имеющиеся ресурсы и избежать неоправданных потерь;
  • управление товарными запасами и контроль их оборота, своевременное оформление заказов для недопущения отсутствия какого-либо из популярных блюд;
  • получение десятков видов отчетов по разным аспектам работы заведения, что позволит контролировать и управлять его работой;
  • максимальная приближенность к посетителям и их желаниям – адаптация меню под уровень спроса, системы лояльности и персонифицированные предложения повысят число гостей и подарят дополнительную прибыль;
  • удобное взаимодействие с государственными учетными программами для своевременной отправки сведений об обороте маркированных и алкогольных товаров.
Контроль и анализ основных направлений работы заведения общественного питания заложит основу его успешной работы и поможет избежать штрафов, ошибок и недоработок, снижающих посещаемость и рейтинг компании.

Что необходимо для внедрения автоматизированных систем учета

Для удобства покупателей автоматизированных систем учета для общепита предлагаются комплекты оборудования и устройств для быстрой оптимизации работы заведения. В минимальный набор входят:
  • компьютерная техника и мобильные устройства, на которые можно установить выбранные программные решения;
  • фискальный регистратор с накопителем на срок 15 или 36 месяцев;
  • сканеры для считывания маркировочных кодов;
  • специальное кассовое оборудование с опцией отправки данных в государственные учетные системы.
Конкретный набор устройств и программ подбирается под нужды заказчика с учетом направления и особенностей его деятельности. Все предлагаемое оборудование совместимо между собой, что гарантирует его исправную работу и длительную эксплуатацию.

Цифровые продукты для автоматизации общепита

Чтобы перейти на автоматизированную систему работы, воспользуйтесь следующими сервисами от DocsInbox:


  • ФГИС «Меркурий» для подготовки и отправки сведений по закупкам и реализации блюд из продукции животного происхождения. В перечне доступных опций – получение, отправка и гашение ВСД с компьютера или телефона, распечатка документов и получение уведомлений о закрытии входящих ветеринарных документов в установленный срок.


Сервисы DocsInbox – автоматизация общепита на всех уровнях без проблем и накладок!

Заинтересованы в автоматизации работы заведения общепита?

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами как можно скорее и ответим на все вопросы по автоматизации работы