Новые правила списания алкоголя в ЕГАИС: что изменится для ресторанов

С 1 сентября 2023 года Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка изменила правила списания алкоголя в общепите. Product Manager DocsInBox, Илья Васильев, изучил новый закон 108-ФЗ и объяснил, как правильно списать крепкий алкоголь в ЕГАИС и корректно передать данные регулятору.

Ресторану приходится работать с двумя видами остатков:

• остатками в системе ЕГАИС;
• фактическими на предприятии, они фиксируются в системе складского учета;

Раньше в ЕГАИС все остатки крепкого алкоголя (водки, рома, джина, виски и других) учитывались по бутылкам. Сначала сотрудник общепита принимал продукцию при поставке. Он сверял марки на бутылках и фиксировал приемку по накладным, таким образом данные о поставке попадали в ЕГАИС. Одновременно с этим бутылки поступали на баланс предприятия и появлялись в системе складского учета.

Так как раньше учет в ЕГАИС осуществлялся по бутылкам, списание происходило по факту вскрытия тары. При этом не важно, каким образом продали алкоголь — бутылку целиком, открыли для продажи шотами или использовали в составе коктейля.

Сотрудник сканирует бутылки и проводит накладные

Алкоголь поступает
на баланс в ЕГАИС

При вскрытии бутылки составляют акт списания, бутылка списывается с баланса

Что происходит в момент списания с остатками:

• Чтобы бутылка списалась в ЕГАИС, необходимо составить акт списания и передать его не позднее следующего дня после вскрытия. Количество алкоголя на балансе ресторана уменьшится на одну бутылку.

• Фактические остатки при этом будут расходиться с данными в ЕГАИС. Например, если из бутылки рома использовали 50 мл для коктейля, у бармена останется почти полная бутылка, которую можно еще использовать неоднократно.

• Так как в системе складского учета используются данные из технологических карты, остатки здесь списываются по миллилитрам, и они максимально приближены к фактическим остаткам.

Получается, что в ЕГАИС учёт крепкого алкоголя идет по таре, а не по количеству продукта, а остатки в складском учете и ЕГАИС расходятся. Власти решили более точно контролировать движения алкоголя, поэтому с 1 сентября вводят учет по проливу.

Теперь в ЕГАИС нужно будет отчитываться за каждую порцию пролитого крепкого алкоголя. Учет будет происходить через данные о фискальном чеке, а также через акты списания. По-разному придется списывать чистый алкоголь и алкогольную продукцию в составе коктейлей.

Алкоголь в составе коктейлей списывают через акты списания

Чистый алкоголь в бутылках или порционно списывают в пролив в момент расчета
с гостем по кассе

Предполагается, что при такой системе расхождения в остатках складского учета и ЕГАИС должны быть сведены к минимуму. Однако, это не исключит недоливы и переливы. Комментариев от регулятора пока нет, поэтому не понятно, сколько можно списать алкоголя в ЕГАИС, как ресторанам нужно будет с этим работать, как нивелировать расхождения и корректно подсчитывать остатки.

Также непонятно, как можно будет списать в ЕГАИС алкоголь без марок или разбитые бутылки. Мы полагаем, что рестораны смогут использовать для выравнивания остатков и списания испорченной продукции отдельные акты списания со следующими основаниями — «Пересорт», «Недостача», «Порча» и «Иные цели».

Фактически, изменения произойдут в работе всего бара, так как теперь сотрудникам придется отчитываться о каждой манипуляции. Весь чистый алкоголь должен будет отображаться в чеках, в то же время для коктейлей нужно будет составлять акт списания. Как мы это видим:

• к стандартным актам списания прибавится реализация чистого алкоголя через кассу;
• сотрудники общепита будут принимать алкоголь, как обычно;
• процесс списания будет зависеть от того, куда пойдет содержимое бутылки — в коктейль или для продажи в чистом виде.

Пока непонятно, как нужно будет сдавать алкогольную декларацию. Регулятор не допускает, чтобы между декларацией и данными в ЕГАИС были расхождения. Сейчас из-за недолива или перелива остатки могут различаться, а значит, важно понять, как работать с этой разницей, чтобы сдавать декларации без ошибок.

В ФСРАР (с 1 сентября Федеральной службе по контролю за алкогольным и табачным рынками) не разъяснили подробностей, как будет реализован новый учет со стороны государства. Поставщики учетных систем и систем автоматизации ждут дополнительной информации, чтобы адаптировать ПО для эффективной работы по новым правилам. Со своей стороны мы уже сделали запрос, чтобы получить комментарии регулятора и доработать продукты DocsInBox таким образом, чтобы текущие процессы в ресторанах остались такими же простыми и понятными.

Благодаря удобному мобильному приложению, приемка и списание занимают секунды.
А возможность сканирования коробками сократит время на приемку больших партий алкоголя.

В DocsInBox.ЕГАИС декларации (формы № 7 и 8) формируются в 2 клика. Вы сможете быстро подготовить алкодекларацию даже если раньше не использовали сервис.

DocsInBox.ЕГАИС позволит увеличить производительность специалистов и сократить штат.
Принимайте алкоголь, создавайте акты списания и перемещения, делайте инвентаризацию прямо со смартфона за считанные минуты.