Новые правила списания алкоголя в ЕГАИС: что изменится для ресторанов

С 1 сентября 2023 года Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка изменила правила списания алкоголя в общепите. Product Manager DocsInBox, Илья Васильев, изучил новый закон 108-ФЗ и объяснил, как правильно списать крепкий алкоголь в ЕГАИС и корректно передать данные регулятору.
Новые правила списания алкоголя в ЕГАИС: что изменится для ресторанов | DocsInBox

Как раньше списывали алкоголь

Ресторану приходится работать с двумя видами остатков:

  • остатками в системе ЕГАИС;
  • фактическими на предприятии, они фиксируются в системе складского учета;

Раньше в ЕГАИС все остатки крепкого алкоголя (водки, рома, джина, виски и других) учитывались по бутылкам. Сначала сотрудник общепита принимал продукцию при поставке. Он сверял марки на бутылках и фиксировал приемку по накладным, таким образом данные о поставке попадали в ЕГАИС. Одновременно с этим бутылки поступали на баланс предприятия и появлялись в системе складского учета.

Так как раньше учет в ЕГАИС осуществлялся по бутылкам, списание происходило по факту вскрытия тары. При этом не важно, каким образом продали алкоголь — бутылку целиком, открыли для продажи шотами или использовали в составе коктейля.
Списание в ЕГАИС раньше. Шаг 1 – Сотрудник сканирует бутылки и проводит накладные | DocsInBox
Списание в ЕГАИС раньше. Шаг 2 – Алкоголь поступает на баланс в ЕГАИС | DocsInBox
Списание в ЕГАИС раньше. Шаг 3 – При вскрытии бутылки составляют акт списания, бутылка списывается с баланса | DocsInBox
Сотрудник сканирует бутылки и проводит накладные
Алкоголь поступает
на баланс в ЕГАИС
При вскрытии бутылки составляют акт списания, бутылка списывается с баланса
Что происходит в момент списания с остатками:

  • Чтобы бутылка списалась в ЕГАИС, необходимо составить акт списания и передать его не позднее следующего дня после вскрытия. Количество алкоголя на балансе ресторана уменьшится на одну бутылку.

  • Фактические остатки при этом будут расходиться с данными в ЕГАИС. Например, если из бутылки рома использовали 50 мл для коктейля, у бармена останется почти полная бутылка, которую можно еще использовать неоднократно.

  • Так как в системе складского учета используются данные из технологических карты, остатки здесь списываются по миллилитрам, и они максимально приближены к фактическим остаткам.

Получается, что в ЕГАИС учёт крепкого алкоголя идет по таре, а не по количеству продукта, а остатки в складском учете и ЕГАИС расходятся. Власти решили более точно контролировать движения алкоголя, поэтому с 1 сентября вводят учет по проливу.

Как списать алкоголь в ЕГАИС по-новому

Теперь в ЕГАИС нужно будет отчитываться за каждую порцию пролитого крепкого алкоголя. Учет будет происходить через данные о фискальном чеке, а также через акты списания. По-разному придется списывать чистый алкоголь и алкогольную продукцию в составе коктейлей.
Алкоголь в составе коктейлей списывают через акты списания
Чистый алкоголь в бутылках или порционно списывают в пролив в момент расчета
с гостем по кассе
Списание в ЕГАИС. Шаг 1 – Алкоголь в составе коктейлей списывают через акты списания | DocsInBox
Списание в ЕГАИС. Шаг 2 – Чистый алкоголь в бутылках или порционно списывают в пролив в момент расчета с гостем по кассе | DocsInBox
Предполагается, что при такой системе расхождения в остатках складского учета и ЕГАИС должны быть сведены к минимуму. Однако, это не исключит недоливы и переливы. Комментариев от регулятора пока нет, поэтому не понятно, сколько можно списать алкоголя в ЕГАИС, как ресторанам нужно будет с этим работать, как нивелировать расхождения и корректно подсчитывать остатки.

Также непонятно, как можно будет списать в ЕГАИС алкоголь без марок или разбитые бутылки. Мы полагаем, что рестораны смогут использовать для выравнивания остатков и списания испорченной продукции отдельные акты списания со следующими основаниями — «Пересорт», «Недостача», «Порча» и «Иные цели».
Фактически, изменения произойдут в работе всего бара, так как теперь сотрудникам придется отчитываться о каждой манипуляции. Весь чистый алкоголь должен будет отображаться в чеках, в то же время для коктейлей нужно будет составлять акт списания. Как мы это видим:

  • к стандартным актам списания прибавится реализация чистого алкоголя через кассу;
  • сотрудники общепита будут принимать алкоголь, как обычно;
  • процесс списания будет зависеть от того, куда пойдет содержимое бутылки — в коктейль или для продажи в чистом виде.

Пока непонятно, как нужно будет сдавать алкогольную декларацию. Регулятор не допускает, чтобы между декларацией и данными в ЕГАИС были расхождения. Сейчас из-за недолива или перелива остатки могут различаться, а значит, важно понять, как работать с этой разницей, чтобы сдавать декларации без ошибок.

В ФСРАР (с 1 сентября Федеральной службе по контролю за алкогольным и табачным рынками) не разъяснили подробностей, как будет реализован новый учет со стороны государства. Поставщики учетных систем и систем автоматизации ждут дополнительной информации, чтобы адаптировать ПО для эффективной работы по новым правилам. Со своей стороны мы уже сделали запрос, чтобы получить комментарии регулятора и доработать продукты DocsInBox таким образом, чтобы текущие процессы в ресторанах остались такими же простыми и понятными.

Какие изменения ждут рестораны

Возможности DocsInBox.ЕГАИС
  • Все нововведения ЕГАИС для вас под контролем
  • Автоматическая отправка актов расхождения
  • Прием-списание алкоголя прямо с телефона
  • Формирование алкодеклараций за 5 минут
  • Быстрая и простая инвентаризация
  • Все накладные в одном месте
  • Защита от штрафов ЕГАИС
  • Контроль остатков
Забудьте про проблемы с ЕГАИС:
прием-списание по акцизной марке со смартфона

автоматический импорт накладных

быстрая инвентаризация с контролем остатков

автоматические алкодекларации за 5 минут
DocsInBox.ЕГАИС
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Записаться
на подключение к сервису